Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов в сфере кадрового делопроизводства. Она требуется при оформлении кредита в банке‚ получении субсидий‚ устройстве на работу по совместительству и во многих других случаях. Чтобы копия имела юридическую силу‚ она должна быть заверена надлежащим образом. Один из главных вопросов‚ с которым сталкиваются специалисты: где именно ставить штамп или надпись «Копия верна»?

В этой статье мы подробно разберем правила заверения копии трудовой книжки‚ актуальные требования ГОСТов и дадим пошаговую инструкцию‚ которая поможет избежать типичных ошибок.

Что говорит закон: требования ГОСТ

Единого строгого нормативного акта‚ который бы регламентировал каждый миллиметр расположения подписей и печатей‚ нет. Однако существуют стандартные правила‚ опирающиеся на ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 5.26). Именно на этот документ ориентируются государственные органы‚ банки и другие учреждения при проверке подлинности документов.

Согласно ГОСТу‚ заверительная надпись должна содержать исчерпывающую информацию‚ подтверждающую подлинность документа. Отсутствие хотя бы одного элемента может стать причиной отказа в приеме копии.

Где ставить отметку «Копия верна»?

Место постановки штампа или надписи зависит от того‚ каким образом оформляется копия. Существует два основных варианта:

Заверение каждого листа отдельно

Это самый надежный и распространенный способ‚ который исключает возможность подмены листов. В этом случае отметка ставится на каждой странице копии трудовой книжки‚ где есть записи о трудовой деятельности.

• Где именно на листе: Штамп или надпись проставляется в нижней части листа (обычно по центру или в левом нижнем углу)‚ не перекрывая основной текст записей‚ но при этом находясь на свободном месте.
• Что должно быть на каждом листе: Надпись «Верно» или «Копия верна»‚ должность заверяющего лица‚ его подпись с расшифровкой‚ текущая дата и печать организации.

Заверение многостраничной копии прошивкой

Если копия трудовой книжки прошивается нитками‚ то отметка ставится не на каждом отдельном листе‚ а на задней стороне последнего листа.

• Где именно: На наклейке‚ которая скрепляет концы нити прошивки‚ либо на самом последнем чистом листе (если копия не прошивается‚ но сшивается степлером).
• Особенности: В этом случае обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов (например: «Копия верна. Прошито‚ пронумеровано и скреплено печатью 12 листов»). Здесь же ставится должность‚ подпись‚ расшифровка‚ дата и печать.

Обязательные реквизиты заверения

Чтобы копия трудовой книжки была принята любым учреждением‚ необходимо проследить за наличием всех обязательных реквизитов. На основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ лицо‚ заверяющее документ‚ должно указать:

1. Текст: «Верно» или «Копия верна» (допускается как написание от руки‚ так и использование специального штампа).
2. Должность: лица‚ заверившего копию (например: «Инспектор по кадрам»‚ «Специалист отдела кадров»).
3. Подпись: заверяющего лица с расшифровкой (инициалы и фамилия).
4. Печать: организации или отдела кадров. Важное уточнение: ИП-работодатель вправе работать без печати и может её не ставить‚ но для юридических лиц печать обязательна.
5. Место хранения оригинала: отметку о заверении необходимо дополнить записью о том‚ где хранится подлинник трудовой книжки (например: «Подлинник документа находится в ООО «Ромашка» в деле по кадрам»). Это требование особенно актуально для внешних запросов (в банки‚ соцорганы).

Как правильно поставить печать?

Важное правило‚ о котором часто забывают: печать должна ставиться на текст и подпись лица‚ ответственного за заверение трудовой книжки. Печать‚ проставленная на «пустом» месте‚ не привязанная к реквизитам‚ может вызвать сомнения у проверяющих органов. Оттиск должен захватывать часть должности‚ подписи и расшифровки‚ но при этом не перекрывать текст «Копия верна» и дату так‚ чтобы их нельзя было прочитать.

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Снятие копий: Сделайте качественные ксерокопии каждой заполненной страницы трудовой книжки‚ включая ьный лист с фотографией и данными работника‚ а также все страницы с записями о приеме‚ переводе и увольнении.
2. Проставление отметок: На каждом скопированном листе (если не используете прошивку) поставьте штамп «Копия верна» или напишите это от руки.
3. Указание реквизитов: Допишите должность‚ поставьте подпись с расшифровкой и укажите дату.
4. Запись о месте хранения: На последней странице (или на наклейке при прошивке) обязательно укажите: «Подлинник трудовой книжки хранится в (название организации)».
5. Простановка печати: Поставьте оттиск печати организации таким образом‚ чтобы она частично захватывала подпись и должность.

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие записи о месте хранения оригинала. Это самая частая причина отказа в банках. Для внутреннего пользования (например‚ для руководителей подразделений) достаточно написать «Верно»‚ подпись и дату. Но для сторонних организаций запись о месте хранения подлинника строго обязательна.
• Заверение только последней страницы. Если страницы не прошиты‚ а просто скреплены степлером‚ заверять нужно каждый лист. Иначе документ считается недействительным.
• Печать не захватывает подпись. Как упоминалось выше‚ печать должна стоять на границе подписи и текста‚ а не просто на свободном поле.
• Размытые или нечитаемые копии. Убедитесь‚ что текст на ксерокопии читается без усилий‚ а печати и подписи на оригинале хорошо просматриваются.

Правильное заверение копии трудовой книжки, это гарантия того‚ что документ будет принят с первого раза. Главное помнить: штамп «Копия верна» ставится на каждой странице (при постраничном заверении) или на прошивке последнего листа. Обязательно дополняйте отметку должностью‚ подписью‚ датой‚ печатью и информацией о том‚ где находится оригинал. Соблюдение этих несложных правил ГОСТа убережет вас от необходимости переделывать документ несколько раз.