Вопрос хранения трудовых книжек является одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Ошибки в этом процессе могут привести к административным штрафам для работодателя или создать серьезные проблемы для работника при подтверждении стажа. В данной статье мы подробно разберем, где должен находиться документ после расторжения трудового договора и каковы правила его хранения.
Основное правило: выдача документа
Согласно трудовому законодательству, трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний день работы (день увольнения). В этот же день сотрудник получает полный расчет; Факт получения документа фиксируется подписью работника в двух местах:
- в личной карточке работника;
- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Что происходит, если работник не забрал трудовую книжку?
На практике часто случаются ситуации, когда сотрудник увольняется, но не забирает свой документ лично. В таком случае трудовая книжка считается невостребованной. Она не может быть выброшена или передана третьим лицам без законных оснований.
Этапы хранения невостребованных документов:
- Первичный этап (Отдел кадров): Сначала невостребованная трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия отдельно от книжек действующих сотрудников.
- Срок хранения в кадрах: Согласно ряду норм, первичный срок хранения в отделе кадров может составлять до двух лет.
- Передача в архив: По истечении установленного срока (или при накоплении определенного объема документов) невостребованные трудовые книжки передаются в архив организации.
- Долгосрочное хранение: В архиве документы хранятся в течение 50 лет. По истечении этого срока они могут быть уничтожены с составлением соответствующего акта.
Требования к условиям хранения
Поскольку трудовая книжка является документом строгой отчетности, к месту ее нахождения предъявляются жесткие требования. Независимо от того, принадлежит ли она действующему сотруднику или уволенному, она должна находиться в безопасности.
Допустимые места хранения:
- Сейф: Оптимальный вариант для обеспечения сохранности.
- Запирающийся шкаф: Должен быть надежно заперт, доступ к нему должен быть только у уполномоченных лиц.
- Специальное помещение: Помещение, которое позволяет обеспечить сохранность документов от кражи, пожара или порчи.
Важно помнить, что ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России введен электронный аналог трудовых книжек. Однако это не отменило действие бумажных документов. Если работник решил оставить бумажную книжку, все вышеописанные правила хранения продолжают действовать.
Если же работник полностью перешел на ЭТК, сведения о его стаже хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР), и физический документ в организации может отсутствовать.
Резюме для работника и работодателя
Для работника:
Если вы уволились и забыли забрать трудовую книжку, она хранится у бывшего работодателя до востребования. Вы имеете право обратиться в организацию и потребовать документ в любое время. В случае смерти работника книжку могут получить его ближайшие родственники.
Для работодателя:
Невостребованная трудовая книжка — это ответственность компании. Обеспечьте ее хранение в сейфе, фиксируйте все перемещения в книге учета и своевременно передавайте документы в архив, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов.