Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию, награды и основания прекращения трудового договора. По законодательству РФ она являеться бланком строгой отчётности и должна храниться в соответствии с установленными правилами.

Правовые основы хранения трудовых книжек

Нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, включают:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 66.1, ст. 65);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» (глава IV).

Согласно п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения, она хранится у работодателя «до востребования». При этом работодателю необходимо обеспечить её сохранность, учитывая требования к защите персональных данных.

Обязанности работодателя

1. Хранить трудовые книжки в архиве организации (или в отдельном сейфе) до их возврата работнику.
2. Соблюдать сроки хранения:
   • 50 лет – для документов, поступивших в архив после 2003 года;
   • 75 лет – для книжек, с которыми делопроизводство завершилось до 2003 года.
3. Обеспечить защиту персональных данных (ограниченный доступ, хранение в закрытом помещении).
4. Вести учёт всех трудовых книжек, бланков и вкладышей (журнал учёта, карточки).
5. Предоставлять работнику копию записей (при необходимости) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Как правильно попросить работодателя хранить трудовую книжку

Если вы хотите, чтобы ваш работодатель хранил трудовую книжку после увольнения или в любой иной момент, следуйте следующему алгоритму:

1. Подготовьте письменное заявление. В нём укажите:
   • ФИО, должность, табельный номер;
   • Дата увольнения (или дата, с которой требуется хранение);
   • Точное требование: «Прошу хранить мою трудовую книжку до моего личного обращения»;
   • Контактные данные для связи.
2. Отправьте заявление в отдел кадров (по почте с уведомлением о вручении или лично, получив расписку).
3. Сохраните копию заявления и подтверждение получения (расписка, электронное письмо).
4. При необходимости попросите оформить подтверждение о том, что книжка передана в архив и указаны сроки её хранения.

Пример заявления:

От: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑технолог
Таб. №: 12345

Кому: Руководителю отдела кадров

Заявление

Прошу хранить мою трудовую книжку (серия 01 № 123456) в архиве организации до моего личного обращения. Увольнение произведено г.

Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67
Электронная почта: i.ivanov@example.com

Подпись: ___________

Что делать, если работодатель отказывается хранить книжку

• Сначала уточните причины отказа (например, отсутствие места в архиве, недоразумение).
• Ссылайтесь на ст. 66.1 ТК РФ и п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые обязывают работодателя хранить книжку до востребования.
• Если разговор не дал результата, направьте повторное письменное требование с указанием срока (например, 10 рабочих дней) для исполнения.
• В случае дальнейшего отказа можно обратиться:
  • в трудовую инспекцию (Федеральная служба по труду и занятости);
  • в суд с иском о возмещении морального вреда и/или о принудительном исполнении обязательств работодателя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, хранящаяся в системе ПФР (Социальный фонд). При этом:

• Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК в течение 5 рабочих дней с момента изменения (приём, перевод, увольнение).
• Работник может самостоятельно просматривать ЭТК через портал Госуслуг.
• Бумажная трудовая книжка может оставаться в архиве, но её роль постепенно снижается.

Если вы хотите, чтобы ваш работодатель не выдавал бумажную книжку, а только вёл запись в ЭТК, укажите это в заявлении.

Сроки и особенности архивного хранения

Практические рекомендации для работника

• Сохраняйте копии всех записей из книжки (фотографии, сканы) – они могут пригодиться в случае утери.
• Регулярно проверяйте актуальность сведений в ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.
• При увольнении убедитесь, что в книжке указаны все основания прекращения трудового договора и награждения.
• Если книжка возвращается вам, проверьте её состояние и наличие всех подписей.
• Храните книжку в сухом, защищённом от прямого солнечного света месте, чтобы избежать порчи.

Трудовая книжка – важный документ, отражающий ваш профессиональный путь. По законодательству РФ она должна храниться у работодателя до вашего требования. Чтобы гарантировать сохранность книжки, оформляйте письменное заявление, сохраняйте подтверждения и, при необходимости, привлекайте контролирующие органы. В эпоху цифровизации стоит также обратить внимание на электронную трудовую книжку, которая постепенно заменяет бумажный вариант.

Помните: правильный подход к оформлению и хранению трудовой книжки защищает ваши права и облегчает подтверждение стажа при поиске новой работы или получении социальных льгот.

Дата публикации: