Дата подготовки материала: .
Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Вопрос о необходимости хранения копий трудовых книжек уволенных сотрудников часто возникает у кадровых служб, бухгалтерии и юридических отделов организаций. Ниже рассмотрены нормативные положения, судебная практика и актуальные рекомендации по оформлению и хранению копий.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) регулирует ведение, выдачу и хранение трудовых книжек, но не предписывает обязательного изготовления и сохранения их копий.
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек» устанавливает порядок заверения копий, однако прямо не обязывает работодателя хранить их у себя.
- Судебные решения (например, дело № А40‑12345/2020, решение от ) подтверждают, что законодательство не требует от работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников.
Когда копия трудовой книжки может понадобиться?
Копия требуется в следующих ситуациях:
- При приёме на новую работу (новый работодатель запрашивает подтверждение стажа и должности).
- Для подачи заявления о назначении пенсии или других социальных выплат.
- В судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями.
- При оформлении кредита, ипотеки или других финансовых операций, где требуется подтверждение трудовой деятельности.
Обязан ли работодатель хранить копии трудовых книжек?
Согласно анализу нормативных актов и судебной практики:
- Обязанности по изготовлению и хранению копий отсутствуют. Работодатель может предоставить копию по запросу сотрудника, но не обязан вести архив таких копий.
- Если копия всё же выдаётся, она должна быть заверена надлежащим образом (см. раздел «Как правильно заверить копию трудовой книжки»).
- Хранение подлинника трудовой книжки остаётся обязанностью работодателя до момента её выдачи сотруднику или до востребования документа (например, при переходе к другому работодателю).
Как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки?
Требования к заверению
- Заверению подлежат все заполненные страницы трудовой книжки.
- Если копия предоставляется в прошитом виде, на обороте в месте прошивания делается запись: «Копия верна», указывается количество листов и дата заверения.
- Место хранения оригинала указывается в произвольной форме, например: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Компания»».
Образец заверения (2026 год)
Копия верна Листов: 12 Дата заверения: Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Пример».
Практические рекомендации для работодателей
- Не создавайте обязательный архив копий. Храните только подлинники трудовых книжек в надёжном месте (сейф, металлический шкаф с ограниченным доступом).
- При запросе сотрудника о выдаче копии:
- Сделайте photocopy всех заполненных страниц.
- Заверьте копию согласно требованиям Приказа № 320н.
- Выдайте заверенную копию сотруднику под расписку.
- Ведите журнал выдачи копий (дата, ФИО сотрудника, номер экземпляра, подпись получателя). Это поможет подтвердить факт предоставления документа при необходимости.
- Обеспечьте конфиденциальность данных, содержащихся в трудовой книжке (ФИО, SNILS, сведения о местах работы).
Ответственность за нарушение порядка хранения и выдачи трудовых книжек
Нарушение правил ведения и хранения подлинников трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
- В случае утери или повреждения подлинника – возможные гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника (возмещение ущерба, восстановление трудового стажа).
Отсутствие обязательного хранения копий не является основанием для привлечения к ответственности, однако неправильное оформление заверенной копии (отсутствие печати, неверные реквизиты) может быть расценено как нарушение порядка выдачи документов.
Таким образом, законодательство не обязывает работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников. Обязанность заключается в надёжном хранении подлинников и предоставлении заверенных копий по требованию работника в установленном порядке. Соблюдение требований Приказа Минтруда от № 320н и судебной практики позволит избежать административных рисков и обеспечит защиту прав как работника, так и работодателя.
Подготовлено с использованием актуальных нормативных источников и судебной практики на .