Вопрос организации хранения трудовых книжек (ТК) часто вызывает путаницу у работодателей, особенно в малом бизнесе․ Какие требования предъявляет закон? Нужен ли специальный сейф или достаточно обычного шкафа? Давайте разберемся на основе актуальных нормативных актов, включая Приказ Минтруда России от № 320н и Постановление Правительства РФ от № 225․
Ключевой принцип: хранение — на ответственности работодателя
Прежде всего, важно запомнить главное: обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей полностью возлагается на работодателя (п․ 45 Правил, утвержденных Постановлением №225)․ Трудовая книжка, даже оформленная и находящаяся у работника в период его работы, юридически остается собственностью работодателя․ После увольнения, если работник не забрал ее, книжка хранится у работодателя «до востребования»․
Трудовая книжка — это не документ строгой отчетности?
Здесь возникает главная путаница․ Существует два подхода:
- Оформленная (заполненная) трудовая книжка, по мнению многих экспертов (включая ГАРАНТ․РУ), не является документом строгой отчетности․ Поэтому на нее не распространяются жесткие требования п․ 6․2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (например, хранение в несгораемом сейфе)․
- Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним — являются бланками строгой отчетности (п․ 42 Правил)․ На них действительно распространяются повышенные требования по хранению, аналогичные бухгалтерским документам․
Требования к помещению для хранения: что говорит закон?
Законодательство прямо не требует установки решеток на окна или покупки специального несгораемого сейфа для уже оформленных трудовых книжек․ Однако действует общее правило: хранение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ об архивном деле (гл․ IV Федерального закона от № 125-ФЗ)․
Что это значит на практике?
- Для заполненных трудовых книжек достаточно обычного металлического запираемого шкафа (архивного или для документов), который обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, пыли, влаги и прямых солнечных лучей․ Помещение должно быть сухим и проветриваемым․
- Для бланков трудовых книжек и вкладышей (как бланков строгой отчетности) требуется более строгое хранение․ Рекомендуется использовать запирающиеся шкафы или сейфы, которые минимизируют риски потери, кражи или порчи․ Это может быть как отдельный сейф, так и закрывающийся на ключ/код отсек в общем архивном шкафу․
Обязанность по учету: ведение журналов
Работодатель обязан вести систематический учет․ Согласно п․ 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, необходимо организовать:
- Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — ведется в приходно-расходной книге (унифицированная форма или самостоятельно разработанная, но с обязательными реквизитами)․
- Учет трудовых книжек и вкладов в них — ведется в книге учета движения трудовых книжек (журнале)․
В этих журналах фиксируются: номер книжки/бланка, ФИО работника, дата выдачи, подпись ответственного лица, дата возврата или списания (например, при утере)․
Кто отвечает?
Конкретного должностного лица закон не называет․ Ответственным за организацию хранения и ведение учета назначает сам работодатель (директор, гендиректор, ИП)․ Эту функцию можно делегировать бухгалтеру, кадровику или секретарю, но итоговая ответственность остается на руководителе․
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Может ли сотрудник хранить свою трудовую книжку дома во время работы?
Нет․ Трудовая книжка является собственностью работодателя․ Наличие ее у работника, это фактическое пользование․ Работодатель вправе требовать ее предъявления для внесения записей, а при увольнении — обязательного возврата․ Хранение у сотрудника не снимает с работодателя обязанности по ее учету и обеспечению сохранности․
Что делать с трудовыми книжками уволенных, которые не забрали?
Храните их в общем архиве с другими документами по кадровому делу․ Срок хранения — 75 лет (как и другие кадровые документы, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов)․ При запросе бывшего работника или его наследников, выдайте по акту приема-передачи․
Какие штрафы за нарушение правил хранения?
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․ При повторном нарушении — дисквалификация или более крупные штрафы․
Практические рекомендации для работодателя
- Выделите отдельное место (шкаф, сейф, архивный ящик) для хранения трудовых книжек и бланков․
- Организуйте учет: заведите и пронумеруйте приходно-расходную книгу для бланков и журнал учета движения трудовых книжек․
- Назначьте ответственного и изучите с ним Приказ Минтруда №320н и Постановление Правительства №225․
- Обеспечьте сохранность от влаги, огня (для бланков — особенно), несанкционированного доступа и повреждений․
- При увольнении строго соблюдайте процедуру выдачи трудовой книжки под расписку․ Если не выдали — книжка остается у вас, но это нарушение, за которое тоже грозит штраф․
Таким образом, требования к хранению заполненных трудовых книжек менее строги, чем к их бланкам․ Для первых достаточно защищенного запираемого шкафа, для вторых — условий, соответствующих хранению документов строгой отчетности․ Главное — системный учет и четкая организация процесса, чтобы избежать штрафов и проблем при проверках Роструда или архивной инспекции․
Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства по состоянию на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется уточнять актуальность нормативных актов в официальных источниках․