Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С момента введения электронных трудовых книжек (ЭТК), которые появились в России несколько лет назад, у многих работодателей и сотрудников возникли вопросы: что происходит с бумажным вариантом? Как долго он должен храниться? Разберемся во всех нюансах и правовых нормах.
Хранение трудовой книжки работающим сотрудником
Пока человек трудится в компании, его бумажная трудовая книжка (если он не отказался от ее ведения в пользу электронной) находится у работодателя. Согласно законодательству РФ:
- Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих сотрудников.
- Для учета документов используются книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовая книжка должна храниться в сейфе, несгораемом шкафу или специальном помещении, исключающем доступ посторонних лиц и порчу документа.
Хранение трудовой книжки уволенного сотрудника
При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку на руки в день прекращения трудового договора. Если же сотрудник за ней не явился, вступают в силу следующие правила:
- Работодатель должен направить уволенному сотруднику уведомление о необходимости забрать документ.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Невостребованная трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение 50 лет.
Этот длительный срок установлен архивными правилами, так как трудовая книжка является документом строгой отчетности и может понадобиться человеку для подтверждения стажа при выходе на пенсию.
Что делать, если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку?
Как уже упоминалось, электронная трудовая книжка (ЭТК) стала новым стандартом учета стажа. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК и отказался от бумажного формата:
- Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
- Документ выдается сотруднику на руки.
- С этого момента вся ответственность за хранение бумажной трудовой книжки переходит к самому работнику.
Работодатель больше не несет обязанности хранить этот документ, так как дальнейший стаж формируется в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
Хранение трудовых книжек ликвидированной организации
Часто возникают сложности, если компания прекратила свое существование. В таком случае сроки и место хранения зависят от причин ликвидации:
Официальная ликвидация (по решению учредителей или суда)
При добровольной или принудительной ликвидации компании создается ликвидационная комиссия. Все невостребованные сотрудниками трудовые книжки должны быть переданы в государственный архив. В архиве документы будут храниться в течение тех же 50 лет, и бывшие сотрудники смогут запросить их для подтверждения стажа.
Исключение из ЕГРЮЛ как недействующего юрлица
Если компания была исключена из реестра как недействующая (брошенная), ликвидационной комиссии нет, и передать документы в архив некому. В этом случае:
- Трудовые книжки фактически теряются.
- Для подтверждения стажа бывшему сотруднику придется обращаться в СФР за выпиской из электронной базы (если период работы был после 2002 года) или искать косвенные доказательства стажа (справки от контрагентов, выписки из банков о зарплате, показания свидетелей).
Ответственность работодателя за нарушение сроков хранения
Утрата, порча или несоблюдение сроков хранения трудовых книжек — это серьезное нарушение:
- Административная ответственность: Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Материальная ответственность: Если работодатель потерял трудовую книжку, он обязан возместить работнику ущерб, вызванный невозможностью трудоустройства, а также оформить дубликат документа за свой счет.
Резюме
- Работающий сотрудник: трудовая книжка храниться у работодателя в сейфе до момента увольнения.
- Невостребованная при увольнении: хранится у работодателя 50 лет.
- При переходе на ЭТК: бумажный вариант выдается на руки, хранит его сам гражданин бессрочно.
- При ликвидации компании: документы передаются в государственный архив на 50 лет.
Бережное отношение к этому документу и соблюдение сроков хранения — залог того, что пенсионный стаж будет подтвержден без проблем, а работодатель избежит серьезных штрафов.