Дата актуализации:  г.

Что такое ГОСТ «Трудовая книжка»?

ГОСТ – это государственный стандарт, который определяет форму, содержание и порядок оформления трудовых книжек, а также требования к их ведению и хранению. Основные нормативные документы, регулирующие трудовую книжку в России:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑66.1, 62, 66‑1);
• Приказ Минфина России от  № 55н «О порядке изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
• ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (используется при заверении копий);
• ГОСТы, регламентирующие маркировку и дизайн бланков (введены с ).

Основные изменения, вступившие в силу с 1 января 2024 г.

С начала 2024 года в действие были внесены несколько ключевых нововведений:

1. Новый образец бланка трудовой книжки. Появилась возможность оформлять дубликат на бланке нового образца, а также использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года.
2. Упрощённый порядок выдачи дубликата. Работник может получить дубликат, подав заявление в письменной форме; работодатель обязан оформить его в течение 5 рабочих дней.
3. Обязательное ведение журнала учёта трудовых книжек. Для всех работодателей (в т.ч. ИП) обязателен журнал учёта выдачи, возврата и списания книжек.
4. Возможность электронного ведения учёта. При наличии согласования с Федеральной службой по труду (Роструд) допускается электронный журнал, но оригинальная бумажная книжка остаётся обязательной.

Как выглядит бланк трудовой книжки по ГОСТу?

Бланк трудовой книжки состоит из трёх основных частей:

• ьный лист. Содержит ФИО работника (полностью, без инициалов), дату рождения, место рождения, серию и номер паспорта.
• Вкладка (внутренний лист). В ней фиксируются сведения о работодателе, дате начала и окончания трудового договора, а также подписи сторон.
• Основные листы. На каждом листе фиксируются записи о приёме, переводе, увольнении, командировках, отпусках и др.

Все надписи должны соответствовать ГОСТ Р 6.30‑2003: шрифт – Times New Roman, кегль 12 пт, межстрочный интервал 1,5, поля – 20 мм.

Порядок изготовления и поставки бланков

Согласно Приказу Минфина № 55н:

1. Бланки и вкладыши изготавливает АО «ГОЗНАК» (пункт 3 Порядка 55н).
2. Работодатели получают бланки бесплатно в рамках государственной программы «Бесплатные бланки трудовых книжек».
3. Для дубликата можно использовать:
   • старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года;
   • новый бланк нового образца, полученный от поставщика.

Как оформить и выдать дубликат трудовой книжки

Процедура оформления дубликата описана в статье 66.1 ТК РФ и в ГОСТе:

1. Работник подаёт письменное заявление (образец ниже).
2. Работодатель проверяет отсутствие оригинала в своей базе (журнал учёта).
3. Оформляется дубликат на выбранном бланке, вносятся все записи, соответствующие оригиналу.
4. Дубликат подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
5. Работнику выдаётся дубликат, а в журнале делается отметка о выдаче.

Образец заявления работника

Заявление
«___» __________ 2026 г.

Я, ___________ (ФИО полностью), паспорт: серия ___ номер ___, выдан ____________, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Подпись ___________

Журнал учёта трудовых книжек

Ведение журнала является обязательным для всех работодателей, у которых есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками.

• Журнал может быть бумажным (книга учета) или электронным (при наличии согласования с Рострудом).
• В журнале фиксируются:
  • Дата выдачи оригинала/дубликата;
  • ФИО работника;
  • Номер и серия трудовой книжки;
  • Причина выдачи (приём, перевод, увольнение, дубликат);
  • Подпись ответственного лица.

Как правильно заполнить ьный лист

ьный лист – лицо, с которым работник будет ассоциировать свою трудовую историю. Ошибки в этом разделе часто приводят к отказу в выдаче дубликата.

1. ФИО – полностью, без сокращений и без использования инициала.
2. Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Место рождения – указывается полностью (город, область, страна).
4. Серия и номер паспорта – копируются точно из паспорта.
5. Подпись работника – ставится в нижней части ьного листа.

Заверение копий трудовой книжки

Копию трудовой книжки могут потребовать как внутренние, так и внешние пользователи (например, органы соцзащиты, суд). По ГОСТу Р 6.30‑2003 предусмотрены два типа отметок:

• Для внутренних пользователей. На копии ставится отметка «Копия для внутреннего использования», подпись и печать организации.
• Для внешних пользователей. На копии ставится отметка «Копия для внешнего использования», подпись, печать и дата заверения.

Образец заверенной копии

Копия трудовой книжки
(для внешнего использования)

Подтверждаю, что данная копия соответствует оригиналу.

______________________
(подпись, ФИО, должность)
М.П. «___» __________ 2026 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Нужно ли хранить оригинальную трудовую книжку у работодателя?

Да. По статье 66 ТК РФ оригинальная трудовая книжка должна находиться у работодателя в течение всего периода трудовых отношений.

9.2 Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Электронный вариант (ЭТК) вводится постепенно, но к 2026 году полностью заменить бумажную книжку нельзя. Электронный документ может использоваться лишь в дополнение к бумажному.

9.3 Как быстро получить выписку из трудовой книжки?

Работник подаёт заявление о выдаче выписки. Работодатель обязан подготовить выписку в течение 5 рабочих дней.

9.4 Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Необходимо:

1. Составить заявление о потере.
2. Обратиться в отдел кадров с заявлением и копией паспорта.
3. Получить дубликат в течение 10 рабочих дней.

ГОСТ «Трудовая книжка» регулирует не только внешний вид документа, но и весь процесс её ведения, выдачи и хранения. С 2024 года введены новые образцы бланков, упрощённые процедуры получения дубликатов и обязательный журнал учёта. Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовых отношений и упрощает взаимодействие с государственными органами.

Помните: правильное оформление и своевременное ведение трудовой книжки – это защита прав как работника, так и работодателя.