Вопрос хранения трудовых книжек остается одним из самых важных для работодателей и сотрудников. С учетом завершения переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК) к 1 января 2026 года, правила учета и хранения документов претерпели значительные изменения. В этой статье мы подробно разберем, где и как должны храниться данные о трудовом стаже в современных условиях.

Основное правило хранения

Главный принцип, который необходимо помнить: трудовые книжки работников подлежат хранению у работодателя. Именно организация, с которой у сотрудника заключен трудовой договор, несет ответственность за сохранность этого документа строгой отчетности.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина. Поэтому работодатель обязан обеспечить надлежащие условия хранения, исключающие утрату, порчу или несанкционированный доступ к данным.

Изменения с 1 января 2026 года

На текущую дату (22 мая 2026 года) в России официально завершен переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает следующее:

• Для работников, выбравших электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажный оригинал на руки не выдается и у работодателя не хранится (за исключением случаев, когда сотрудник подал заявление о ведении бумажной версии до окончания переходного периода и сохранил это право).
• Вся информация о стаже, переводах и увольнениях передается работодателем в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
• Сотрудники могут в любой момент проверить актуальность сведений через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.

Хранение бумажных трудовых книжек

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще находятся в обороте у определенной категории граждан (тех, кто не подал заявление о переходе на ЭТК в установленный законом срок, или при восстановлении утраченных данных). В этом случае действуют строгие правила:

1. Место хранения: Бумажные трудовые книжки хранятся в организации работодателя как документы строгой отчетности.
2. Ответственное лицо: Обычно за хранение и ведение отвечает специалист отдела кадров или бухгалтерии, назначенный приказом руководителя.
3. Безопасность: Документы должны храниться в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих сохранность от огня и кражи.
4. Выдача на руки: Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику только в день увольнения. В период работы документ на руки не выдается (за исключением случаев оформления пенсии по старости, когда оригинал может потребоваться в ПФР/СФР, но чаще всего достаточно выписки).

Новая форма трудовой книжки

Важно отметить, что с 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда № 320н). Если работодатель до сих пор использует бланки старого образца, они действительны до их полного израсходования, но новые записи вносятся только в бланки нового образца. Это также касается правил их учета и хранения.

Права работника и контроль данных

Электронный формат значительно упростил контроль за честностью работодателей. Теперь каждый россиянин может:

• Проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России.
• Убедиться в правильности записей о стаже и должностях.
• Своевременно выявить ошибки илиующие периоды.

Региональная статистика (например, данные по Самарской области и Республике Коми) показывает, что большинство жителей уже выбрали электронный формат, что обеспечивает более безопасное и долговечное хранение информации о стаже в государственных базах данных.

Что делать при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде).
2. Выдать бумажную трудовую книжку работнику в день увольнения под роспись.
3. Передать сведения об увольнении в СФР (для ЭТК).

Если бумажная книжка не была получена сотрудником в день увольнения, работодатель обязан хранить ее у себя до момента востребования или передачи в архив по истечении сроков хранения невостребованных документов.

Таким образом, в 2026 году ответственность за хранение бумажных трудовых книжек по-прежнему лежит на работодателе, однако основной массив данных о трудовом стаже граждан теперь надежно хранится в цифровом реестре Социального фонда России, что минимизирует риски потери документов и упрощает жизнь как сотрудникам, так и работодателям.