Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовую деятельность граждан. Правильное хранение и учет этих документов регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, а также внутренними локальными нормативными актами организации.
Нормативная база
Основные правовые документы, которые определяют правила ведения и хранения трудовых книжек:
- Пункт 42 Порядка оформления и использования трудовых книжек;
- Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
- Ст. 65 ТК РФ (абзац 3 ч. 1) – требования к хранению;
- Приказ Минздрава и соцразвития РК № 929 от – формы и правила;
- Письма ФСС РФ и Минтруда (например, от № 09‑20/140554).
Кто отвечает за хранение?
По пункту 41 и пункту 23 Правил, бланки трудовых книжек и их вкладыши хранятся у работодателя как документы строгой отчётности. Их выдача осуществляется лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (чаще всего – кадровому специалисту).
Где и как хранить трудовые книжки?
Согласно практике и нормативным рекомендациям, трудовой книжный фонд должен быть организован так:
- Отдельно от остальных бумаг – в специальном шкафу, ящике или кабинете руководителя.
- В отдельном кабинете кадрового отдела или в защищённом помещении, доступном только уполномоченным сотрудникам.
- В книге учёта движения трудовых книжек фиксируется каждый поступление и выдача.
Если в организации используется электронный вариант (ЭТК), то электронные трудовые книжки хранятся в защищённой информационной системе, однако оригинальные бумажные формы всё равно должны быть оформлены и archived в соответствии с требованиями.
Сроки хранения
По общим правилам:
- Оригиналы трудовых книжек и их вкладыши хранятся в течение 5 лет после окончания трудовых отношений.
- Если работник не потребовал выдачу дубликата, копии могут храниться до 2 лет в отделе кадров.
- После истечения срока документы подлежат уничтожению в соответствии с внутренними регламентами.
Формы и типы трудовых книжек
В РФ действует единый бланк, утверждённый Приказом Минтруда. В него входят:
- Основная часть – сведения о трудовой деятельности, местах работы, датах, должностях.
- Вкладыш – отдельный документ, содержащий подробные сведения о работе (до 9 разворотов).
В каждом вкладыше фиксируются сведения о работе, которые могут быть дополнены в любой момент.
Электронные трудовые книжки
С 2023 года в ряде предприятий внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Преимущества:
- Быстрый доступ к информации;
- Сокращение бумажной волокиты;
- Удобство обновления данных при смене места работы.
Однако даже при использовании ЭТК работодатель обязан обеспечить архивирование всех исходных данных и сохранять возможность их вывода в бумажном виде при необходимости.
Ошибки при заполнении и хранении
Неправильное заполнение или небрежное хранение могут привести к следующим последствиям:
- Отказ в выдаче работнику копии трудовой книжки;
- Штрафы и административные наказания для организации;
- Сложности при расчёте страхового стажа и иных выплатах.
Особое внимание следует уделять:
- Точности дат и подписей.
- Сохранности оригинального бланка (не допускать разрывов, пятен, исправлений).
- Соблюдению требований по хранению в отдельном месте.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Создать регламент хранения трудовых книжек, утверждённый руководством.
- Назначить ответственного сотрудника, который будет вести книгу учёта движения.
- Регулярно проверять наличие и целостность всех книжек (не реже 1 раза в квартал).
- Обеспечить безопасность – ограниченный доступ, система видеонаблюдения, резервное копирование электронных данных.
- При переходе на ЭТК – оформить соответствующее внутреннее распоряжение и обучить персонал работе с новой системой.
Что делать при увольнении работника?
По пункту 24 Правил, после увольнения работник имеет право получить копию своей трудовой книжки. Если копия не была получена, её можно запросить в отделе кадров в течение 2 лет. После истечения этого срока документ уничтожается, если иное не предусмотрено локальными нормативами.
Правильное хранение и учёт трудовых книжек – обязательное условие соблюдения трудового законодательства. Соблюдая нормы Порядка, Правил ведения и хранения, а также внутренние регламенты, работодатель минимизирует риски ошибок, штрафов и конфликтов с сотрудниками. В условиях цифровизации важно не забывать о переходе на электронные формы, но при этом сохранять обязательный бумажный архив в соответствии с требованиями закона.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению или хранению трудовых книжек, обратитесь к специалистам‑практикам или воспользуйтесь онлайн‑консультацией на портале Клерк.Консультаций.