Грамота — это официальный наградной документ, выдаваемый работнику за достижения в труде, участие в конкурсах, многолетнюю безупречную службу или другие заслуги. Важно понимать, что сама по себе грамота является документом-основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Просто получить грамоту недостаточно, её факт награждения должен быть отражён в кадровом документе.

Правовое основание для внесения записи

Требование о внесении сведений о награждении в трудовую книжку закреплено в российском законодательстве. Основной документ — Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый постановлением Правительства РФ. В частности, согласно этому Порядку, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Поощрениях (в т.ч. грамотах, благодарственных письмах, нагрудных знаках).
• Награждениях государственными и ведомственными наградами.
• Других видах поощрения за труд.

Запись делается на основании официального документа (приказа, распоряжения работодателя) о награждении, к которому прилагается сама грамота.

Что такое «грамота с занесением в трудовую книжку»?

Под этим выражением обычно подразумевается два взаимосвязанных действия:

1. Выдача грамоты — физический или электронный документ, удостоверяющий награждение.
2. Внесение записи в трудовую книжку — официальное отражение этого факта в кадровом документе работника.

Важно: Запись в трудовой книжке не дублирует текст грамоты. Она содержит краткие, стандартизированные сведения: вид награды, дату и номер документа о награждении, подпись ответственного лица и печать.

Образец записи в трудовую книжку о награждении грамотой

Запись оформляется на специальном бланке трудовой книжки в разделе «Поощрения» (обычно после раздела «Награждения»).

Как правильно оформить?

Для корректного внесения записи необходимо:

1. Получить оригинал грамоты и официальный документ (приказ/распоряжение) о её выдаче.
2. Заполнить запись в трудовой книжке чётким почерком, без исправлений и помарок. Указать:
   • Вид награды (например: «Грамота», «Благодарственная грамота»).
   • Кто наградил (полное наименование организации, например: «Грамота Главы муниципального образования ‘Город N'»).
   • Основание (номер и дата приказа/распоряжения).
   • Краткую формулировку причины (можно дословно из грамоты или приказа).
3. Подписать запись руководителем подразделения, кадровиком или уполномоченным лицом.
4. Поставить печать организации (обычно кадровую или круглую печать с наименованием).
5. Дату внесения (дата, когда запись была сделана, а не дата награждения).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России ведётся Электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае сведения о награждении (включая грамоту) вносятся в электронный документ через СЗВ-ТД. Физическая трудовая книжка (если она есть) также должна быть соответствующим образом оформлена. Порядок внесения данных в ЭТК аналогичен: на основании того же приказа и с теми же реквизитами.

Где взять образец грамоты?

Сами грамоты могут быть разных видов:

• Бланк организации (ведомственные, корпоративные).
• Государственные (от органов власти).
• Шаблоны для самостоятельного оформления (много бесплатных вариантов в интернете, например, на сайтах конструкторов вроде «ГрамотаДел» или «Граформа»).

Важно: Любая грамота должна содержать:

• Наименование документа («Грамота»).
• Кому выдана (ФИО, должность).
• За что выдана.
• Дату и место выдачи.
• Подпись руководящего лица.
• Печать организации.

Грамота и её занесение в трудовую книжку — это важный элемент признания заслуг работника. Правильное оформление записи подтверждает факт награждения и может учитываться при расчёте стажа, предоставлении льгот или при трудоустройстве. Помните: основанием для записи служит не сама грамота, а приказ (распоряжение) о награждении. Поэтому всегда запрашивайте у работодателя копию этого документа для своих записей.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Порядок ведения трудовых книжек). Конкретные формулировки могут уточняться в локальных актах организации.