Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Минтруда, хранение и учет трудовых книжек регулируются чёткими правилами. В этой статье мы разберём, где и как правильно хранить трудовые книжки, кто за это отвечает, какие требования к условиям хранения и какие последствия могут возникнуть при несоблюдении законодательства.
Кто отвечает за хранение трудовых книжек?
Согласно приказу Минтруда от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», уполномоченным лицом, назначаемым работодателем, является:
- Кадровый специалист (директор по персоналу, руководитель отдела кадров);
- Лицо, имеющее доступ к документам, но не являющееся сотрудником, занимающимся их хранением (например, администратор офиса).
Ответственное лицо обязано:
- Обеспечить надёжное хранение трудовых книжек;
- Вести учёт их местонахождения;
- Обеспечить доступ к документам только уполномоченным сотрудникам.
Где хранить трудовые книжки?
Трудовые книжки и их дубликаты, которые не были выданы работнику при увольнении или в случае его смерти, должны храниться у работодателя до востребования. Это может быть:
- Специализированный шкаф или ящик в отделе кадров;
- Сейф с ограниченным доступом;
- Сертифицированное помещение для хранения документов (например, архив).
Внутренние регламенты организации обычно предусматривают отдельный раздел в архиве, где хранится «не востребованные» трудовые книжки. В этом случае они отделяются от книжек действующих сотрудников и находятся в отдельном ящике, защищённом от доступа посторонних.
Минимальные требования к условиям хранения
Согласно рекомендациям Минтруда, условия хранения должны обеспечивать:
- Температуру от +5 °C до +25 °C;
- Относительную влажность не более 60 %;
- Защиту от прямого солнечного света, пыли и механических повреждений;
- Наличие системы противопожарной защиты (сейф, огнеупорный шкаф).
Электронные копии и электронная трудовая книжка
С 2023 г. в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Приём и выдача ЭТК осуществляется через портал «Электронный персонал». Однако при этом трудовая книжка в бумажном виде остаётся обязательным документом, и её хранение регулируется теми же правилами.
Как долго хранить трудовые книжки?
Трудовые книжки, не востребованные работником, хранятся у работодателя до момента их востребования. Однако в случае смерти работника, их хранение может быть ограничено 2 года после даты смерти, если они находятся в отделе кадров. После этого они могут быть переданы в архив организации или уничтожены в соответствии с внутренним регламентом.
Что делать с «не востребованными» трудовыми книжками?
Если сотрудник увольняется и не требует выдачи трудовой книжки, она остаётся в организации. Внутренний аудит должен:
- Провести инвентаризацию всех «не востребованных» книжек;
- Определить их статус (потеря, кража, уничтожение);
- Обеспечить документирование всех действий с этими книгами.
В случае, если работник умирает, его ближайшие родственники могут потребовать выдачу трудовой книжки. В таком случае она должна быть передана по заявлению родственника, но только после подтверждения личности и права на документ.
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение требований к хранению трудовых книжек может повлечь за собой:
- Штрафы в размере до 20 000 ₽ за каждый день нарушения;
- Ответственность руководителя организации за нарушение трудового законодательства;
- Потерю доверия со стороны сотрудников и государственных органов.
Кроме того, в случае обнаружения недобросовестного хранения, органы контроля могут потребовать восстановление документов и компенсацию ущерба.
Практические рекомендации для работодателя
- Назначьте ответственного за хранение. Убедитесь, что он прошёл обучение по требованиям ТК.
- Создайте регламент. Внутренний документ, описывающий порядок хранения, учёта и доступа к трудовым книжкам.
- Обеспечьте надёжное место хранения. Сейф, огнеупорный шкаф или специализированный архив.
- Проведите инвентаризацию. Ежегодно проверяйте наличие и состояние всех трудовых книжек.
- Обновляйте документы. При изменении законодательства обновляйте регламент и обучайте персонал.
Трудовая книжка — неотъемлемый элемент трудовой документации. Правильное хранение обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права сотрудников и снижает риски для работодателя; Следуя рекомендациям Минтруда и внутренним регламентам, вы гарантируете надёжность и доступность трудовых книжек в любой момент.
Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам хранения, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому учёту или в региональный отдел Минтруда для получения разъяснений.