Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который фиксирует трудовую деятельность работника в рамках трудового договора․ После увольнения, смерти или по другим причинам работник может не потребовать её в руки․ В таком случае она остаётся в распоряжении работодателя․ Ниже разберём, какие правила и процедуры применяются к хранению невостребованных трудовых книжек, какие требования предъявляются к месту хранения и как правильно организовать учёт․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) – устанавливает обязанность работодателя выдавать трудовую книжку и дубликат при увольнении․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 42) – регламентирует порядок хранения, учёта и выдачи․
- Приказ Минтруда РФ № 589н (2016 г․) – уточняет требования к печатям и подписи в кадровых документах․
- Приказ работодателя – назначает ответственное лицо за хранение и учёт․
Ответственное лицо и его полномочия
Уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя․ К его обязанностям относятся:
- Ведение учёта трудовых книжек․
- Обеспечение надёжного хранения․
- Выдача книжки работнику при увольнении или по его заявлению․
- Своевременное информирование руководства о состоянии учёта․
В должностной инструкции должно быть чётко прописано, какие документы входят в обязанности, и какие меры принимаются в случае потери или повреждения․
Условия хранения
Трудовые книжки считаются документами строгой отчетности, поэтому их хранение должно соответствовать следующим требованиям:
- Место хранения – специально отведённый, защищённый от огня, влаги и доступа посторонних․
- Рекомендуется использовать сейф с огнеупорными дверями или металлический шкаф с запирающимся замком․
- Книжки должны храниться в сухом месте, при температуре от +5 °C до +25 °C․
- Для больших организаций можно использовать электронную систему учёта, но оригиналы всегда должны храниться в бумажном виде․
Хранение невостребованных трудовых книжек
Если работник не требует выдачи трудовой книжки (например, после смерти, при удалённом удалении или по желанию работника), она остаётся в распоряжении работодателя․ В таком случае:
- Книжка хранится до востребования․
- В учёте фиксируется дата увольнения, причина (смерть, перевод, увольнение и т․д․) и статус «невыдана»․
- При необходимости (например, при проверке инспекцией) работодатель обязан предоставить копию или оригинал․
- Если работник заявляет о желании получить копию, работодатель обязан предоставить её в течение 5 рабочих дней․
Особенности при смерти работника
Смерть работника – особый случай․ В соответствии с Порядком № 42, если ближайшие родственники не предъявляют требование о выдаче, трудовая книжка остаётся в организации до тех пор, пока не появится заявка․ Важно:
- Сохранить оригинал в защищённом месте․
- В учёте указать дату смерти и фамилию ближайшего родственника․
- При необходимости передать документ в архив организации․
Процедура выдачи и передачи трудовой книжки
При увольнении работник имеет право на получение трудовой книжки․ Если работник отказывается, она остаётся в организации․ При выдаче:
- Проверка подписи и печати․
- Составление протокола выдачи․
- Сохранение копии протокола в системе учёта․
- Обновление статуса в учёте (выдана/невыдана)․
Практические рекомендации
- Создайте отдельный раздел в системе учёта для невостребованных книжек․
- Периодически проверяйте состояние хранения (проверка огнестойкости, влажности)․
- Обучайте персонал правилам обращения с документами строгой отчетности․
- В случае удалённой работы сотрудника договоритесь о хранении книжки у самого работника, но обязательно оформите договор․
- При удалении документа из организации (например, при ликвидации) оформите протокол передачи в архив․
Невостребованные трудовые книжки – важный элемент кадровой документации, который требует надёжного хранения и точного учёта․ Соблюдение установленных правил не только обеспечивает юридическую чистоту, но и защищает интересы как работодателя, так и работников․ Следуя рекомендациям выше, вы сможете организовать эффективную систему хранения и управления трудовыми книжками в вашей организации․