Вопрос о том‚ где и как следует хранить оригиналы трудовых книжек сотрудников‚ часто возникает у работодателей разных форм собственности – от крупных компаний до индивидуальных предпринимателей. Ниже подробно рассмотрены нормативные акты‚ практические рекомендации и типичные ошибки‚ связанные с хранением трудовых книжек в личных делах.
Нормативно-правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67. Работодатель обязан вести трудовые книжки работников‚ а также обеспечивать их сохранность.
- Постановление Правительства РФ от № 763 «Об организации и ведении личных дел работников» (в дальнейшем – ПП 763). В нём не прописан конкретный порядок хранения трудовых книжек‚ однако указывается‚ что личное дело должно содержать только документы‚ необходимые для выполнения трудовых обязанностей.
- Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек». Пункт 45 данного Приказа гласит‚ что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»; Трудовая книжка содержит персональные данные работника‚ поэтому её хранение подпадает под требования по защите персональных данных.
- Архивное законодательство РФ. По срокам хранения документов‚ связанных с трудовой деятельностью‚ действует правило: документы сохраняются столько‚ сколько предписано Трудовым кодексом‚ Налоговым кодексом и архивным законодательством (обычно 5‑10 лет после увольнения‚ а в случае судебных споров – до их завершения).
Что считается «личным делом»?
Личное дело – это совокупность документов‚ которые находятся в едином архивном или полуграмотном комплекте и относятся к конкретному работнику. В него обычно включаются:
- Трудовой договор и его дополнения;
- Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- Справки‚ аттестационные листы‚ результаты медосмотров;
- Копии документов‚ удостоверяющих личность (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН) – при наличии согласия работника.
Однако оригиналы трудовых книжек в личном деле хранить запрещено. Это требование вытекает из особенностей трудовой книжки как документа строгой отчётности и из требований по защите персональных данных.
Почему оригиналы трудовых книжек нельзя помещать в личное дело?
- Трудовая книжка – документ строгой отчётности. По пункту 45 Приказа Минтруда № 322н она должна храниться в отдельном месте‚ где гарантируется её сохранность и возможность быстрого доступа при проверках.
- Требования к условиям хранения. Трудовые книжки и их вкладыши должны храниться в несгораемом‚ опечатанном‚ запираемом шкафе или сейфе. При этом помещение должно соответствовать санитарным и пожарным нормам (решётки на окнах‚ система видеонаблюдения и т.д.).
- Персональные данные. Трудовая книжка содержит сведения о стаже‚ заработке‚ профессиональных достижениях. Их хранение без согласия работника нарушает закон о персональных данных.
- Упрощённый доступ для проверяющих. При проверке инспекций Трудовая инспекция требует предъявить оригиналы трудовых книжек отдельно от личных дел.
Как правильно хранить трудовые книжки?
Организационные меры
- Создать отдельный реестр трудовых книжек (электронный или бумажный) с указанием ФИО работника‚ номера книжки‚ даты получения и возврата.
- Назначить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (обычно – кадровик или специалист по персоналу).
- Разработать внутренний нормативный акт (ЛНА – локальные нормативные акты)‚ где прописаны правила хранения‚ доступа и выдачи трудовых книжек.
Технические требования к помещению
- Помещение должно быть несгораемым (огнеупорные стенки‚ потолок‚ пол).
- Шкаф/сейф – запираемый‚ опечатанный‚ металлический. При желании можно использовать сейфы класса «С2» или выше.
- Контроль доступа – только уполномоченные лица (карточки доступа‚ журнал выдачи).
- Условия микроклимата: температура 18‑22 °C‚ влажность 45‑55 % (чтобы избежать порчи бумаги).
Порядок выдачи и возврата
- При приёме на работу работнику вручается пустая трудовая книжка. Работодатель вносит запись о приёме.
- При увольнении работнику выдают оригинал книжки с заверенными записями. Книжка должна быть возвращена работодателю только в случае‚ если работник согласен её оставить (например‚ при переходе в другую организацию‚ где требуется сохранение стажа).
- Если работник утерял книжку‚ работодатель обязан оформить дубликат и хранить его в соответствии с теми же требованиями.
Можно ли хранить копии трудовых книжек в личных делах?
Согласно рекомендациям Роструда и КонсультантПлюс‚ копии трудовых книжек могут храниться в личном деле только при условии:
- Наличие письменного согласия работника на обработку и хранение его персональных данных;
- Копии должны быть неполными – без записей о заработной плате и стаже (если это не требуется для текущей деятельности организации);
- Хранение копий должно осуществляться в том же безопасном месте‚ что и остальные персональные документы.
Тем не менее‚ большинство экспертов советуют хранить только оригиналы трудовых книжек отдельно‚ а копии – в архиве‚ если они действительно нужны.
Что делать с трудовыми книжками у уволенных сотрудников?
- После увольнения оригинальная книжка передаётся работнику.
- Если работник не забирает книжку (например‚ в случае смерти)‚ её копию (дубликат) хранит работодатель до требования родственников (пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
- Уволенные сотрудники‚ чьи личные дела закрыты‚ переводятся в архив в соответствии с нормативами архивного законодательства (срок хранения – минимум 5 лет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли хранить трудовую книжку в обычном офисном шкафу?
Нет. Требуется несгораемый‚ опечатанный‚ запираемый шкаф или сейф. Обычный офисный шкаф не отвечает требованиям пожарной безопасности и защиты персональных данных.
А если у меня небольшая ИП‚ могу ли я хранить книжки в личном кабинете?
Да‚ но только при условии‚ что кабинет соответствует требованиям (несгораемость‚ ограниченный доступ). Кроме того‚ необходимо оформить письменное согласие работников.
Нужно ли вести отдельный реестр трудовых книжек?
Обязательно. Реестр помогает контролировать наличие‚ состояние и местонахождение каждой книжки‚ а также упрощает подготовку к проверкам.
Можно ли использовать электронные копии трудовых книжек?
Электронные копии могут использоваться только в качестве вспомогательного инструмента (например‚ для внутреннего учета). Оригинал в бумажном виде обязан храниться отдельно.
- Оригиналы трудовых книжек не допускаются к хранению в личных делах. Они должны находиться в отдельном‚ специально оборудованном месте.
- Копии могут храниться в личных делах только при наличии согласия работника и при условии‚ что в копиях не содержатся конфиденциальные сведения о заработке и стаже.
- Для обеспечения законности хранения необходимо:
- Разработать и утвердить внутренний нормативный акт;
- Назначить ответственного за хранение трудовых книжек;
- Обеспечить соответствие помещения требованиям пожарной и архивной безопасности;
- Вести реестр и журнал выдачи/возврата книжек.
- Нарушение требований может привести к административной ответственности‚ штрафам и претензиям со стороны работников.
Соблюдая перечисленные правила‚ вы гарантируете сохранность важного документа‚ защищаете персональные данные сотрудников и избегаете проблем при проверках государственных органов.
Дата актуализации: . Информация взята из официальных источников: Трудовой кодекс РФ‚ Приказ Минтруда № 322н‚ ПП 763‚ Федеральный закон «О персональных данных»‚ а также комментарии экспертов КонсультантПлюс и Роструда.