Дата актуализации: 22 мая 2026 г.
Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), значительная часть сотрудников, принятых на работу до 2021 года, продолжает вести бумажный вариант. Поэтому вопрос о правильном хранении бумажных трудовых книжек остаётся актуальным для работодателей всех форм собственности.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним» – содержит разделы о учёте и хранении.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5304 – разъясняет, что законодательством не предъявляются особые требования к типу сейфа или шкафа для хранения трудовых книжек.
- КонсультантПлюс (разделы «Учёт и хранение трудовых книжек») – указывает, что бланки и вкладыши хранятся у работодателя как документы строгой отчётности.
Требования к помещению, где хранятся трудовые книжки
Законодательство не предписывает конкретных конструктивных решений (несгораемый сейф, решётки на окнах, металлическая дверь). Однако в практике соблюдаются следующие общие условия:
- Доступ ограничен – только уполномоченные лица (бухгалтер, кадровик, ответственный за ведение трудовых книжек) могут получать доступ к документам.
- Защита от несанкционированного доступа – рекомендуется использовать запирающиеся шкафы или сейфы с ключом/кодовым замком.
- Защита от внешних воздействий – помещение должно быть сухим, защищённым от прямых солнечных лучей, перепадов температуры и влажности (оптимально +18 … +22 °C, относительная влажность 40‑60 %).
- Пожарная безопасность – хотя прямого требования о несгораемом сейфе нет, желательно размещать документы в зоне с минимальным риском возгорания (далеко от источников открытого огня, электрооборудования с высокой нагрузкой).
- Охрана конфиденциальности – трудовые книжки содержат персональные данные, поэтому их хранение должно соответствовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» (ФЗ‑152).
Варианты хранения бумажных трудовых книжек
Металлический запираемый шкаф
Наиболее распространённый вариант в организациях малого и среднего бизнеса. Шкаф должен быть:
- изготовлен из стали толщиной не менее 0,8 мм;
- оборудован надёжным замком (ключовый или кодовый);
- иметь полки или ящики для удобной сортировки по алфавиту, подразделениям или годам приёма.
Несгораемый опечатанный сейф
Используется в случаях, когда организация хочет обеспечить максимальную защиту от пожара, кражи или стихийных бедствий. Требования к сейфу:
- класс огнестойкости не ниже 60 минут (по ГОСТ Р 53307‑2009);
- наличие пломбировочного устройства (опечатывание) для контроля доступа;
- размещение в помещении с ограниченным доступом (например, в кабинете руководителя или в архивной комнате).
Архивное помещение (специализированный архив)
Для крупных компаний с большим количеством бумажных трудовых книжек целесообразно выделить отдельный архив:
- помещение оборудовано стеллажами с системой индексации;
- контроль микроклимата (влажность, температура);
- система видеонаблюдения и журнал учёта выдачи/приёма документов.
Хранение в обособленном подразделении (головной офис)
Согласно разъяснениям Роструда (см. материал БУХ.1С, 2023‑12‑18), работодатель может хранить трудовые книжки сотрудников головного офиса в обособленном подразделении, при условии соблюдения всех вышеперечисленных требований к безопасности и конфиденциальности.
Ответственные лица и порядок доступа
В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек:
- Ответственный за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя.
- Он ведёт журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек (дата, ФИО сотрудника, цель выдачи, подпись получателя).
- Доступ к шкафу/сейфу осуществляется только по личному ключу или коду, который хранится у ответственного лица.
- При увольнении сотрудника трудовая книжка выдаётся ему под расписку; копия остаётся в личном деле работника (если ведётся).
Сроки хранения бумажных трудовых книжек
Согласно пункту 8.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:
- Трудовые книжки и вкладыши хранятся у работодателя в течение 50 лет с момента последней записи в них.
- По истечении этого срока документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации (акт об уничтожении, комиссия).
Влияние перехода на электронные трудовые книжки
С 1 января 2021 года ведение электронных трудовых книжек стало обязательным для всех newly hired сотрудников. Однако:
- Бумажные трудовые книжки, оформленные до 2021 года, продолжают вестись в бумажном виде до момента их замены на электронный формат (при переводе сотрудника на ЭТК или при его увольнении).
- Электронные трудовые книжки хранятся в информационной базе Социального фонда России (СФР); доступ к ним осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через запрос выписки в МФЦ/территориальном органе СФР.
- Одновременное ведение обеих форм (бумажной и электронной) допустимо, если у сотрудника уже есть бумажная книжка, оформленная до 2021 года.
Практические рекомендации для работодателя
- Определите ответственного – издайте приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.
- Выберите место хранения – для небольших организаций достаточно металлического запираемого шкафа; для крупных – рассмотрите архивное помещение или сейф повышенной огнестойкости.
- Обеспечьте контроль доступа – ведите журнал выдачи/приёма, используйте пломбы или электронные системы контроля.
- Соблюдайте микроклимат – установите гигрометр и термометр, при необходимости используйте осушители/кондиционеры.
- Проводите периодическую инвентаризацию – не реже одного раза в год проверяйте наличие и состояние всех трудовых книжек.
- Обучите персонал – проведите инструктаж по правилам обращения с документами строгой отчётности и работе с персональными данными.
- Документируйте процедуры – разработайте внутренний нормативный акт (положение о хранении трудовых книжек), который будет регламентировать все этапы: приём, хранение, выдача, уничтожение.
Хранение бумажных трудовых книжек регулируется преимущественно нормативными актами трудового права и инструкциями по их заполнению. Законодательство не предъявляет жёстких требований к типу сейфа или наличию решёток на окнах, однако организация обязана обеспечить:
- ограниченный доступ к документам;
- защиту от несанкционированного доступа, пожара и влаги;
- соответствие требованиям конфиденциальности персональных данных.
Выбор между металлическим шкафом и несгораемым сейфом зависит от масштаба организации, уровня рисков и доступных ресурсов. При соблюдении перечисленных рекомендаций работодатель сможет гарантировать сохранность трудовых книжек на протяжении всего установленного срока хранения и избежать возможных штрафов со стороны контролирующих органов.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на дату 22 мая 2026 года.