В 2026 году вопрос хранения трудовых книжек остается актуальным для каждого работодателя, несмотря на активный переход к цифровому формат․ Сочетание бумажных документов (для тех, кто сохранил право на их ведение) и электронных записей требует четкого понимания законодательных норм․ Где именно должны лежать бланки, нужны ли сейфы с кодовыми замками и как обстоят дела с электронными данными в системе Социального фонда России (СФР)? Разберем все детали;
Бумажные трудовые книжки: место хранения у работодателя
Несмотря на то, что с 1 января 2023 года введены бланки нового образца (утвержденные приказом Минтруда), бумажные трудовые книжки продолжают существовать для работников, сделавших соответствующий выбор, и для ведения записей о стаже до 2020 года включительно․
Согласно действующему законодательству и разъяснениям государственных органов, трудовые книжки работников, а также бланки строгой отчетности должны храниться у работодателя․ Однако конкретика места хранения часто вызывает вопросы у бухгалтеров и кадровиков․
Требования к условиям хранения
Законодательство устанавливает общие требования к сохранности документов, но не диктует излишне строгие технические условия․ Основные правила гласят:
- Тип хранилища: Трудовые книжки должны помещаться в сейфы, металлические шкафы или специальные помещения․ Это необходимо для обеспечения их сохранности и защиты от хищения, пожара или порчи․
- Отсутствие избыточных требований: Важно отметить, что законодательством не установлено обязательных требований о хранении трудовых книжек именно в несгораемом опечатанном сейфе․ Также не требуется наличие решеток на окнах или усиленных металлических дверей в помещении, где находится шкаф с документами, если иное не предусмотрено внутренними правилами безопасности конкретной организации или отраслевыми нормативами․
- Доступ: Доступ к месту хранения должен быть ограничен․ Ключи или коды доступа должны находиться только у лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии), и руководителя организации․
Таким образом, для малого и среднего бизнеса достаточно надежного металлического запираемого шкафа, расположенного в закрытом офисе или помещении, куда ограничен доступ посторонних лиц․
Особенности хранения в филиалах организации
Если у компании есть обособленные подразделения или филиалы, возникает вопрос: где хранить книжки сотрудников, работающих удаленно от головного офиса?
Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, вопрос решается следующим образом:
- Трудовые книжки могут храниться непосредственно в филиале, если там организован учет кадров и есть ответственное лицо, на которое приказом возложены эти функции․
- В этом случае в филиале должен быть организован тот же режим хранения (металлический шкаф/сейф), что и в головном офисе․
- Если в филиале нет возможности обеспечить надлежащее хранение, документы могут передаваться в головное подразделение, однако это должно быть удобно для внесения записей при увольнении или переводе сотрудника․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): где хранятся данные?
Ситуация с электронными трудовыми книжками кардинально отличается от бумажного документооборота․ С 1 января 2021 года для всех новых работников и тех, кто отказался от бумажного варианта, основным форматом стал цифровой․
Где физически находится ЭТК?
Информация о трудовой деятельности, стаже, должностях и приказах хранится в единой информационной системе Социального фонда России (СФР) (ранее эти функции выполнял Пенсионный фонд РФ)․
- У работодателя: Бумажного экземпляра на руках у работодателя нет․ Работодатель лишь передает сведения в систему СФР․
- У сотрудника: Сотрудник не получает на руки «цифровую книжку» как файл․ Он может получить только выписку (справку) о трудовой деятельности в электронном виде (через Госуслуги) или на бумажном носителе (через работодателя или клиентскую службу СФР)․
- Серверы: Фактическим «хранилищем» являются защищенные сервера государственной информационной системы․
Хранение бланков строгой отчетности
Отдельного внимания требуют неиспользованные бланки трудовых книжек и вкладышей․ Поскольку они являются документами строгой отчетности:
- Они должны храниться у работодателя в условиях, исключающих доступ посторонних лиц․
- Выдача бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, производится по мере необходимости и фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей․
- Несоблюдение правил хранения бланков может привести к штрафам со стороны контролирующих органов․
Резюме: Чек-лист для работодателя в 2026 году
Чтобы избежать проблем при проверках и обеспечить сохранность документов, проверьте следующие пункты:
Для бумажных книжек:
- ✅ Выделен ли металлический шкаф или сейф?
- ✅ Ограничен ли доступ в помещение, где стоит шкаф?
- ✅ Назначено ли приказом ответственное лицо?
- ✅ Ведется ли книга учета движения трудовых книжек?
Для электронных данных:
- ✅ Налажена ли своевременная передача сведений в СФР?
- ✅ Есть ли у ответственного сотрудника усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для работы в системе?
Помните: правильное хранение трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников и интересов бизнеса․ Даже если закон не требует «несгораемого сейфа», надежность хранения должна быть максимальной․