В 2026 году рынок труда России окончательно закрепился в цифровом формате. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально изменило правила игры для соискателей и работодателей. Если вы устраиваетесь на работу прямо сейчас, вопрос «где брать трудовую книжку» требует уточнения: речь идет о бумажном документе или о цифровых сведениях?

В этой статье мы подробно разберем, где найти информацию о стаже, как получить выписку и что делать, если бумажная книжка утеряна или ее никогда не было.

Электронная трудовая книжка: где она хранится и как ее получить

Главное, что нужно помнить: электронная трудовая книжка (ЭТК) не выдается на руки в виде файла или документа для хранения дома. Она хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР, бывший ПФР). При устройстве на работу вам не нужно «нести» электронную книжку — работодатель сам запросит данные, но ему может потребоваться ваша помощь в виде официальной выписки.

Существует три основных способа получить сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК), которые вы можете предоставить новому работодателю:

• Через портал Госуслуг. Это самый быстрый и популярный способ. Вам нужно зайти в личный кабинет, найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и заказать документ. Он придет на вашу электронную почту в формате PDF с цифровой подписью. Работодатель примет такую выписку.
• В отделении Социального фонда России (СФР). Можно обратиться лично в клиентскую службу фонда или отправить запрос почтой. Вам выдадут справку по форме СТД-ПФР.
• В центре госуслуг «Мои документы» (МФЦ). Сотрудник МФЦ поможет сформировать запрос и получить необходимый документ о стаже.

Также, если вы недавно уволились, вы могли получить бумажную выписку (форму СТД-Р) у своего последнего работодателя в день увольнения.

Ситуация: Первая работа (трудовая книжка заводится впервые)

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка вам не заводится. Весь ваш стаж будет вестись исключительно в электронном виде.

Порядок действий:

1. При приеме на работу вы предоставляете работодателю данные СНИЛС и паспорт.
2. Кадровик в течение 3–5 рабочих дней формирует отчет по форме СЗВ-ТД (или его актуальный аналог в 2026 году) о вашем приеме.
3. Работодатель передает данные в СФР.
4. Информация появляется в вашей электронной трудовой книжке, и вы можете проверить её на Госуслугах.

Никаких дополнительных действий по «заведению» книжки от вас не требуется, это обязанность работодателя.

Ситуация: У вас есть бумажная трудовая книжка

Если вы начали работать до 2021 года, у вас на руках может быть бумажная трудовая книжка. Здесь важно различать два сценария:

Сценарий А: Вы ранее выбрали ведение ЭТК

Если в 2020–2021 годах вы написали заявление о переходе на электронную трудовую, то бумажная книжка осталась у вас на руках.

Где брать документ? Бумажную книжку вы храните сами. При устройстве на новую работу вы предъявляете её работодателю, чтобы он мог переписать данные о стаже до 2020 года, а также показываете выписку из ЭТК (через Госуслуги) для подтверждения более свежего стажа. После внесения записей бумажная книжка снова возвращается вам на хранение;

Сценарий Б: Вы не писали заявление о переходе на ЭТК

В этом случае бумажная трудовая книжка является основным документом.

Где брать документ? Она должна храниться у вашего последнего работодателя.

• Если вы уволились, книжку вам обязаны были выдать на руки в день увольнения вместе с расчетом.
• Если вы еще работаете — книжка лежит в отделе кадров. Для устройства на вторую работу (по совместительству) вы берете оригинал или заверенную копию у основного работодателя.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если перед трудоустройством вы обнаружили, что бумажная трудовая книжка потеряна, украдена или пришла в негодность, алгоритм действий зависит от года начала вашей трудовой деятельности:

• Для тех, кто работает только с 2021 года: Восстанавливать ничего не нужно. Стаж никуда не делся, он в базе СФР. Просто сообщите новому работодателю о ситуации, он сформирует новую электронную запись о приеме.
• Для тех, у кого был стаж до 2020 года: Вы можете подать заявление работодателю о выдаче новой бумажной трудовой книжки (если вы ранее не отказались от нее в пользу электронной). В новую книжку будут внесены данные на основании ваших документов (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, приказы). Однако, основная информация о стаже уже есть в электронном виде в СФР, поэтому критической проблемы с подтверлением стажа для пенсии уже нет.

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая?

Этот вопрос чаще волнует работодателей, но полезен и соискателям для самопроверки. Наличие ЭТК — это факт для всех, кто когда-либо работал официально с 2020 года.

Проверить себя можно:

• Заказав выписку на Госуслугах (если система выдаст документ со стажем — ЭТК ведется).
• Обратившись в любой офис СФР или МФЦ.

Важно: Самостоятельно «завести» или «зарегистрировать» электронную трудовую книжку нельзя. Она формируется автоматически при первом официальном трудоустройстве или при первом отчете работодателя в период перехода на новую систему.

Резюме

В 2026 году ответ на вопрос «где брать трудовую книжку» звучит так:

1. Электронные данные берутся из базы Социального фонда (через Госуслуги, МФЦ или СФР) в виде выписки.
2. Бумажный бланк (если он вам положен и вы его не теряли) хранится у вас дома (если уволены) или в отделе кадров последнего места работы (если трудоустроены).
3. При первой работе ничего брать не нужно — работодатель сам создаст запись в электронном реестре.

Помните, что с 2026 года приоритет отдается цифровому профилю работника, поэтому наличие аккаунта на Госуслугах и проверенных данных СНИЛС становится важнее физического наличия бумажной книжечки.