Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При увольнении работник обязан получить свой документ на руки. Однако в практике случаются ситуации, когда трудовая книжка или её дубликат не выдаются работнику по различным причинам. В таких случаях важно знать, как правильно хранить невостребованные документы и какие действия следует предпринять.

Правовые основы хранения трудовых книжек

Согласно пункту 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н), трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования.

Нормативные акты, регулирующие хранение:

• Постановление Правительства РФ от № 225, Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 320н — Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Статья 65 ТК РФ — гарантии права работника на получение трудовой книжки;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ — об архивном деле в Российской Федерации.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Согласно действующему законодательству, невостребованные трудовые книжки хранятся:

1. В течение 2 лет — отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников (п. 6.2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
2. После этого срока — передаются в архив организации или хранятся у работодателя (индивидуального предпринимателя) до востребования.

Особые случаи:

• При ликвидации организации — дубликат трудовой книжки выдаётся по новому месту работы на основании справки о периоде работы и документов, подтверждающих ликвидацию;
• При смене фамилии, работник имеет право на получение дубликата с корректными данными;
• При восстановлении на работе по решению суда — в дубликат переносятся все записи из оригинала, кроме недействительных.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Если работник обращается за дубликатом, работодатель обязан:

1. Проверить наличие записи в книге учёта движения трудовых книжек (п. 41 Правил);
2. Убедиться, что у работника есть основания для получения дубликата (увольнение, утеря, порча и т.д.);
3. Оформить дубликат в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н);
4. Внести в дубликат все имеющиеся записи из оригинала (если они не признаны недействительными).

Сроки выдачи дубликата:

• В течение 20 календарных дней со дня подачи заявления (если работник обратился в течение 6 месяцев после увольнения);
• Если прошло более 6 месяцев — работнику выдаётся справка о периоде работы, которая служит основанием для оформления дубликата на новом месте работы.

Учёт и документооборот

Для правильного учёта трудовых книжек необходимо:

• Вести книгу учёта движения трудовых книжек (образец заполнения можно найти в Приказе Минтруда № 320н);
• Регистрировать все операции по выдаче и получению трудовых книжек;
• Хранить документы в отдельном месте, защищённом от несанкционированного доступа;
• Своевременно передавать документы в архив (если это предусмотрено локальными актами организации).

Ответственность работодателя

За ненадлежащее хранение или утрату трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административной — по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
• Материальной — в случае причинения ущерба работнику;
• Уголовной — в случае умышленной утраты документа (ст. 238 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки через несколько лет после увольнения?

Да, можно. Работодатель обязан выдать дубликат даже спустя годы, если трудовая книжка не была выдана по его вине.

Что делать, если организация ликвидирована?

В этом случае дубликат выдаётся по новому месту работы на основании справки о периоде работы и документов, подтверждающих ликвидацию организации.

Можно ли хранить невостребованные трудовые книжки вместе с текущими?

Нет. Невостребованные трудовые книжки должны храниться отдельно в течение 2 лет, а затем передаваться в архив.

Кто несет ответственность за утрату трудовой книжки?

Работодатель. Он обязан обеспечить сохранность документов и нести ответственность за их утрату или повреждение.

Хранение трудовых книжек-дубликатов, не полученных работниками при увольнении, — это важная обязанность работодателя. Соблюдение всех норм законодательства поможет избежать конфликтов с бывшими сотрудниками и возможных санкций со стороны контролирующих органов.

Помните:

• Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования;
• Срок хранения — не менее 2 лет отдельно от текущих документов;
• Работодатель обязан выдать дубликат по первому требованию работника;
• За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность.

Дата публикации: