В современных условиях организации часто открывают свои филиалы и представительства в разных регионах страны. При этом возникает вопрос: где и как хранить трудовую книжку работников, которые работают в филиале? Ответ на этот вопрос регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом нормативных актов, касающихся документооборота и хранения персональных данных.

Правовая основа

Основным источником, определяющим порядок хранения трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ. В частности, статья 64 ТК РФ гласит, что:

• трудовая книжка оформляется при приёме на работу;
• в ней фиксируются сведения о трудовом стаже, местах работы и иных важных деталях;
• в случае изменения места работы (перевода, перехода в другой отдел, открытие филиала) трудовая книжка может быть передана в новый подразделение для дальнейшего ведения.

Кроме того, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» требует обеспечения конфиденциальности персональных данных, включая сведения, содержащиеся в трудовых книжках.

Статья 888‑891 Гражданского кодекса РФ

Эти статьи регулируют гражданско‑правовые отношения, связанные с хранением вещей и соглашениями о хранении. Хотя они не относятся напрямую к трудовым документам, они иллюстрируют подход к организации безопасного хранения важных бумаг, в т.ч. трудовых книжек, в филиальных подразделениях.

Когда и почему хранится в филиале

Хранение трудовых книжек в филиале имеет несколько практических преимуществ:

1. Упрощение кадрового документооборота – работники, находящиеся в филиале, могут быстро предоставлять свои книги в отдел кадров филиала для внесения изменений.
2. Сокращение времени на оформление – при приёме на работу в филиале книга уже находится в нужном месте, что ускоряет процесс оформления.
3. Безопасность хранения – филиалы часто располагаются в охраняемых зданиях, что снижает риск потери или порчи документа.

Порядок передачи книги в филиал

Для корректного перехода книги в филиальное подразделение необходимо выполнить следующие шаги:

• Оформление акта приёма‑передачи. При передаче книги в филиал составляется акт, в котором указываются ФИО работника, дата приёма, номер книги и подписи ответственных лиц.
• Запись в журнале учёта документов. В журнале фиксируется номер и дата поступления книги в филиал, а также срок её хранения.
• Хранение в специальном архиве. Книга помещается в закрытый ящик или архивный шкаф, доступ к которому имеют только уполномоченные сотрудники.

Как оформить запись в журнале

В журнале фиксируются такие сведения, как:

1. Номер книги (уникальный идентификатор).
2. ФИО работника, к которому книга относится.
3. Дата приёма в филиал.
4. ФИО ответственного лица, принявшего книгу.
5. Срок хранения (обычно – до окончания трудовых отношений или до момента увольнения).

Пример оформления записи:

| № | ФИО работника | Дата поступления | Ответственный | Срок хранения |
|---|---------------|------------------|----------------|--------------|
| 1 | Иванов И.И. | | Петров А.В. | До |

Что делать при увольнении работника

При увольнении сотрудника его трудовая книжка должна быть возвращена в головной офис или в центр кадрового документооборота. Порядок действий:

• Составить акт приёма‑передачи книги из филиала в головной офис.
• Обновить запись в журнале учета – изменить статус книги на «Возврат в головной офис».
• При необходимости, оформить копию записи в книге (если она была продублирована в филиале).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли хранить несколько книг в одном ящике? – Да, но каждый документ должен иметь отдельный ярлык с указанием ФИО работника.
• Как обеспечить конфиденциальность? – Книги хранятся в закрытых шкафах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники кадрового отдела.
• Можно ли оформить электронную форму трудовой книжки? – С года в России вводится переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Однако в филиалах, где ещё не внедрена электронная система, продолжают использовать бумажные формы.
• Какие сроки хранения? – По общим правилам книга хранится до окончания трудовых отношений. После увольнения её хранят в головном офисе не менее 5 лет.

Хранение трудовых книжек в филиале – это практика, позволяющая эффективно управлять кадровыми документами, ускорять оформление новых сотрудников и обеспечивать безопасность важных бумаг; Главное – соблюдать установленные нормы Трудового кодекса РФ и Федерального закона о персональных данных, а также вести тщательный учёт и оформление документации.

При правильном подходе процесс хранения и передачи трудовых книжек в филиале будет прозрачным, контролируемым и полностью соответствующим требованиям законодательства.