Трудовая книжка — это главный документ о профессиональном стаже и деятельности работника. С 2023 года в России введены трудовые книжки нового образца, а также продолжает функционировать система электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы: где именно должны храниться новые бланки, какие требования предъявляются к помещениям и чем отличается хранение бумажных и цифровых вариантов? В этой статье мы подробно разберем все аспекты хранения трудовых книжек на 2026 год.
Где хранится электронная трудовая книжка (ЭТК)?
С введением электронных трудовых книжек концепция хранения кардинально изменилась. Если бумажная версия традиционно отдается на хранение работодателю, то с цифровой все иначе:
- ЭТК — это набор информации, который поступает от всех работодателей сотрудника, собирается и хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР) (до 2023 года эту функцию выполнял Пенсионный фонд).
- Таким образом, цифровая трудовая книжка находится на защищенных серверах СФР.
- На руки сотрудник может получить только выписку из своей электронной трудовой книжки.
Где хранятся бумажные трудовые книжки и новые бланки?
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки остаются актуальными. С 1 января 2023 года применяются бланки нового образца, однако ранее выданные книжки прежнего образца обмену не подлежат и остаются действующими без ограничения срока.
Хранение заполненных трудовых книжек сотрудников
Согласно действующему законодательству (в частности, Приказу Минтруда от № 320н и Приказу Минфина от № 55н), заполненные трудовые книжки работников хранятся у работодателя (в организации или у индивидуального предпринимателя).
Если сотрудник работает в филиале компании, то его трудовая книжка также хранится по месту работы — в филиале, если иное не предусмотрено внутренним порядком ведения и хранения трудовых книжек.
Хранение новых чистых бланков
Чистые бланки трудовой книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они хранятся у работодателя и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Приобрести новые бланки работодатели могут у распространителей, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя.
Требования к хранению бумажных трудовых книжек
Один из самых частых вопросов от представителей малого бизнеса: должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно обычного металлического запираемого шкафа? Обязаны ли быть решетки на окнах и металлические двери?
Рассмотрев этот вопрос, специалисты правовых систем (включая ГАРАНТ.РУ) пришли к следующему важному выводу:
- Законодательством не установлено жестких требований о хранении трудовых книжек работников исключительно в несгораемом опечатанном сейфе.
- Также нет законодательных требований об обязательном наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлических дверей.
- Вместе с тем, работодатель обязан обеспечить сохранность этих документов. На практике для этого достаточно использовать надежный металлический запираемый шкаф или несгораемый сейф (по возможности).
Ключевые правила учета и хранения
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить сохранность документов, работодателю необходимо соблюдать следующие базовые принципы:
- Назначение ответственного лица: Приказом по организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров).
- Учет бланков: Новые (чистые) бланки и вкладыши должны учитываться в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Учет выданных книжек: Заполненные трудовые книжки, находящиеся на хранении у работодателя, а также их движение (выдача при увольнении) учитываются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Выдача по востребованию: Трудовые книжки и их дубликаты выдаются работнику или лицу, представляющему его интересы, только по востребованию и при соблюдении установленных процедур (например, при увольнении).
Резюме
- Электронные трудовые книжки хранятся удаленно — на серверах Социального фонда России (СФР).
- Бумажные трудовые книжки (как нового, так и старого образца) хранятся у работодателя. Чистые бланки учитываются как документы строгой отчетности, а заполненные — в специальных книгах учета. При этом закон не требует обязательного наличия несгораемого сейфа, решеток на окнах и бронированных дверей — достаточно надежного запирающегося шкафа и назначения ответственного лица.
Соблюдение этих простых, но важных правил позволит любой организации, независимо от ее размеров, избежать штрафов и обеспечить сохранность кадровых документов.