Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, подтверждающий трудовую деятельность работника. Несмотря на то, что генеральный директор (ГД) является высшим руководителем организации, его трудовая книжка подчиняется тем же правилам ведения, хранения и выдачи, что и у любого другого сотрудника. Ниже подробно рассмотрим, кто именно отвечает за хранение трудовой книжки генерального директора, какие нюансы возникают в случае единственного учредителя и какие требования предъявляет законодательство.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – устанавливает порядок ведения, хранения, выдачи дубликатов и учёт трудовых книжек.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от № 69 – детализирует порядок внесения записей.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – регулирует вопросы хранения трудовых книжек и предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «О бухгалтерском учёте, финансовой отчётности и аудите» – в части хранения первичных документов (в т.ч. трудовых книжек) применимо к кадровой службе.
Согласно пункту 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка хранится у работодателя (организации или индивидуального предпринимателя), который осуществляет кадровый учёт. Исключение сделано только для случаев, когда работодателем является физическое лицо, не ведущее кадровый учёт (ст. 66 ТК РФ).
Кто именно отвечает за хранение трудовой книжки генерального директора?
Кадровая служба (отдел кадров) организации
В большинстве компаний функции по ведению и хранению трудовых книжек возлагаются на отдел кадров либо на уполномоченное лицо (например, специалист по кадрам, начальник отдела кадров). Это следует из:
- Пункта 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек – «ответственный за работу с трудовыми книжками» назначается приказом руководителя.
- Типовой должностной инструкции специалиста по кадрам, где указано: «обеспечение хранения трудовых книжек работников организации».
Таким образом, если в организации существует кадровая служба, именно она хранит трудовую книжку генерального директора.
Руководитель организации (если нет кадровой службы)
В небольших компаниях, где отсутствует отдел кадров, обязанность по хранению трудовой книжки может быть возложена непосредственно на руководителя организации (например, на самого генерального директора или на его заместителя по административным вопросам). В этом случае:
- Приказом руководителя назначается ответственное лицо (часто – бухгалтер или юрист).
- Трудовая книжка хранится в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивающем защиту от утраты, повреждения и несанкционированного доступа.
Единственный учредитель и работник (гендиректор‑учредитель)
Особый случай возникает, когда генеральный директор является одновременно единственным учредителем и единственным работником организации. Здесь возможны два варианта:
- Хранение у работодателя (организации) – несмотря на то, что директор и учредитель совпадают, юридически организация остаётся отдельным субъектом. Трудовая книжка хранится в организации (в сейфе, у бухгалтера и т.д.).
- Хранение у самого директора – допустимо только если организация не ведёт кадровый учёт (например, является индивидуальным предпринимателем без сотрудников). В этом случае трудовая книжка может находиться у директора, но он обязан обеспечить её сохранность и предоставить по требованию государственных органов.
На практике большинство экспертов рекомендуют хранить трудовую книжку даже у единственного учредителя в организации, чтобы избежать споров при проверках трудовой инспекции.
Особенности хранения электронных трудовых книжек
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для генерального директора правила такие же:
- ЭТК хранится в личном кабинете на портале «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность».
- Работодатель (организация) отвечает за timely внесение записей в ЭТК и за обеспечение доступа сотрудника к своей книжке.
- При увольнении генерального директора работодатель делает запись об увольнении в ЭТК, после чего сотрудник может самостоятельно скачать выписку.
Если организация предпочитает вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, бумажный экземпляр также хранится у работодателя.
Ответственность за нарушение порядка хранения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность:
- Статья 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц; от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.
- При повторном нарушении – увеличение штрафа и возможная дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.
Поэтому важно четко фиксировать в локальных нормативных актах (приказе, положении о кадровой службе) кто именно отвечает за хранение трудовой книжки генерального директора.
Практические рекомендации для компаний
- Назначить ответственное лицо – издать приказ о назначении специалиста по кадрам (или бухгалтера) ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, включая трудовую книжку генерального директора.
- Обеспечить условия хранения – использовать огнестойкий сейф или металлический шкаф с ограниченным доступом; вести журнал выдачи/приёма трудовых книжек.
- Регулярно проводить инвентаризацию – не реже одного раза в год проверять наличие и состояние всех трудовых книжек.
- Документировать процедуру увольнения – при увольнении генерального директора оформить приказ, внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) и выдать справку о стазе работы.
- Обучить персонал – провести инструктаж для сотрудников кадровой службы по правилам заполнения и хранения трудовых книжек, включая особенности для руководителей.
Трудовая книжка генерального директора хранится у работодателя – в большинстве случаев это отдел кадров или иное уполномоченное лицо организации. Исключение составляют ситуации, когда работодателем является физическое лицо, не ведущее кадровый учёт, либо когда организация сознательно перекладывает хранение на самого директора (что допустимо только при отсутствии кадрового учёта и при условии обеспечения сохранности документа).
Соблюдение требований законодательства по хранению трудовых книжек не только защищает организацию от административных штрафов, но и обеспечивает прозрачность трудовых отношений руководителя с компанией, что особенно важно при последующем трудоустройстве, получении пенсии или подтверждении стажа.