С 1 января 2023 года в Российской Федерации действует новая форма трудовой книжки и вкладыша к ней, утверждённая Приказом Минтруда России № 320н от . Этот документ установил не только обновлённый внешний вид, но и чёткие правила их ведения, хранения и учёта. В условиях развития электронных трудовых книжок (ЭТК) вопрос физического хранения бумажных документов остаётся критически важным для работодателей.
Кто и что обязан хранить?
Основное правило остаётся неизменным: работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) несёт полную ответственность за сохранность трудовых книжек, выданных его работникам. Это касается как классических бумажных книжек, так и вкладышей к ним.
Хранение бумажных трудовых книжек и вкладышей
Все полученные от работников (при приёме на работу) или выданные им (при увольнении) бумажные трудовые книжки и вкладыши подлежат системному хранению. Работодатель должен обеспечить:
- Организацию специального помещения (шкаф, сейф, архивная комната) с ограничением доступа.
- Защиту от повреждений (влаги, огня, пыли, механических воздействий).
- Систематизацию (например, в алфавитном порядке по фамилиям работников или по номерам книжек).
- Контроль за сроками хранения. Трудовая книжка после увольнения работника хранится у работодателя бессрочно (если это основная книжка) или в соответствии с установленными сроками для вкладышей и дубликатов.
Особенности хранения при использовании электронных трудовых книжек (ЭТК)
Даже если работодатель и работник выбрали ведение ЭТК, обязательность создания и ведения бумажного учёта не отменяется. Как разъяснил Роструд и Минтруд, необходимо вести:
- Книгу учёта движения трудовых книжек (на бумажном носителе).
- Книгу учёта бланков трудовой книжки (на бумажном носителе).
В этих книгах фиксируются все операции с бумажными носителями: получение бланков, их списание, выдача книжек/вкладышей работникам, их возврат при увольнении, уничтожение по истечении сроков хранения и т.д.
Практический пример: организация учёта и хранения
Рассмотрим условный пример работы отдела кадров ООО «Пример» с 50 сотрудниками, часть из которых имеет бумажные книжки, часть, ЭТК.
Шаг 1: Создание системы документов для учёта
Заводится два объёмных журнала (или электронная таблица с обязательным распечатыванием и подписанием для юридической значимости):
- Журнал №1 «Учёт движения трудовых книжек и вкладышей».
- Журнал №2 «Учёт бланков трудовой книжки».
Шаг 2: Пример записи в «Книге учёта движения»
Каждая операция фиксируется. Формат записи может быть следующим:
№ п/п | Дата операции | ФИО работника | Номер книжки/вкладыша | Вид операции (выдача, возврат, списание) | Подпись ответственного | Примечание -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 | | Иванов А.П. | ТК № 123456 | Выдача при приёме на работу | Петрова С.И. | Новая книжка 2 | | Сидорова М.К.| Вкладыш № 789012 | Возврат при увольнении | Петрова С.И. | Передано в архив
Шаг 3: Пример записи в «Книге учёта бланков»
Учёт ведётся по номерам бланков (серия и номер).
№ п/п | Серия и номер бланка | Дата получения от поставщика | Количество | Дата списания (выдачи/уничтожения) | Подпись | Примечание -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 | 78 № 000001-000100 | | 100 шт. | ― | Крылов В.В. | Начало периода 2 | 78 № 000001 | | 1 шт. | (выдана Иванову А.П.) | Петрова С.И.| См. Книга движения №1, п.1
Шаг 4: Физическое размещение
После возврата трудовой книжки от уволенного сотрудника она помещается в архивный ящик/папку с ярлыком «Трудовые книжки, уволенные в 2026 году». Вкладыши, срок хранения которых истёк (например, при замене основной книжки), уничтожаются по акту с участием комиссии.
Ключевые нормативные ссылки для 2026 года
- Приказ Минтруда России № 320н от — утверждает формы ТК, вкладыша, правила ведения и хранения.
- Письмо Минтруда России (например, от № 14-1/ООГ-2244) — прямо указывает на необходимость ведения бумажных книг учёта даже при наличии ЭТК.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 81), определяет обязанности работодателя по выдаче, внесению записей и хранению документов.
Важные уточнения и частые вопросы
Можно ли передать хранение трудовых книжек на сторону?
Как пояснил Роструд, законодательство не запрещает передавать полномочия по хранению и учёту трудовых книжек иному лицу (например, в рамках договора об оказании кадровых услуг или бухгалтерского обслуживания). Однако ответственность за правильность и сохранность остаётся на работодателе. Необходимо прописать это в договоре и контролировать процесс.
Что делать с электронными книжками?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это запись в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Труд». Работодатель не хранит её физически, но обязан:
- Направить в ЕГИС «Труд» сведения о приёме, увольнении, изменениях.
- По запросу работника выдать him распечатку с электронной трудовой книжкой на бумажном носителе (это не замена основной книжке, а выписка).
- Вести бумажный учёт факта ведения ЭТК по каждому работнику (можно в тех же книгах учёта движения, указав «ЭТК» вместо номера книжки).
Таким образом, пример хранения трудовых книжек в 2026 году строится на двух китах:
- Физическое хранение бумажных носителей (основных книжек, вкладышей, бланков) в защищённом месте с ведением строгого журнального учёта.
- Бумажный учёт всех операций с трудовыми книжками (даже если они электронные) в специальных книгах, что является безусловным требованием законодательства.
Нарушение правил хранения и учёта может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому организация прозрачной, документированной системы является не просто формальностью, а важнейшей частью кадрового делопроизводства.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо обращаться к актуальным редакциям нормативных правовых актов и получать консультацию у юриста.