Вопрос хранения трудовых книжек остается одним из самых важных для кадровиков и работодателей, особенно в условиях перехода на электронные форматы. Несмотря на цифровизацию, бумажные документы никуда не исчезли, и за их сохранность организация несет полную материальную и юридическую ответственность. В этой статье мы подробно разберем, где, как и, самое главное, сколько времени работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников.
Где и как должны храниться трудовые книжки?
Прежде чем говорить о сроках, важно напомнить базовые требования к организации процесса хранения. Согласно действующему законодательству и рекомендациям государственных органов:
- Место хранения: Все трудовые книжки, находящиеся в организации (в т.ч. незапрошенные после увольнения), должны храниться в сейфе или в специально оборудованном помещении, обеспечивающем их сохранность от огня, воды и несанкционированного доступа.
- Ответственное лицо: Если штат организации небольшой, обязанность по хранению несет сам работодатель. В крупных компаниях приказом назначается ответственное лицо (обычно сотрудник отдела кадров или бухгалтерии).
- Учет и регистрация: Перед тем как поместить документ в сейф, бланки, вкладыши и сами заполненные книжки обязательно регистрируются. Для этого ведется специальный журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей (можно купить типоской или распечатать самостоятельно), куда вносятся все данные о приеме, выдаче и перемещении документов.
Сколько храниться трудовая книжка после увольнения сотрудника?
Это самый частый вопрос, возникающий при увольнении работника. Ситуация здесь двоякая и зависит от того, забрал ли сотрудник документ сразу или оставил его у работодателя.
Если сотрудник не забрал трудовую книжку при увольнении
Согласно сложившейся практике и разъяснениям (включая старые, но действующие нормы КонсультантПлюс и ответы государственных органов), если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Хранить документ до востребования.
Важный нюанс о сроке в 2 года: В некоторых нормативных актах (например, в старых инструкциях) встречалась фраза о хранении невостребованных книжек в течение двух лет отдельно от действующих. Однако современная правоприменительная практика и позиция судов склоняются к тому, что трудовая книжка хранится бессрочно (до востребования). Даже если прошло более двух лет, работодатель не имеет права уничтожить документ. При обращении бывшего сотрудника (или его наследников) книжка должна быть выдана.
Что делать, если прошло много времени?
Если с момента увольнения прошли годы, а сотрудник так и не появился, трудовая книжка продолжает лежать в сейфе организации. Уничтожать ее нельзя. В случае ликвидации организации-работодателя, невостребованные трудовые книжки передаются в архив или в органы социальной защиты по месту нахождения организации.
Сроки хранения журналов учета и бланков
Важно не путать срок хранения самой трудовой книжки (который фактически бессрочен, пока она у работодателя) со сроком хранения документов об учете этих книжек.
Журналы учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходные книги по учету бланков подлежат длительному хранению. Согласно перечням типовых архивных документов:
- Журналы учета хранятся не менее 50 или 75 лет (в зависимости от типа организации и даты создания документа, согласно ФЗ-125).
- Это связано с тем, что данные журналы являются доказательством выдачи трудовых книжек и могут потребоваться для подтверждения стажа работников при оформлении пенсий в будущем.
Электронные трудовые книжки и хранение бумажных версий
Напомним, что с 1 января 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажный формат не упразднен полностью:
- Для работников, которые подали заявление о желании вести трудовую книжку в бумажном виде, работодатель продолжает вносить записи в бумажный документ.
- Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передает в Социальный фонд России (СФР).
- Правила хранения бумажных трудовых книжек для таких сотрудников остаются прежними: сейф, журнал учета и хранение до востребования после увольнения.
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой ответственность работодателя:
- Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства на организацию могут быть наложены штрафы.
- Материальная ответственность: Если из-за потери или порчи трудовой книжки работник не сможет устроиться на новую работу или оформить пенсию, работодатель обязан возместить ему заработок за все время вынужденного прогула или недополученную пенсию.
Резюме
Трудовая книжка уволенного сотрудника, не полученная им своевременно, хранится у работодателя до востребования (фактически бессрочно). Периодическое упоминание срока в 2 года относится скорее к внутреннему порядку архивации невостребованных документов в некоторых инструкциях, но не снимает обязанности выдать книжку даже через 10 или 20 лет. Журналы учета этих книжек хранятся 50–75 лет.
Соблюдение этих правил — залог отсутствия проблем с проверяющими органами и бывшими сотрудниками в будущем.