Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, как долго этот документ может находиться у работодателя, регулируется трудовым законодательством Российской Федерации. Важно понимать разницу между сроками хранения книжки у действующего работодателя и обязанностями после увольнения сотрудника.
Хранение трудовой книжки у действующего работодателя
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя в течение всего периода, пока работник осуществляет у него трудовую деятельность.
При приеме на работу сотрудник сдает трудовую книжку работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию), и она находится на хранении в сейфе или специальном шкафу. Срок хранения в данном случае равен сроку работы сотрудника в данной организации.
Сроки выдачи при увольнении
Самое главное правило: работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку после прекращения трудовых отношений. Согласно статье 84.1 ТК РФ, выдача трудовой книжки должна производиться в день увольнения работника.
В этот же день в книжку вносится запись об увольнении, которая заверяется подписью работодателя, лица, ответственного за ведение книжек, и печатью (при наличии).
Если работник отсутствует в день увольнения
Бывают ситуации, когда в день увольнения сотрудник не может или не хочет забрать документ (например, по болезни или из-за конфликта). В таком случае работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Как долго работодатель может хранить невостребованную трудовую книжку?
Часто возникает вопрос: что делать, если уволенный сотрудник так и не забрал свой документ? Здесь сроки хранения существенно отличаются от сроков хранения других кадровых документов.
Правила хранения невостребованных документов
Согласно пункту 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 50 лет.
Это означает, что работодатель обязан:
- Хранить невостребованную бумажную трудовую книжку в сейфе/шкафу отдельно от книжек действующих сотрудников в течение 50 лет.
- По истечении этого срока документ подлежит уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за задержку выдачи
Незаконное удержание трудовой книжки после увольнения влечет за собой серьезные последствия для работодателя:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
- Административная ответственность: За нарушение трудового законодательства предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка на него не оформляется. Вся информация хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
В этом случае вопрос о физическом хранении бумажного бланка отпадает сам собой. Работодатель лишь передает электронные сведения в СФР, а данные храняться там бессрочно.
Краткие итоги
- Для работающих сотрудников: весь период трудовой деятельности у данного работодателя.
- При увольнении: выдается строго в день увольнения.
- Невостребованная книжка: хранится 50 лет.
Соблюдение этих сроков строго контролируется Трудовой инспекцией, поэтому кадровым работникам следует внимательно относиться к учету и выдаче этого важного документа.