Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается важным документом для многих граждан. В жизни нередко возникают ситуации, когда документ теряеться, приходит в негодность или его нужно оформить впервые. В этой статье мы подробно разберем, где взять трудовую книжку в различных ситуациях и как грамотно восстановить утраченный стаж.
Где получить трудовую книжку впервые?
Если вы начинаете свою трудовую деятельность и у вас никогда не было трудовой книжки, получить её очень просто:
- У первого работодателя. Согласно законодательству, работодатель обязан оформить вам новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня вашего приема на работу. Для этого вам нужно написать заявление с просьбой оформить документ.
- Через Госуслуги, МФЦ или Социальный фонд. В настоящее время оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) можно дистанционно через портал Госуслуг, а бумажную, обратившись в МФЦ или Социальный фонд (ранее Пенсионный фонд).
Что делать, если трудовую книжку потеряли вы?
Если вы потеряли документ перед трудоустройством на новое место работы, алгоритм действий максимально упрощен:
- Подача заявления. Вы должны представить новому работодателю заявление в письменной форме, в котором четко указать причины отсутствия документа (утрата, порча и т.д.).
- Оформление нового документа. В этом случае работодатель не оформляет дубликат, а оформляет и выдает работнику новую трудовую книжку.
Однако важно понимать: в новую книжку не будут автоматически внесены ваши прошлые места работы. Чтобы восстановить стаж, придется приложить усилия.
Как восстановить стаж при самостоятельной утере?
Эксперты рекомендуют: прежде чем окончательно отказаться от бумажного носителя и перейти на ЭТК, имеет смысл сначала восстановить трудовую книжку (получить дубликат) и лишь потом принимать решение.
Для восстановления записей вам потребуется:
- Обратиться к бывшим работодателям. Вам нужно будет побегать по прошлым местам работы и собрать справки, приказы о приеме и увольнении, выписки из архивов;
- Направить запрос в Социальный фонд. Периоды работы, о которых не сохранилось документов у работодателей, всегда можно восстановить, направив запрос в Фонд.
- Обратиться в суд. Если бывшие работодатели ликвидированы и архивы не сохранились, после подачи заявления в суд, судебные органы сами направят запросы бывшим работодателям и в госорганы для получения подтверждающих сведений.
Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель?
Ситуация, когда документ утрачивает работодатель, встречается нередко. Важно помнить: работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек сотрудников.
Алгоритм действий:
- Обращение к текущему работодателю. Вы имеете право обратиться к работодателю, у которого трудитесь в данный момент, с заявлением о выдаче дубликата в связи с утратой документа по их вине.
- Сбор документов, обязанность работодателя. В отличие от самостоятельной утери, когда бегать по бывшим местам работы приходится вам, при потере книжки работодателем именно он должен собирать документы, подтверждающие ваш стаж, и восстанавливать записи.
Особенности оформления дубликата
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если собранные работодателем документы не содержат полных сведений о вашей работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся в них сведения; То есть, если подтверждений какого-то периода работы нет, запись о нем сделана не будет.
Важные нюансы и правила
- Кому адресовать заявление? Заявление о восстановлении или выдаче новой трудовой книжки должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров или руководителю организации.
- Совместительство. Если вы работаете по совместительству и утратили трудовую по основному месту работы, восстанавливать ее нужно именно по основному месту работы.
- Передача через коллег. Передавать трудовую книжку через бывших коллег категорически нельзя, это нарушение закона. Документ должен выдаваться лично работнику под роспись или отправляться ценным письмом.
- Испорченная книжка. Если трудовая книжка не утеряна, а испорчена (например, залита водой, порвана), или в ней оказались ошибочные записи, её также можно заменить на дубликат по заявлению работника.
Потеря трудовой книжки — это неприятное, но решаемое событие. Если вы устраиваетесь на работу без документа, просто напишите заявление, и вам оформят новую книжку. Если же документ потерян по вине работодателя, обязанность по сбору справок и оформлению дубликата полностью ложится на его плечи. А в сложных случаях, когда стаж невозможно подтвердить документально, на помощь придут запросы в Социальный фонд или обращение в суд. Берегите свои документы, а при возникновении проблем — используйте свои законные права!