В условиях растущей популярности удалённой работы многие вопросы, связанные с кадровыми документами, требуют уточнения. Одним из ключевых документов, который остаётся обязательным для всех сотрудников, является трудовая книжка. Но как и где хранится трудовая книжка дистанционного работника? Ниже разберёмся в правовых нормах, практических нюансах и возможных вариантах хранения.
Правовое основание
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 65 § 5 устанавливает, что работодатель обязан оформить новую трудовую книжку при её утрате, повреждении или иной причине отсутствия.
- В статье 312.2 ТК РФ указано, что работник может передать трудовую книжку работодателю лично или по почте заказным письмом.
- Нормы о дистанционном труде, принятые в 2021 году, не отменяют обязательства по ведению трудовой книжки, но допускают исключения, если в договоре указано иное.
Кому принадлежит трудовая книжка?
Трудовая книжка остаётся собственностью работника. Работодатель лишь имеет право вести запись о приёме, увольнении и других событиях, но не может распоряжаться самой книжкой.
Где хранится трудовая книжка дистанционного работника?
Физическое хранение у работника
В большинстве случаев дистанционный работник хранит трудовую книжку дома, в личном кабинете или в другом безопасном месте. Это особенно актуально, если работник не передаёт книгу работодателю.
Хранение у работодателя
Если работник передал книгу работодателю, то она хранится в кадровом отделе организации в соответствии с требованиями ТК РФ. В случае удалённой работы работодатель может хранить копию записи в электронном журнале учета трудовых книжек.
Электронные варианты
- В некоторых компаниях используется электронный журнал трудовых книжек, где каждая запись фиксируется в системе.
- При отсутствии физической книги работодатель обязан вносить запись в электронный журнал и хранить копию в кадровой базе.
Как оформить новую трудовую книжку при её потере?
- Работник подаёт письменное заявление о потере, повреждении или отсутствии трудовой книжки.
- Работодатель, в течение 15 дней, оформляет новую трудовую книжку и передаёт её работнику.
- Если работник не имеет книжки, но работает дистанционно, то в договоре можно указать, что запись о работе не будет вноситься в книжку.
Что делать, если дистанционный работник отказался от внесения записи?
- Согласно статье 312.2 ТК РФ, работник может отказаться от внесения записи, если это оговорено в трудовом договоре.
- В таком случае работодатель обязан оформить в электронном журнале запись о приёме и увольнении, а также предоставить работнику справку о трудовой деятельности.
- При увольнении дистанционного работника работодатель должен вернуть книгу (если она была передана) и оформить приказ об увольнении.
Как хранить трудовую книжку в случае работы в другом городе?
При удалённой работе в другом городе работник может хранить книгу дома, а работодатель – в электронном журнале. При необходимости работодатель может запросить копию книги через электронную почту или заказное письмо.
- Трудовая книжка остаётся личным документом работника, но работодатель обязан вести запись о работе.
- При удалённой работе можно хранить книгу у работника, а запись – в электронном журнале.
- Если работник потерял книгу, работодатель обязан оформить новую в течение 15 дней.
- В договоре можно оговорить отказ от внесения записи, но это должно быть согласовано обеими сторонами.
- При увольнении дистанционного работника необходимо оформить приказ об увольнении и вернуть книгу, если она была передана.
Таким образом, хранение трудовой книжки дистанционного работника может быть как физическим, так и электронным. Главное – соблюдение требований Трудового кодекса РФ и согласование всех деталей в трудовом договоре.