Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника. Правильное хранение этого документа регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. В статье подробно рассмотрены требования к месту, условиям и ответственным лицам, а также особенности хранения в разных ситуациях.
Правовое регулирование
Законодательство не требует хранить трудовые книжки в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу. Однако требуется обеспечить их надлежащее хранение в специально отведённом месте.
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – порядок выдачи, ведения и хранения.
- Порядок хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда от № 320н.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и другие разъяснительные материалы.
Требования к месту хранения
Работодатель обязан обеспечить:
- Отдельное помещение или часть помещения, предназначенную исключительно для хранения кадровых документов.
- Контроль доступа – доступ к книжкам имеет только уполномоченное лицо.
- Условия, не допускающие повреждения (отсутствие повышенной влажности, прямого солнечного света, огня).
Оптимальные условия хранения
- Хранение в закрытом шкафу или ящике, устойчивом к механическим повреждениям.
- Размещение в кабинете HR‑отдела или в специальном архиве организации.
- Обеспечение порядка хранения – каждая книжка должна быть размещена в отдельном конверте или папке, оформленной по алфавиту фамилий.
Ответственное лицо и порядок хранения
В соответствии с п. 42 Порядка, работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором назначает ответственного сотрудника. Этот человек осуществляет:
- Ведение и учёт трудовых книжек.
- Хранение оригиналов и дубликатов.
- Выдачу книжек работникам при приёме на работу, при увольнении или по их запросу.
Если компания работает в удалённом режиме, стороны могут договориться о хранении оригинала у сотрудника, однако в этом случае необходимо зафиксировать такие условия в трудовом договоре.
Сроки хранения
Трудовые книжки хранятся до востребования работодателя. При этом:
- После увольнения книжка остаётся в архиве организации в течение установленного срока (обычно 75 лет, но в практике часто – до 5 лет после окончания трудовых отношений, если иное не предусмотрено локальными нормами).
- В случае смерти работника книжка передаётся его наследникам или остаётся в архиве до момента обращения с запросом.
Особенности хранения при удалённой работе
Для удалённых сотрудников возможны два варианта:
- Хранение оригинала в офисе работодателя – в этом случае сотруднику предоставляется копия документа.
- Хранение у самого сотрудника – при условии, что он гарантирует сохранность документа и предоставляет его по требованию работодателя.
В любом случае в локальных нормативных актах должна быть прописана процедура обращения к книжке и ответственность сторон.
Что делать при потере или повреждении
Если трудовая книжка потеряна или повреждена, работодатель обязан:
- Сразу уведомить сотрудника о необходимости восстановления данных.
- Помочь в оформлении дубликата, используя копию или сведения из личного дела.
- При необходимости – оформить заявление о выдаче нового документа в соответствии с п. 6 Порядка.
Важно сохранять всю переписку и акты приёма‑передачи дубликата, чтобы избежать споров в будущем.
Хранение трудовых книжек – обязательный элемент работы любой организации. Главное требование – обеспечить надёжное, защищённое и упорядоченное хранение в специально отведённом месте, под контролем назначенного ответственного лица. Соблюдение этих правил позволяет не только выполнить требования законодательства, но и быстро находить нужные документы при проверках, а также защитить права работников.