Трудовая книжка – один из основных кадровых документов, фиксирующих трудловую деятельность сотрудника․ После окончания отношений с работодателем она может оказаться в архиве․ В данной статье рассматриваем, по каким причинам книжка может стать невостребованной, как её следует хранить, каков срок её хранения и какой порядок передачи в городской архив․
Почему трудовая книжка может оказаться невостребованной?
- Сотрудник уволился и не потребовал выдачу документа․
- Сотрудник скончался, а его наследники не заявили о праве на книжку․
- Работник перешел на электронный формат и оставил бумажный экземпляр в деле․
- Организация ликвидирована, а документы не были переданы законным преемником․
Где хранить невостребованные трудовые книжки?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда России от № 320н, невостребованные книжки должны находиться в специально отведённом месте:
- Отдельный архивный фонд, упакованный в бумагу, картотеки, включённые в состав Архивного фонда РФ․
- Сейф, запирающийся шкаф или помещение, отведенное исключительно для хранения кадровых документов․
Ответственность за хранение возлагается на назначенное должностное лицо, которое фиксируется в приказе организации․
Требования к оформлению места хранения
Для обеспечения сохранности документа необходимо:
- Разместить книжки отдельно от действующих сотрудников․
- Упаковать их в бумагу или картотеки, соответствующие стандартам архивного фонда․
- Вести учёт в специальной книге учёта архивных документов․
Срок хранения трудовых книжек в архиве
Сроки хранения регламентируются Приказом Росархива от № 236 и Постановлением Минтруда России от № 69:
- 75 лет – если книжка была оформлена в бумажном виде до (т․ е․ после завершения делопроизводства до этой даты)․
- 50 лет – если документ был оформлен после ․
После истечения установленного срока книжка подлежит утилизации, но только после официального списания․
Процедура утилизации
Для утилизации необходимо:
- Составить акт списания, в котором указаны номера всех уничтожаемых бланков․
- Включить в акт вырезанные номера (для подтверждения полноты списания)․
- Подписать акт комиссией из представителей кадровой службы и бухгалтерии․
После этого документ физически уничтожается․
Порядок передачи в городской архив
Когда книжка считается готовой к передаче в архив, следует соблюсти следующий порядок:
- Подготовка документа – проверка целостности, наличие всех необходимых записей․
- Оформление акта передачи – в акте указываются наименование организации, номер и дата, а также сведения о работнике․
- Упаковка – размещение в бумажном конверте или картотеке, маркировка․
- Передача в архив – передача в городской архив (или в архивный фонд организации) с сопроводительным письмом․
- Ведение учётных записей – обновление реестра передаваемых документов․
Важно, чтобы передача была задокументирована и подписана ответственным лицом․
Электронные трудовые книжки и их хранение
С 2020 года в РФ введены электронные трудовые книжки․ Они хранятся в личном кабинете работодателя в системе ПФР и в электронных базах данных․ При полном переходе на электронный формат:
- Бумажный экземпляр может быть выдан работнику и не хранится в архиве․
- Работодатель больше не несет ответственности за хранение бумажного документа․
Однако для сотрудников, уволенных до перехода на электронный формат, бумажные книжки продолжают храниться в архиве в соответствии с установленными сроками․
Ответственность руководителей и кадровых специалистов
Ответственность за соблюдение требований к хранению и передаче трудовых книжек возлагается на:
- Назначенное должностное лицо (например, начальника отдела кадров)․
- Комиссию, состоящую из представителей кадровой службы и бухгалтерии․
Нарушение правил хранения может привести к административной ответственности в соответствии с ТК РФ и законодательством о архивах․
Краткие рекомендации для работодателей
Для соблюдения норм хранения и передачи трудовых книжек в городском архиве рекомендуется:
- Создать внутренний регламент по учету и хранению кадровых документов․
- Назначить ответственного за хранение и оформить его полномочия приказом․
- Регулярно проверять наличие невостребованных книжек и своевременно оформлять их передачу в архив․
- Вести журнал учёта передаваемых документов и акты утилизации․
- Консультироваться с архивными специалистами при оформлении упаковки и передачи․
Соблюдение этих рекомендаций позволяет избежать юридических рисков и обеспечить надёжное хранение важных кадровых документов․