Вопрос о том, может ли трудовая книжка храниться у работника, часто возникает как у сотрудников, так и у работодателей. Ответ на него зависит от формы трудовой книжки — бумажной или электронной — а также от действующего законодательства Российской Федерации на 2026 год. Ниже мы подробно разберём все аспекты этого вопроса, включая правовые основания, практику и рекомендации.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, удостоверяющим трудовой стаж работника. Она ведётся работодателем и хранится у работодателя на весь период трудовых отношений.

Ключевой момент: трудовая книжка не может находиться у работника в период его трудовой деятельности. Это означает, что даже если сотрудник просит оставить книжку у себя — например, для удобства, при переезде или для подачи в банк — работодатель не вправе передать ей на хранение.

Исключение — случаи, когда трудовые отношения прекращены, и книжка выдаётся работнику на руки для последующего трудоустройства. В этом случае хранение уже не является обязанностью работодателя, а становится правом работника.

Бумажная трудовая книжка: правила хранения

Для работников, которые продолжают использовать бумажные трудовые книжки (включая тех, кто работал до 2020 года и не перешёл на электронный формат), действуют следующие правила:

• Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя с момента приёма на работу до момента увольнения.
• Работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и бланков — и это тоже на бумажном носителе (согласно письму Минтруда от ).
• При увольнении работодатель обязан в тот же день выдать трудовую книжку работнику на руки с последней записью об увольнении.
• Если работник не явился за книжкой — работодатель направляет ему уведомление. Если книжка не получена в течение 3 месяцев, работодатель может отправить её заказным письмом.

Важно! Даже если работник «забрал» книжку для личных нужд (например, для получения кредита), это нарушение закона. Работодатель несёт ответственность за сохранность документа, и при утрате или повреждении может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ).

Электронная трудовая книжка: новый формат, новые правила

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2025 года всё больше новых сотрудников устраиваются исключительно с ЭТК — особенно те, кто впервые устраивается на работу после 2020 года.

Вот ключевые особенности электронной трудовой книжки:

• ЭТК — это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в защищённой базе данных Социального фонда России (СФР).
• Все сведения о трудовой деятельности (приёмы, увольнения, перевода, награды) передаются работодателем в СФР в форме сведений ЕФС-1 (согласно письму СФР от ).
• Работник сам может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную (ст. 66.1 ТК РФ).
• Электронная книжка никогда не находится у работника — она доступна ему через личный кабинет на сайте Госуслуг или в личном кабинете СФР.
• Работник может в любое время проверить, передаёт ли его работодатель сведения в СФР, и при необходимости подать заявление о проверке.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери, порчи или подделки.
• Доступ к данным — 24/7, из любого места.
• Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии.
• Упрощённая процедура трудоустройства — новый работодатель получает данные через СФР без запроса бумажной книжки.

Что делать, если работник хочет забрать трудовую книжку?

Некоторые сотрудники просят взять книжку на руки «на время» — например, для оформления визы, кредита, субсидии. Работодателю важно понимать:

1. Нельзя передавать трудовую книжку на хранение работнику — это прямо запрещено законом.
2. Вместо этого можно предоставить выписку из трудовой книжки — заверенную печатью и подписью работодателя.
3. Для электронной книжки — работник сам может сформировать выписку в личном кабинете СФР и распечатать её.
4. Если работник настаивает — объясните ему, что передача книжки на руки освобождает работодателя от ответственности, но при этом создаёт риски для самого работника: книжка может быть утеряна, испорчена, или в неё могут внести незаконные записи.

Что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна?

Если бумажная трудовая книжка повреждена (залита водой, порвана, испорчена и т.д.), работодатель обязан:

• Выдать работнику новую трудовую книжку по форме, утверждённой Правительством РФ.
• На основании документов, подтверждающих трудовую деятельность: приказов, трудовых договоров, справок с предыдущих мест работы, выписок из архивов.
• Внести в новую книжку все сведения, подтверждённые документально.

В случае утраты — аналогичная процедура. Работник должен подать заявление, и работодатель восстанавливает данные на основании архивных документов.

Практика 2026 года: как обстоят дела на практике?

По состоянию на 2026 год:

• Более 60% новых сотрудников имеют только электронную трудовую книжку.
• Около 30% сотрудников, работавших до 2020 года, перешли на ЭТК по собственному желанию.
• Только 10% продолжают использовать исключительно бумажные книжки — в основном пожилые работники или те, кто работает в организациях с низким уровнем цифровизации.
• Минтруд активно упрощает правила ведения трудовых книжек: исключены избыточные требования, устаревшие графы, упрощён отчёт в СФР.

Важно: даже при наличии ЭТК работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки всех уволенных сотрудников в течение 50 лет — как архивные документы.

Краткий ответ:

• Во время трудовых отношений, НЕТ. Трудовая книжка (бумажная или электронная) не может храниться у работника. Бумажная — у работодателя, электронная — в базе СФР.
• После увольнения — ДА. Работник получает бумажную книжку на руки и может хранить её самостоятельно. Электронная книжка остаётся в СФР, но доступна работнику в любое время.

Рекомендации для работников:

• Не просите работодателя оставить книжку у вас — это незаконно и рискованно.
• Если вам нужна выписка — запросите её официально.
• Проверяйте свои данные в личном кабинете СФР хотя бы раз в год.
• Если вы работаете с 2026 года, выбирайте электронную трудовую книжку: это безопаснее, удобнее и современно.

Рекомендации для работодателей:

• Соблюдайте закон: храните бумажные книжки строго в архиве.
• Своевременно передавайте сведения в СФР — штрафы за нарушения выросли в 2025 году.
• Объясняйте сотрудникам преимущества ЭТК — это снижает риски и упрощает администрирование.

Трудовая книжка, это не просто документ. Это история вашей профессиональной жизни. И её безопасность — забота как работодателя, так и работника. Соблюдение законодательства обеспечивает не только юридическую чистоту, но и уверенность в будущем — особенно при выходе на пенсию.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Источники: Трудовой кодекс РФ, Письма Минтруда и СФР, официальные сайты Госуслуг и СФР.