Этот вопрос часто вызывает путаницу как у работодателей, так и у самих сотрудников. Ключевой принцип, закреплённый в Трудовом кодексе РФ, заключается в том, что работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника. Однако правила её хранения и выдачи на руки имеют важные нюансы, которые нужно знать всем.
Общее правило: кто хранит трудовую книжку?
Согласно части 1 статьи 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является основной.
Из этого правила вытекает основной вывод: пока сотрудник продолжает работать в организации, его трудовая книжка (бумажный оригинал) хранится у работодателя. Выдача её на руки в период трудовых отношений, это не правило, а исключение.
Когда можно (и нужно) выдать трудовую книжку на руки работающему?
Законодательство предусматривает несколько конкретных ситуаций, когда работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работающему сотруднику по его письменному заявлению:
Для подачи документов в государственные органы (ПФР, ФСС)
Это самое распространённое основание. Согласно разъяснениям и практике, если сотруднику требуется представить трудовую книжку для:
- Оформления пенсии или социальных выплат;
- Подтверждения стажа для целей обязательного пенсионного и социального страхования;
- Решения иных вопросов в Пенсионном фонде (ПФР) или Фонде социального страхования (ФСС).
Работодатель обязан выдать оригинал не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления. При этом сотрудник должен расписатьсь в специальном журнале учета о получении документа. На время выдачи работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.
При увольнении (основной и самый частый случай)
Это прямое требование части 4 статьи 66 ТК РФ. В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку с внесённой записью об увольнении. Если сотрудник в этот день не явился, документ должен быть ему направлено по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (срок выдачи — день отправки).
По инициативе работника в период работы (в иных случаях)
Здесь нет прямого запрета, но и нет безусловного права. Если сотрудник просит выдать книжку на руки в период работы по иным причинам (например, «для сверки данных», «на время»), работодатель вправе отказать, так как это противоречит его обязанности по ведению документа. Однако, если причина связана с защитой трудовых прав (например, для подачи иска в суд), практика допускает такую выдачу по письменному заявлению. Решение остаётся на усмотрение работодателя, но лучше не рисковать и выдавать только в установленных законом случаях.
Важные уточнения и нюансы
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. При приёме на работу новый сотрудник может выбрать:
- Электронный формат — тогда бумажная книжка не оформляется, все сведения вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Трудовая деятельность».
- Бумажный формат, если сотрудник подаёт письменное заявление об отказе от ЭТК (это право, а не обязанность работодателя его удовлетворять).
Если выбрана ЭТК, понятие «выдать на руки» не применимо. Доступ к своим сведениям в ЭТК сотрудник получает через портал «Госуслуги» или в отделении ПФР.
Сроки и ответственность
За непредоставление по требованию работника его трудовой книжки (в случаях, предусмотренных законом) работодатель несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
Если задержка выдачи произошла по вине работодателя, он обязан выплатить сотруднику компенсацию за каждый день просрочки, начиная со дня, следующего за днем увольнения (или днем подачи заявления), в размере не ниже его среднего заработка (часть 7 статьи 236 ТК РФ).
Если сотрудник не забирает книжку при увольнении?
Работодатель должен направить её по почте заказным письмом с уведомлением. Если письмо возвращается (адресат не найден и т.д.), работодатель не несёт ответственности за дальнейшее хранение документа. Рекомендуется оформить акт о невозможности вручения.
Практические рекомендации для работодателя
- Храните бумажные трудовые книжки работающих сотрудников в надёжном месте (сейф, архив).
- Выдавайте на руки только при наличии письменного заявления сотрудника, где он чётко указывает цель (для подачи в ПФР, при увольнении и т.д.).
- Ведите журнал учёта выдачи (по форме, рекомендованной Минтрудом). В нём фиксируйте дату выдачи, подпись сотрудника, цель и срок возврата (если выдача временная).
- При увольнении выдавайте книжку в день последнего рабочего дня. Если сотрудник отсутствует — отправляйте заказным письмом.
- Разъясняйте сотрудникам их право на получение сведений о трудовой деятельности через ЭТК (через «Госуслуги»), что часто избавляет от необходимости выдавать бумажный оригинал.
Краткий итог
Можно ли выдать на руки работающему? Да, но только в строго определённых законом случаях: при увольнении, по письменному заявлению для подачи в ПФР/ФСС или в иных случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. В остальных случаях работодатель вправе отказать и продолжать хранить документ у себя.
Главное правило: бумажная трудовая книжка — это документ, который ведётся и хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника, если только закон не предусматривает иное.
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, КоАП РФ) и официальных разъяснений контролирующих органов (Роструда, Минтруда) по состоянию на май 2026 года. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.