Вопрос хранения и оформления трудовых книжек для внешних совместителей — один из самых частых у кадровиков и самих работников. Трудовое законодательство РФ четко регламентирует этот процесс, и главное правило, которое нужно запомнить: трудовая книжка внешнего совместителя хранится у работодателя по основному месту работы.

В этой статье мы подробно разберем, почему именно так, как вносить записи о совместительстве по новым правилам и какие документы для этого нужны.

Главное правило хранения

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ч. 3 ‒ 5 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка работника всегда находится там, где он трудится по своей основной работе.

При приеме на работу по внешнему совместительству (когда сотрудник работает в другой компании после основной работы, перед ней или в выходные) работодатель-совместитель не имеет права забирать и хранить оригинал трудовой книжки. Более того, работнику даже не нужно предоставлять ее при трудоустройстве по совместительству. Для оформления достаточно написать заявление, показать оригинал паспорта (и предоставить его копию), а также при необходимости, документы об образовании.

Внутреннее и внешнее совместительство: в чем разница подхода?

Для понимания механизма хранения важно различать два вида совместительства:

• Внутреннее совместительство: работник берет дополнительную нагрузку у того же работодателя, где у него основное место работы. В этом случае трудовая книжка так и хранится в отделе кадров этой компании. Запись о внутреннем совместительстве вносится туда же, но исключительно по желанию работника.
• Внешнее совместительство: работник трудится в другой организации. Оригинал трудовой книжки остается у основного работодателя, а работодатель по совместительству не имеет к ней доступа.

Как внести запись о внешнем совместительстве в бумажную трудовую книжку?

Поскольку оригинал документа хранится по основному месту работы, именно основной работодатель вносит запись о работе по совместительству. Но он делает это не по своей инициативе, а только по желанию самого работника и на основании подтверждающих документов.

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Запрос документов у работника. Сотрудник, работающий по внешнему совместительству, должен обратиться к своему основному работодателю с заявлением о внесении соответствующей записи.
2. Предоставление доказательств. Запись в трудовую книжку по месту основной работы вносится на основании документа, представленного из другой организации, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может служить:
   • Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная надлежащим образом).
   • Трудовой договор о работе по совместительству.
   • Справка от работодателя по совместительству.
3. Внесение записи. Кадровый специалист по основному месту работы вносит запись в бумажную трудовую книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (п. п. 2, 4, 11 Порядка).

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и совместительство

С переходом части работников на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в СФР) логика хранения и внесения данных изменилась. Если работник перешел на электронный формат, бумажная книжка выдается ему на руки и с этого момента работодатели ее больше не хранят и не ведут.

Однако обязанность подачи отчета ЕФС-1 остается. При приеме внешнего совместителя работодатель по совместительству самостоятельно подает сведения о его трудовой деятельности в Социальный фонд России. Таким образом, период работы по совместительству будет отражен в выписке из ЕФС-1 (электронной трудовой книжке) автоматически.

Частые вопросы и заблуждения

Должен ли работодатель-совместитель ежегодно запрашивать копию трудовой?

Нет, не должен. Закон не обязывает работодателя по совместительству регулярно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности для обновления данных. Это право, а не обязанность работодателя.

Может ли внешний совместитель попросить выдать ему оригинал трудовой на время?

По общему правилу, трудовая книжка выдается работнику на руки только при увольнении. Однако, если работнику необходимо предоставить оригинал в Пенсионный фонд или для оформления кредита, работодатель по основному месту работы обязан выдать его под роспись в течение 3 рабочих дней. Работник должен вернуть трудовую книжку в этот же срок после возвращения из организации, куда она была предоставлена.

Обязательно ли уведомлять работодателя по совместительству о выборе способа ведения трудовой?

Закон не запрещает внешнему совместителю известить своего дополнительного работодателя о том, что он выбрал электронную или бумажную форму трудовой книжки. Но юридически значимых последствий для работодателя по совместительству это не несет, так как он все равно подает электронные отчеты по форме ЕФС-1.

• Оригинал трудовой книжки внешнего совместителя всегда хранится у работодателя по основному месту работы.
• Работодатель по совместительству не требует и не хранит оригинал трудовой.
• Запись о внешнем совместительстве в бумажную книжку вносит основной работодатель по просьбе работника на основании копии приказа, трудового договора или справки.
• В электронной трудовой книжке (ЕФС-1) сведения о совместительстве вносит сам работодатель-совместитель, подавая соответствующий отчет.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.