Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. Даже учредители (основатели) юридического лица‚ которые одновременно работают в организации‚ обязаны иметь трудовую книжку. Вопрос о том‚ где именно хранится эта книга и кто за неё отвечает‚ часто вызывает недоразумения. Ниже разберём ключевые моменты‚ которые помогут разобраться в правилах хранения трудовых книжек учредителей.

Правовые основания

• Согласно Приказу Минтруда РФ от N 320н и последующим нормативным актам‚ трудовая книжка является документом строгой отчетности.
• Она должна храниться у работодателя‚ а не у работника‚ за исключением случаев увольнения‚ когда работнику выдаётся книга.
• Учредители‚ как и любой другой сотрудник‚ подпадают под эти требования.

Ответственное лицо за хранение

Для правильного ведения и хранения трудовых книжек необходимо назначить ответственного за хранение. Это может быть:

1. Главный бухгалтер или его заместитель;
2. Сотрудник отдела кадров;
3. Лицо‚ имеющее соответствующую квалификацию и полномочия.

Назначение ответственного лица оформляется приказом работодателя. Для этого требуется:

• Подготовка приказа с указанием полномочий;
• Согласование с руководством организации;
• Проведение инструктажа по правилам хранения.

Где хранить трудовые книжки?

Существует несколько вариантов хранения‚ которые зависят от размера и структуры организации:

• В обособленном подразделении – для небольших предприятий‚ где книжки хранятся в специально отведённом месте.
• В специально оборудованных кладовых – для крупных компаний с более чем 1000 сотрудниками.
• В центральном офисе – если компания имеет головной офис‚ где все книги хранятся в одном месте.
• В электронном виде – в системе Социального фонда России (СФР)‚ где хранится электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная книга хранится у сотрудника‚ а цифровая – на серверах СФР.

Важно‚ чтобы место хранения было защищено от огня‚ воды‚ кражи и других угроз. Книги должны храниться в закрытых шкафах с ограниченным доступом.

Особенности хранения для учредителей

Учредители‚ как и любой другой сотрудник‚ имеют трудовую книжку. Однако в некоторых случаях их статус может требовать дополнительного внимания:

• Если учредитель одновременно является руководителем (директором) – его трудовая книжка хранится в том же месте‚ что и книжки остальных сотрудников.
• При наличии дубликатов в случае утраты или порчи – они также хранятся у работодателя.
• Учредители могут иметь дополнительные документы (например‚ личные дела)‚ которые хранятся в книге учета движения трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Ключевые моменты:

• ЭТК хранится в социальном фонде России и доступна через портал «Электронная государственная служба».
• Работодатель обязан вести электронную запись о трудовой деятельности‚ включая даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения и т.д.
• Переход на электронный формат возможен только после согласия работника. Если работник не заявляет отказ от бумажной книжки‚ можно одновременно вести оба варианта.

Как получить и оформить трудовую книжку учредителя

1. Учредитель подаёт заявление о приёме на работу (если он ещё не был официально принят).
2. Работодатель выдаёт бланк трудовой книжки и оформляет запись о приёме.
3. Книга храниться в соответствии с выбранным вариантом (бумажная – у работодателя‚ электронная – в СФР).
4. При увольнении учредителя (если это предусмотрено) книга выдаётся ему в руки.

Практические рекомендации

• Обеспечьте регулярный аудит хранилища трудовых книжек – проверяйте наличие всех книг‚ их целостность и правильность оформления.
• Ведите список движений (поступление‚ выдача‚ возврат) в отдельной книге учета движения трудовых книжек.
• Обучайте персонал‚ ответственный за хранение‚ правилам безопасности и требованиям законодательства;
• При переходе на электронный формат обязательно обновите внутренние регламенты и уведомите всех сотрудников.

Трудовая книжка учредителей хранится в организации в соответствии с общими правилами для всех сотрудников. Ключевыми моментами являются назначение ответственного лица‚ выбор безопасного места хранения и соблюдение требований законодательства. Внедрение электронного формата упрощает процесс‚ но не отменяет обязательства хранить бумажную копию до момента её выдачи работнику.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете избежать нарушений‚ обеспечить надёжность хранения и своевременное предоставление документов при необходимости.