Трудовая книжка остается главным документом о стаже и трудовой деятельности работника, выбравшего бумажную форму ведения․ С 2023 года в России введены бланки трудовых книжек нового образца, что повлекло за собой обновление правил их учета, ведения и хранения․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать хранение новых бланков трудовых книжек в 2026 году, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции․
Новые и старые бланки: можно ли использовать запасы?
Трудовые книжки нового образца официально применяются с 1 января 2023 года․ Форма бланков трудовой книжки и вкладыша, а также правила их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда от № 320н и приказом Минфина от № 55н․
У многих работодателей возник резонный вопрос: что делать с нереализованными бланками старого образца, закупленными до 2023 года? Законодательство дает однозначный ответ:
- Старые бланки (приобретенные до 2023 года) можно продолжать использовать до полного их израсходования․ Срок их действия ничем не ограничен․
- Трудовые книжки старого образца, которые уже выданы и находятся на руках у сотрудников, обменивать на новые не нужно․ Они остаются действительными․
Обязанности работодателя по обеспечению бланками
Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество чистых бланков трудовой книжки и вкладышей в них․
Это означает, что организация не имеет права отправлять сотрудника в магазин или на почту за покупкой чистого бланка․ Работодатель должен закупать их централизованно и выдавать работникам за плату (по размеру расходов на их приобретение)․
Порядок учета бланков строгой отчетности
Трудовые книжки и чистые бланки являются документами строгой отчетности․ Законодательство (п․ 40 Правил) обязывает работодателя вести строгий учет, для чего необходимо использовать две специальные книги:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․ В ней фиксируется поступление новых бланков от поставщиков и их выдача ответственным лицам (обычно в бухгалтерию или кадровику)․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В ней регистрируются принятые от сотрудников трудовые книжки при поступлении на работу и выданные при увольнении․
Требования к оформлению учетных книг
К учету книг предъявляются строгие требования․ Обе книги:
- Должны быть пронумерованы;
- Должны быть прошнурованы;
- Обязательно заверяются подписью руководителя организации;
- Скрепляются сургучной печатью или опломбированы․
Использование обычной печати организации для скрепления этих книг недостаточно — требуется именно сургучная печать или пломба, предотвращающие подделку и изъятие листов․
Правила хранения чистых бланков и заполненных трудовых книжек
Хранение новых бланков трудовых книжек требует соблюдения строгих мер безопасности, так как эти документы являются бланками строгой отчетности․
Где должны храниться бланки?
Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии организации (или в структурном подразделении, выполняющем ее функции)․ Для их размещения используются:
- Запирающиеся сейфы;
- Металлические шкафы;
- Специальные несгораемые ящики․
Доступ к месту хранения должен быть ограничен․ Выдача чистого бланка ответственному за ведение трудовых книжек лицу (кадровику) производится только по заявке, если нужно оформить работнику новую книжку или вкладыш․
Хранение заполненных трудовых книжек
Заполненные трудовые книжки действующих сотрудников хранятся у работодателя в отделе кадров также в сейфах или металлических шкафах․ При увольнении работника документ выдается ему на руки․
Однако, если за трудовой книжкой уволенного сотрудника никто не явился, работодатель обязан хранить ее до востребования․ Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации в соответствии с требованиями архивного законодательства․
Отчетность ответственных лиц
Сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, несет материальную ответственность за сохранность документов․ Для контроля за движением бланков установлен строгий регламент отчетности:
В конце каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию отчет, который содержит информацию о:
- Наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в них (остатки, приход, расход);
- Суммах, полученных от работников за оформленные трудовые книжки и вкладыши․
Электронные трудовые книжки (ЭТК): влияет ли это на хранение?
С 2021 года в России введен режим электронных трудовых книжек․ Для граждан, впервые устраивающихся на работу после 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится — их стаж ведется только в электронном виде․
Это означает, что потребность в закупке и хранении новых чистых бланков будет постепенно снижаться, так как они оформляются только тем сотрудникам, которые до 2020 года подали заявление о сохранении бумажного формата․ Тем не менее, пока в организации есть хотя бы один сотрудник с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан соблюдать все описанные выше правила хранения и учета․
Краткие выводы
Организация хранения новых бланков трудовых книжек в 2026 году требует неукоснительного соблюдения нормативных актов:
- Старые бланки можно использовать до их полного расходования․
- Всегда должен быть неснижаемый запас новых бланков․
- Бланки хранятся в сейфах/шкафах в бухгалтерии и выдаются по заявке․
- Учетные книги обязательно прошнуровываются, нумеруются и опломбируются (или скрепляются сургучной печатью)․
- Ежемесячно ответственный сотрудник сдает в бухгалтерию отчет о наличии бланков и полученных за них средствах․
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит работодателю избежать административных штрафов и обеспечить надежную сохранность документов строгой отчетности․