Вопрос о месте хранения трудовой книжки при совместительстве часто волнует как работников, так и руководителей персонала․ Ниже собранные нормативные положения, практические рекомендации и примеры оформления записи․
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие хранение и оформление трудовой книжки при совместительстве:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ч․ 5) – возможность вносить сведения о совместительстве по желанию работника․
- Постановление Правительства РФ № 225 от – Правила ведения и хранения трудовых книжек․
- Письменные интерпретации КонсультантПлюс и официальные разъяснения Министерства труда․
Ключевой принцип
Запись о совместительстве вносится по месту основной работы (т․ е․ у работодателя, где хранится оригинальная трудовая книжка) на основании документа, подтверждающего факт совместительства, и только по желанию самого работника․
Где физически хранится трудовая книжка?
Обычно трудовая книжка хранится у главного (основного) работодателя․ Это может быть:
- Организация, где сотрудник работает по основному трудовому договору․
- Подразделение, где оформлен штатный список сотрудника․
- Управление по месту нахождения юридического адреса организации․
Если у работника несколько мест работы, но только одно из них является основным, именно в его трудовой книжке фиксируются сведения о совместительстве․
Электронные трудовые книжки
С 2026 года допускается ведение электронных трудовых книжек․ При этом:
- Электронный документ хранится в информационной системе работодателя․
- Доступ к записи о совместительстве имеет только уполномоченный HR‑персонал․
- При необходимости сотрудник может запросить выписку в бумажном виде․
Как оформить запись о совместительстве в книжке?
Запись делается в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Пример оформления:
Запись № 5 Место работы по совместительству: ООО «ТехноСервис», отдел маркетинга Должность: Специалист по внешнему совместительству Трудовой договор заключен: Сведения о работе: 30 часов в неделю, оклад 25 000 р․
Важно отметить, что в записи указываются только те сведения, которые работник согласен раскрыть․
Обязательные документы для внесения записи
- Трудовой договор (или соглашение о совместительстве)․
- Приказ о приёме на работу в основной организации․
- Согласие работника на запись в книжке (подпись в конце записи)․
- Копия документа, подтверждающего совместительство (например, приказ о назначении в дополнительную должность)․
Практические рекомендации для кадровых специалистов
Чтобы избежать ошибок, следуйте этим простым правилам:
- Уточните, где хранится книжка – обычно это отдельный отдел кадров или бухгалтерия․
- Получите письменное согласие работника на запись в книжке․
- Сохраняйте оригинальный документ (приказ, договор) рядом с записью․
- Проверьте соответствие формы с требованиями ТК РФ и Постановления № 225․
- При необходимости подготовьте дубликат записи для сотрудника․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить книжку у работодателя‑совместителя? Нет․ Хранить её у организации, где сотрудник работает по совместительству, нельзя – книжка должна находиться у основного работодателя․
- Что делать, если у сотрудника несколько основных мест работы? В каждой такой организации должна быть отдельная запись в книжке, но обычно выбирается одно место, где хранится основной документ․
- Можно ли удалить запись о совместительстве? Да, по письменному запросу работника и при наличии основания (например, увольнение с этой работы)․
При работе по совместительству трудовая книжка хранится у работодателя, где сотрудник имеет основное место работы․ Запись о совместительстве вносится только по желанию работника и сопровождаеться соответствующими документами․ Соблюдение этих правил гарантирует законность оформления и simplifies процесс аудита персональных данных․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в отдел кадров или к юридическому консультанту․