Обновлено: 22 мая 2026 года

Нормативная база и основные понятия

Вопросы, связанные с ведением и хранением трудовых книжек, регулируются следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года, основной документ, регламентирующий правила ведения и хранения трудовых книжек
• Приказ Минтруда России №320н от 19 мая 2021 года — определяет форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте России №63748)
• Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года — об архивном деле в Российской Федерации

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Она содержит:

• Сведения о работнике
• Записи о выполняемой работе
• Сведения о награждениях и поощрениях
• Основания для увольнения

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек возлагается на уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя․

Требования к ответственному лицу:

1. Должно быть назначено приказом руководителя организации
2. Должно быть ознакомлено с нормативными документами
3. Должно иметь доступ к сейфу или специальному хранилищу
4. Должно вести учет всех трудовых книжек и заявлений

Где хранятся трудовые книжки и заявления о ведении?

Согласно действующему законодательству:

Места хранения:

• Основное место хранения: сейф или металлический шкаф в кабинете ответственного лица
• Дополнительные требования:
  • Сейф должен быть закреплен к полу или стене
  • Ключи от сейфа должны храниться у ответственного лица
  • Дубликаты ключей должны храниться у руководителя организации
• Электронные трудовые книжки: сведения хранятся в системе государственного учета страхового стажа, ведение журнала учета не требуется

Что хранится вместе с трудовыми книжками?

В одном месте с трудовыми книжками хранятся:

• Заявления работников о ведении трудовых книжек
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
• Приказы о назначении ответственного лица
• Акты на списание испорченных бланков

Как оформляется хранение заявлений о ведении трудовых книжек?

Порядок оформления:

1. Получение заявления: работник подает заявление о ведении трудовой книжки при приеме на работу
2. Регистрация: заявление регистрируется в книге учета движения трудовых книжек
3. Хранение: заявление хранится вместе с трудовой книжкой работника
4. Выдача: при увольнении работник получает трудовую книжку с приложенными заявлениями

Форма книги учета:

Книга учета движения трудовых книжек должна содержать следующие графы:

• Номер по порядку
• ФИО работника
• Дата приема на работу
• Номер и серия трудовой книжки
• Дата выдачи
• Подпись получателя
• Примечания

Сроки хранения и архивирование

Сроки хранения:

• Трудовые книжки уволенных работников: хранятся в организации не менее 50 лет (п․ 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)
• Невостребованные трудовые книжки: хранятся не менее 50 лет с момента внесения последней записи
• Заявления о ведении: хранятся вместе с трудовыми книжками в течение всего срока хранения

Архивирование:

По истечении сроков хранения в организации:

• Трудовые книжки передаются в архив организации
• Создается опись передаваемых документов
• Оформляется акт приема-передачи

Особенности хранения в 2026 году

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․

Что изменилось:

• Новые работники: с 2021 года трудовые книжки для них оформляются только в электронном виде
• Действующие работники: могут выбрать формат (бумажный или электронный)
• Заявления: при выборе электронного формата заявление о ведении хранится в системе государственного учета

Ответственность за нарушение правил хранения

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность: по ст․ 5․27 КоАП РФ
• Материальную ответственность: за утрату или порчу трудовой книжки
• Уголовную ответственность: в случае умышленной порчи или уничтожения документов (ст․ 325 УК РФ)

Размеры штрафов:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей

Практические рекомендации для работодателей

Что нужно сделать:

1. Назначить ответственное лицо: издать приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек
2. Организовать рабочее место: оборудовать сейф для хранения документов
3. Вести книгу учета: оформить книгу движения трудовых книжек
4. Проводить инструктажи: регулярно информировать ответственное лицо о изменениях в законодательстве
5. Соблюдать сроки: своевременно передавать документы в архив

Чего делать нельзя:

• Хранить трудовые книжки в открытых шкафах или на столах
• Допускать к хранению документов посторонних лиц
• Уничтожать трудовые книжки без оформления соответствующих актов
• Хранить бланки трудовых книжек без надлежащего учета

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?

Ответ: Нет, трудовые книжки должны храниться в бумажном виде․ Электронные трудовые книжки ведутся в системе государственного учета․

Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Необходимо:

1. Провести служебное расследование
2. Оформить дубликат трудовой книжки
3. Внести соответствующую запись в книгу учета
4. Уведомить работника

Вопрос 3: Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику?

Ответ: Да, но только на время (например, для предъявления в военкомат)․ После этого она должна быть возвращена в организацию․

Правильное хранение заявлений о ведении трудовых книжек, это не только требование закона, но и залог сохранности важных документов, подтверждающих трудовой стаж работников․

Соблюдение всех правил ведения и хранения трудовых книжек поможет избежать:

• Штрафных санкций со стороны контролирующих органов
• Материальной ответственности перед работниками
• Проблем при проверках трудовой инспекции

Рекомендация: регулярно проверяйте соответствие вашей практики хранения трудовых книжек действующему законодательству, особенно в свете последних изменений, связанных с переходом на электронные трудовые книжки․

Последняя редакция: 22 мая 2026 года