Переход от бумажной формы трудовой книжки к электронному варианту стал обязательным для большинства работодателей с 2020 года. При этом возникает вопрос: нужно ли хранить бумажную копию после перехода? Ответ зависит от нескольких факторов, которые подробно рассматриваются ниже.
Что происходит при переходе на электронную трудовую книжку
Согласно информации от Бухгалтерии.ru и Роструда, с 2020 года каждый работник обязан подать работодателю одно из двух заявлений:
- о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
- о предоставлении сведений в электронной форме.
Если работник не подаёт ни одного из этих заявлений, бумажная книжка продолжает вестись в обычном порядке.
После подачи заявления на электронный способ хранения в бумажной книжке вносится отметка о выборе электронного варианта. С этого момента работодатель освобождается от обязанности хранить бумажный документ, однако он может передать его работнику на руки.
Обязанности работодателя после перехода
В 2026 году вступают в силу новые требования, согласно которым:
- Работодатель обязан вести электронные трудовые книжки для всех сотрудников.
- Хранение сведений в базе ПФР обеспечивает их сохранность даже при ЧП (потоп, пожар и т.п.).
- Работодатель продолжает отчитываться по всем работникам, независимо от того, используют они ЭТК или сохраняют бумажную форму.
При этом, как отмечает Сбербанк, после перевода сотрудника на ЭТК ему выдают бумажную книжку на руки, и работодатель больше не отвечает за её хранение.
Можно ли хранить бумажную копию?
Ответ на вопрос «нужно ли хранить трудовую книжку после перехода на электронную?» звучит так:
- Необязательно хранить бумажную копию, если она не содержит сведений, необходимых для расчёта стажа до 2020 года.
- Если в бумажной книжке есть сведения о предыдущих местах работы, награждениях, вахтовом или сезонном характере занятости, их стоит сохранить как исторический архив.
- Работодатель не обязан хранить копию, если сотрудник перешёл на ЭТК и не запросил её сохранение.
Как подчёркивается в материалах КонсультантПлюс, в электронной версии фиксируются только сведения, начиная с 2020 года. Поэтому для полного расчёта трудового стажа могут потребоваться данные из бумажной копии.
Можно ли вернуться к бумажной форме?
Согласно позиции Роструда и экспертов Бухгалтерии 1С, после перехода на электронную форму вернуться к бумажной книжке нельзя. Выбор электронного способа является окончательным, и работник теряет право требовать бумажный документ в дальнейшем.
Что делать, если бумажная книжка уже потеряна?
Если сотрудник потерял бумажную копию, он может:
- Подать заявление о выдаче новой бумажной трудовой книжки (если работодатель согласен вести её одновременно в двух формах).
- Обратиться в ПФР или в архивные службы за выпиской сведений о трудовой деятельности.
Краткое резюме
Итак, нужно ли хранить трудовую книжку после перехода на электронную? – ответ:
- Хранить бумажную копию необязательно, если она не содержит уникальных данных, необходимых для расчёта стажа.
- Если в ней есть сведения, которые могут пригодиться в будущем (например, период работы до 2020 года), рекомендуется сохранить её как архивный документ.
- После перехода на ЭТК работодатель освобождается от обязанности хранить бумажный документ, но может передать его работнику на руки.
- Вернуться к бумажной форме после перехода невозможно.
Таким образом, решение о хранении бумажной трудовой книжки зависит от конкретных целей использования и требований законодательства. При необходимости сохранения исторических данных рекомендуется оформить соответствующую записку и убедиться в её надёжном хранении.