Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопросы её хранения и ведения регулируются трудовым законодательством. В 2026 году эти нормы остаются актуальными и обязательными для всех работодателей и работников. В этой статье мы подробно разберём, кто и как должен хранить трудовую книжку, какие права и обязанности возникают у сторон трудового договора.

Что говорит закон о хранении трудовой книжки

Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан обеспечить сохранность трудовой книжки, которая находится у него на хранении. При этом работник может по своему усмотрению:

• Хранить трудовую книжку у себя на руках;
• Передать её на хранение работодателю.

Нормативные акты, регулирующие хранение трудовой книжки

Основные положения о хранении трудовой книжки содержатся в:

1. Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) — статьи, регулирующие ведение и хранение трудовых книжек;
2. Постановлении Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
3. Постановлении Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказе Минздравсоцразвития России от № 414 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Кто отвечает за хранение трудовой книжки

Ответственность за сохранность трудовой книжки возлагается на работодателя. Все трудовые книжки, которые числятся на хранении, должны храниться в сейфе. Это требование распространяется на:

• Активные трудовые книжки работающих сотрудников;
• Невостребованные трудовые книжки уволенных работников;
• Бланки трудовых книжек и вкладышей как документы строгой отчётности.

Работодатель обязан:

• Обеспечить сохранность трудовой книжки в период действия трудового договора;
• Выдавать трудовую книжку работнику по его требованию для внесения записей;
• Вести книгу учёта движения трудовых книжек;
• Своевременно вносить записи о приёме на работу, переводе, увольнении;
• Хранить невостребованные трудовые книжки в сейфе или подшитыми в личные дела сотрудников.

Права и обязанности работника

Обязанности работника

При поступлении на работу работник обязан:

• Предоставить трудовую книжку работодателю;
• Своевременно сообщать об изменениях, которые должны быть отражены в трудовой книжке;
• Забрать трудовую книжку при увольнении.

Права работника

Работник имеет право:

• Требовать от работодателя внесения записей о приёме на работу, переводе, увольнении;
• Получать трудовую книжку на руки для предъявления в органы, организации;
• Хранить трудовую книжку у себя на руках (если работодатель не возражает);
• Получить дубликат трудовой книжки в случае её утери или повреждения.

Электронная трудовая книжка: новые реалии

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако это не отменяет обязанности хранить бумажную трудовую книжку, если работник не написал заявление об отказе от неё.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, то:

• Работодатель обязан вносить записи в ЭТК;
• Бумажная трудовая книжка может быть выдана работнику на руки;
• При необходимости работник может запросить бумажную версию для предъявления в органы.

Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан:

• Вести и хранить бумажную трудовую книжку;
• Вносить записи в бумажную трудовую книжку;
• Выдавать её работнику при необходимости.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Для подтверждения наличия электронной трудовой книжки работник может:

• Получить выписку из СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности);
• Обратиться в Пенсионный фонд России;
• Использовать личный кабинет на портале Госуслуг;
• Обратиться к работодателю за справкой.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник имеет право на восстановление. Для этого необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, справки, приказы);
3. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки на основании имеющихся документов;
4. Если работодатель отказывает в выдаче дубликата, можно обратиться в суд или трудовую инспекцию.

В случае утери трудовой книжки работодателем, ответственность за восстановление документа возлагается на работодателя.

Ответственность за нарушение правил хранения трудовой книжки

За нарушение правил хранения, ведения или выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административной: штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарной: замечание, выговор, увольнение;
• Материальной: возмещение ущерба, причинённого работнику;
• Уголовной: в случае умышленного уничтожения или повреждения документа (ст. 325 УК РФ).

Практические рекомендации для работодателей и работников

Для работодателей

• Организуйте надёжное хранение: сейф, металлический шкаф, надёжное помещение;
• Ведите книгу учёта: пронумеруйте, прошнуруйте, скрепите подписью руководителя;
• Своевременно вносите записи: о приёме, переводе, увольнении;
• Выдавайте трудовую книжку по требованию: работник имеет право получить её для предъявления в органы;
• Храните невостребованные книжки: в конвертах, подшитыми в личные дела;
• Не уничтожайте документы: даже после увольнения сотрудника;
• Объясняйте работникам их права и обязанности: при приёме на работу, при увольнении.

Для работников

• Проверяйте записи: при получении трудовой книжки на руки;
• Своевременно сообщайте об изменениях: изменения ФИО, должности, места работы;
• Не храните трудовую книжку дома: если работодатель предлагает хранить её у себя;
• Забирайте трудовую книжку при увольнении: не оставляйте её на хранении у работодателя;
• Получайте дубликат при утере: обращайтесь к работодателю или в суд;
• Используйте электронную трудовую книжку: если вы написали заявление об отказе от бумажной версии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли хранить трудовую книжку дома?

Ответ: Да, работник может хранить трудовую книжку у себя на руках, если работодатель не возражает. Однако работодатель обязан обеспечить её сохранность, если она находится у него на хранении.

Обязан ли работодатель хранить копии трудовых книжек уволенных работников?

Ответ: Нет, работодатель не обязан хранить копии трудовых книжек уволенных работников. Законодательство не предусматривает такой обязанности.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?

Ответ: Обратитесь к работодателю с письменным требованием о выдаче трудовой книжки. Если отказ продолжается, обратитесь в трудовую инспекцию или в суд.

Можно ли перейти на электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, можно. Для этого необходимо написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Однако если заявление не написано, работодатель обязан хранить и вести бумажную версию.

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Ответ: Обратитесь к работодателю с требованием о выдаче дубликата. Если работодатель отказывает, обратитесь в суд или трудовую инспекцию.

Трудовая книжка — это важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Работодатель обязан обеспечить её сохранность, а работник — своевременно предоставлять её для внесения записей. Соблюдение норм трудового законодательства поможет избежать споров и конфликтов между работодателем и работником.

Если у вас возникли вопросы по хранению, ведению или выдаче трудовой книжки, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в трудовую инспекцию.