Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональный путь работника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в ней отражаются сведения о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги. Вопрос о том, какие грамоты благодарности могут быть внесены в трудовую книжку, часто вызывает сомнения у кадровиков и самих сотрудников. В этой статье мы подробно разберём:
- какой нормативно‑правовой базой регулируется внесение благодарностей;
- какие виды грамот считаются «почётными» и могут быть записаны;
- какие документы необходимы для оформления записи;
- что писать в графе 4 «Сведения о награждении (поощрении)»;
- образцы записей и типичные ошибки.
Нормативно‑правовая база
Основным документом, определяющим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Пункт 24 этих Правил гласит, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, а именно:
- о награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почётных званий;
- о награждении почётными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почётными грамотами, производимыми работодателем.
Таким образом, грамоты, выданные работодателем (организацией), подпадают под пункт 2 и могут быть внесены в трудовую книжку, если они оформлены в виде официального поощрения.
1.1 Что НЕ считается государственным награждением
Судебная практика (Решение Пермского краевого суда от , ссылка на определение Верховного Суда РФ от № 44‑Г10‑49) указывает, что:
- Почётная грамота губернатора субъекта РФ и благодарственное письмо губернатора не относятся к государственным наградам, а следовательно, их запись в трудовую книжку не обязательна.
- Тем не менее, такие документы могут быть внесены добровольно, если они оформлены как поощрение от работодателя (например, в случае, когда губернатор выступает в роли работодателя в рамках регионального предприятия).
Какие грамоты благодарности могут быть записаны
Ниже перечислены типичные виды благодарностей, которые вносятся в трудовую книжку согласно законодательству и рекомендациям кадровых служб.
2.1 Грамоты, выданные организацией
- Грамота отдела/департамента за выполнение плана, инициативу, внедрение новшеств;
- Грамота за «Лучший работник месяца/квартала/года»;
- Грамота за участие в конкурсах, проектах, научных/технических разработках;
- Грамота за безупречную трудовую дисциплину (отсутствие нарушений, соблюдение охраны труда).
2.2 Благодарственные письма
Благодарственное письмо, подписанное руководителем организации, может быть оформлено как поощрение. При этом в трудовую книжку вносятся сведения о «награждении благодарственным письмом».
2.3 Награды, присвоенные по коллективному договору или внутренним нормативным актам
Если в коллективном договоре или в локальных нормативных актах предусмотрены формы поощрения (например, «Т-11а – благодарность за выдающиеся результаты»), они также подпадают под пункт 2 Правил и могут быть записаны.
Какие документы нужны для внесения записи
- Оригинал (или заверенная копия) грамоты/благодарственного письма.
- Приказ работодателя о награждении. В приказе должны быть указаны:
- дата издания приказа;
- наименование награды (грамоты, благодарственного письма и т.п.);
- ФИО награждённого сотрудника;
- основание (краткое описание заслуг);
- подпись и печать организации.
- Если приказа нет (например, грамота выдана «вручную» без официального приказа), рекомендуется оформить внутренний приказ в образце Т‑11а или Т‑12 и подписать его руководителем.
Отсутствие номера приказа не является препятствием, но в записи необходимо указать «приказ № —» и дату, если номер неизвестен.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Запись вносятся в раздел «Сведения о награждении (поощрении)», который находится в графе 4 трудовой книжки. Формат записи должен полностью соответствовать формулировке приказа.
4.1 Структура записи
Дата (дд.мм;гггг) – Наименование награды (грамота, благодарственное письмо и пр.) – Наименование организации (при необходимости) – ФИО сотрудника – Основание (кратко) – Приказ № ___ от __.__.____
4.2 Примеры записей
- Пример 1 (грамота отдела):
– Грамота отдела «Отличный специалист» – ОАО «Аскон» – Иванов И.И. – За успешную реализацию проекта «Автоматизация складов» – Приказ № 45 от . - Пример 2 (благодарственное письмо):
– Благодарственное письмо – ЗАО «Технополис» – Петрова А.С. – За выдающиеся результаты в работе с клиентами – Приказ № — от . - Пример 3 (поощрение без номера приказа):
– Грамота «Лучший работник месяца» – ООО «Старт» – Сидоров В.П. – За выполнение плана продаж на 150 % – Приказ № — от .
4.3 Что писать в графе 4
В графе 4 указывается полный текст записи, как показано в примерах выше. Обязательно:
- указать точную дату (день, месяц, год);
- полное наименование награды (грамота, благодарственное письмо, диплом и т;п.);
- при необходимости – название организации‑наградодателя (если это не ваш текущий работодатель);
- краткое основание (за что награждают);
- номер и дату приказа (если номер неизвестен – ставьте «—»);
Часто задаваемые вопросы
5.1 Нужно ли вносить в трудовую книжку благодарность, полученную от руководителя отдела?
Да, если благодарность оформлена в виде официального документа (грамоты, письма) и сопровождается приказом о её выдаче. Это считается поощрением, предусмотренным пунктом 2 Правил.
5.2 Можно ли записать благодарность без приказа?
Теоретически запись без приказа не соответствует требованиям. Однако в практике допускается оформление внутреннего приказа (например, «Приказ № — от о награждении Иванова И.И. благодарственной грамотой за…») и последующее внесение записи.
5.3 Влияет ли наличие номера приказа на законность записи?
Наличие номера приказа повышает достоверность записи, но отсутствие номера не делает её недействительной, если присутствует дата и подпись руководителя.
5.4 Что делать, если грамота выдана внешним органом (например, губернатором), а в ней нет приказа?
Такие грамоты относятся к не государственным наградам и, согласно судебной практике, не обязаны вноситься в трудовую книжку. При желании их можно добавить в личное дело сотрудника, но в трудовую книжку запись не требуется.
Типичные ошибки при оформлении записи
- Отсутствие даты. Дата обязательна – без неё запись считается неполной.
- Неполное наименование награды. Нужно указывать «Грамота», «Благодарственное письмо», «Диплом» и т.д.
- Отсутствие ссылки на приказ. Даже если номер неизвестен, указывайте «Приказ № — от …».
- Сокращения без расшифровки. В трудовой книжке следует использовать полные названия, а не аббревиатуры.
- Запись в неправильный раздел. Сведения о награждении вносятся только в графу 4, а не в графу 3 (кадровые перемещения).
В трудовую книжку вносятся сведения о всех официальных поощрениях, выданных работодателем, включая грамоты благодарности, благодарственные письма и другие формы признания трудовых заслуг. Ключевые требования к записи:
- наличие официального документа (грамоты, письма) и приказа о награждении;
- полное и точное указание даты, наименования награды, основания и номера приказа;
- соответствие формулировки записи формулировке приказа.
Соблюдая эти правила, кадровый специалист гарантирует, что сведения о награждениях будут корректно отражены в трудовой книжке, а сотрудник получит заслуженное подтверждение своих достижений.
Автор: юридический консультант по трудовому праву.
Дата публикации: