Ведение трудовых книжек — одна из главных обязанностей любого работодателя. Но где именно взять сам бланк документа при приеме на работу нового сотрудника? Этот вопрос актуален как для начинающих предпринимателей, так и для опытных кадровиков. Кроме того, с 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК), что внесло существенные изменения в документооборот. В этой статье мы подробно разберем, где работодателю взять бумажную трудовую книжку, как работать с электронной версией в 2026 году и как правильно заверять документы.
Бумажная трудовая книжка: где взять бланк?
Согласно российскому законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если это основное место работы. При этом обязанность по обеспечению сотрудников бланками трудовых книжек полностью лежит на работодателе. Где же их взять?
Покупка через официальные каналы
Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за свой счет. Купить их можно в специализированных организациях, которые занимааются распространением защищенной полиграфической продукции. Обычно это:
- Типографии Гознака — прямой производитель;
- Официальные распространители — компании, имеющие договор с Гознаком (канцелярские базы, профильные магазины);
- Онлайн-поставщики — крупные канцелярские маркетплейсы, имеющие лицензию на продажу бланков строгой отчетности.
От самого работника
Если сотрудник устраивается на работу впервые, бланк выдает работодатель. Если же у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он просто приносит её работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию).
Важное правило: Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель не вправе требовать от работника принести чистый бланк трудовой книжки самостоятельно. Если бланк был утерян или испорчен, работодатель обязан выдать дубликат, а работник лишь обязан возместить стоимость бланка по заявлению (сумма может быть удержана из зарплаты).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. Теперь все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР). Вести электронные трудовые книжки обязаны все работодатели без исключения.
Кто получает ЭТК автоматически?
Те, кто впервые трудоустроился в 2021 году и позже, получают электронную трудовую книжку автоматически. Остальные работники имели право выбора: остаться на бумажном варианте, перейти на ЭТК или вести оба формата одновременно.
Как работодателю получить данные из ЭТК?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной. Работодатель не может «взять» ЭТК в физическом смысле, он получает доступ к сведениям о сотруднике через системы электронного документооборота с СФР.
Однако, работодатель может получить выписку из электронной трудовой книжки сотрудника только по его письменному заявлению. Выписки формируются:
- По форме СТД-Р, если её выдает непосредственно компания-работодатель;
- По форме СТД-СФР — если работник получает её сам в Социальном фонде или через портал Госуслуг.
Как работнику и работодателю получить выписку из ЭТК в 2026 году
Сотрудник может получить выписку о своем стаже несколькими способами:
- На Госуслугах — это самый быстрый способ. В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать соответствующую услугу.
- У работодателя — по заявлению. В беззаявительном порядке данные о трудовой деятельности выдаются при увольнении.
- В Социальном фонде (СФР) — при личном обращении.
- В МФЦ «Мои документы» — в любом центре госуслуг.
Как работодателю заверить копию трудовой книжки
Часто сотрудникам требуются заверенные копии трудовых книжек для предоставления в банк, Социальный фонд или другие инстанции. В 2026 году действуют строгие правила заверения.
Порядок действий:
- Получение заявления. Работник должен написать заявление, в котором указывает: ФИО, должность, дату и желаемый срок получения копии. Также желательно уточнить, для какой цели она запрашивается (например, для банка или СФР).
- Сроки выдачи. Работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.
- Заверение. На копии каждого листа ставится отметка «Верно», подпись лица, заверяющего документ, с расшифровкой должности и ФИО, а также печать организации (при наличии). Если документ предоставляется во внешние организации (банк, фонд), обязательно добавляется отметка о месте работы сотрудника в настоящее время и подпись руководителя.
В 2026 году кадровый учет требует от работодателя внимания к обоим форматам: бумажному и электронному. Чистые бумажные бланки приобретаются работодателем через официальных распространителей полиграфической продукции Гознака. Электронная трудовая книжка ведется в обязательном порядке для всех сотрудников, а сведения оперативно передаются в СФР. Помните, что выдача любых выписок и заверенных копий как по бумажной, так и по электронной трудовой, должна осуществляться строго в рамках закона, не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления от работника.