Этот вопрос часто возникает у работников и кадровиков. Ответ неоднозначен и зависит от того, кем и на каком основании выдана грамота. Давайте разберем все нюансы на основе действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов.

Обязательный случай: грамота от текущего работодателя

Если почетная грамота (благодарность, диплом, нагрудный знак) выдана самим работодателем — текуней организацией, где ведется трудовая книжка, — то запись вносится обязательно.

Нормативная база: Пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред. постановления от № 169), прямо указывает, что в разделе «Сведения о награждениях» (графа 4 ьного листа или отдельный раздел в новой форме) подлежат внесению сведения о награждении за трудовые заслуги, в т.ч. почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимым работодателями.

Что делать:

• Работодатель издает приказ (распоряжение) о награждении. Даже если нет унифицированной формы, приказ должен содержать номер, дату, ФИО награждаемого, название награды и основание;
• На основании этого приказа в графе 4 (или в разделе «Награды» новой формы Т-2) делается запись.

Спорный случай: грамота от сторонней организации (госорган, вышестоящая структура)

Ситуация усложняется, если почетная грамота выдана не текущим работодателем, а, например, министерством, администрацией региона, вышестоящей организацией или профсоюзом.

Позиция законодательства: Трудовой кодекс РФ и Порядок № 225 не содержат прямого требования к работодателю вносить в трудовую книжку сведения о награждениях, совершенных третьими лицами.

Разъяснения Роструда: На официальном портале «Онлайнинспекция.РФ» (ответ от ) указано, что в силу п. 25 Порядка внесению подлежат награждения, производимые работодателями. Следовательно, если грамота выдана сторонней организацией, прямой обязанности вносить запись у текущего работодателя нет.

Однако на практике: Многие кадровые службы идут навстречу работнику и вносят такую запись на добровольной основе, если работник предоставит документ-основание. Это считается хорошей кадровой практикой, так как отражает реальные заслуги сотрудника.

Ключевая проблема: отсутствует приказ (основание) на выдачу грамоты

Часто возникает ситуация, когда грамота есть (с подписью и печатью), но нет номера и даты приказа, на основании которого она выдана. Найти этот приказ может быть невозможно (например, он был в другой организации или утерян).

Что делать в этом случае?

1. Обратиться к выдающей стороне. Попросить у организации, выдавшей грамоту, выписку из ее приказа или справку, подтверждающую факт награждения. Это идеальный вариант.
2. Если приказ найти не удалось: Работодатель может внести запись, основываясь на самой грамоте, как на документе, подтверждающем награждение. В графе 4 (в поле «На основании») следует сделать ссылку на сам документ-грамоту.
   
   Пример записи: «Награжден(а) почетной грамотой Министерства регионального развития РФ (копия грамоты № … от … находится в личном деле).»
3. Важно: Внесение такой записи — это право, а не обязанность работодателя (см. п.2 выше). Если работодатель отказывается, он действует в рамках закона. Но если он соглашается, запись должна быть корректной.

Как правильно оформить запись? Образцы

Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» (в старых книжках — графа 4 ьного листа).

Образец 1: Грамота от текущего работодателя (есть приказ)

«Награжден(а) почетной грамотой директора ООО «Ромашка» за многолетнюю безупречную работу и высокие профессиональные качества. На основании приказа № 45-к от .»

Образец 2: Грамота от сторонней организации (нет приказа текущего работодателя, есть грамота)

«Награжден(а) почетной грамотой Департамента образования г. Москвы за значительный вклад в развитие образования. Копия грамоты № 123 от хранится в личном деле.»

Образец 3: Простая грамота от отдела (без номера приказа)

«Награжден(а) грамотой отдела маркетинга за активное участие в проекте «Новый продукт». Грамота выдана , реестровый номер Г-07.»

Примечание: Если на грамоте есть любой идентификатор (номер, реестровый номер, дата выдачи), его стоит указать.

Что важно помнить? Краткий итог

• Обязательно вносить: Награждения, исходящие от самого работодателя (на основании его приказа).
• По желанию работодателя: Награждения от сторонних организаций, если работник предоставит документ-подтверждение (грамоту).
• Если нет приказа: Делайте ссылку на саму грамоту (указав ее номер и дату, если они есть) или на справку от выдавшей организации.
• Графа 4 (раздел «Награды»): Указывайте кем награжден, чем награжден, за что и на основании какого документа (приказ, грамота, справка).
• Личная карточка (форма Т-2): Сведения о награждении также отражаются в разделе 7 «Награды (поощрения), почетные звания».

Требование внести запись о почетной грамоте в трудовую книжку напрямую зависит от источника награждения. При награждении текущим работодателем, это обязанность. При награждении сторонней организацией — это право работодателя, которое обычно реализуется при наличии документального подтверждения. В случае отсутствия приказа основанием для записи может служить сама грамота или справка от выдавшего ее органа.

Материал подготовлен на основе анализа нормативных актов и разъяснений Роструда. Рекомендуется уточнять детали в кадровой службе вашей организации или у юриста.