Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В соответствии с законодательством РФ её хранение регулируется нормативными актами, а также внутренними регламентами работодателя․ Ниже подробно рассмотрено, как организовано хранение трудовых книжек в компании X5 Retail Group, управляющей сетью магазинов «Пятерочка»․
Нормативная база
Основные положения, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовые книжки․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – устанавливает требования к форме, порядку заполнения и срокам хранения․
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – детализирует процедуры учета, выдачи и архивирования․
- Внутренние нормативные акты X5 Retail Group (Политика по работе с кадровой документацией, Инструкция по хранению трудовых книжек)․
Согласно пункту 42 указанного Постановления, трудовые книжки должны храниться в условиях, исключающих их повреждение, утрату или несанкционированный доступ․
Физическое хранение трудовых книжек в «Пятерочке»
В большинстве регионов России сотрудники «Пятерочки» получают бумажные трудовые книжки при приёме на работу․ Их дальнейшее хранение организовано следующим образом:
- Отдел кадров (HR) магазина – сразу после оформления трудовой книжки она передаётся в отдел кадров конкретного торгового объекта․ Здесь книжка находится в личном деле сотрудника вместе с другими кадровыми документами (трудовой договор, приказы о приёме/увольнении, справки)․
- Региональный архив кадровой службы – по истечении определённого срока (обычно после увольнения сотрудника) книжка передаётся в региональный архив X5 Retail Group․ Архив расположен в специализированных помещениях с контролируемым микроклиматом (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %)․
- Центральный архив головного офиса – для долгосрочного хранения (более 50 лет) некоторые документы направляются в центральный архив компании в Москве․ Здесь ведётся электронный учёт движения бумажных носителей․
Все перемещения трудовых книжек фиксируются в специальном журнале учета движения трудовых книжек (форма по Приказу Минтруда № 69)․ Журнал ведётся в бумажном виде и дублируется в электронной системе документооборота․
Электронные трудовые книжки и их хранение
С 1 января 2023 г․ в России введены трудовые книжки нового образца – электронные․ В «Пятерочке» процесс перехода на электронный формат выглядит так:
- При приёме на работу сотруднику открывается электронная трудовая книжка в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе СФР (Социальный фонд России)․
- Работодатель ежемесячно передаёт сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях через систему ЭДО (электронный документооборот) напрямую в СФР․
- Физический экземпляр трудовой книжки при этом может не выдаваться, однако сотрудник имеет право запросить бумажную копию в любое время․
- Хранение электронных данных осуществляется на защищённых серверах СФР, а резервные копии хранятся в корпоративном дата‑центре X5 Retail Group (соответствует требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»)․
Таким образом, даже при полном переходе на электронный формат компания сохраняет обязанность обеспечить доступность и сохранность данных в течение всего периода, установленного законодательством (50 лет после увольнения)․
Сроки хранения и доступ к документам
Согласно ст․ 66 ТК РФ и пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника․
- После увольнения книжка выдаётся сотруднику на руки под расписку․ Если сотрудник не забрал документ, работодатель обязан хранить её не менее 50 лет․
- Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и руководство, ответственное за кадровую работу․ Посторонние лица (включая других сотрудников без соответствующих полномочий) не могут просматривать эти документы без письменного согласия работника․
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение порядка хранения трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций)․
- Гражданско‑правовые последствия – возмещение ущерба работнику в случае утраты или повреждения документа․
- Репутационные риски для компании, особенно в условиях повышенного внимания к соблюдению трудового законодательства․
В X5 Retail Group предусмотрены внутренние проверки и аудиты, направленные на соблюдение всех требований по хранению кадровой документации․
Рекомендации для сотрудников «Пятерочки»
Если вы работаете в сети «Пятерочка» и хотите убедиться, что ваша трудовая книжка хранится правильно:
- При приёме на работу уточните у специалиста отдела кадров, где будет находиться ваша документация (магазинский HR‑отдел или региональный архив)․
- После увольнения получите трудовую книжку лично и распишитесь в журнале выдачи․
- Если вы предпочитаете электронный формат, убедитесь, что ваш работодатель регулярно передаёт сведения в СФР (можно проверить в личном кабинете на портале «Госуслуги»)․
- При возникновении вопросов о хранении обращайтесь к руководителю отдела кадров вашего региона или к службе корпоративной этики X5 Retail Group․
Трудовые книжки сотрудников сети «Пятерочка» хранятся в соответствии с требованиями трудового законодательства и внутренними регламентами компании․ Основные места хранения – отдел кадров конкретного магазина, региональный и центральный архивы X5 Retail Group, а также электронные системы Социального фонда России․ Соблюдение сроков хранения, обеспечение безопасности доступа и своевременная передача сведений в государственные органы позволяют минимизировать риски для работодателя и защитить права работников․
Если у вас остались вопросы по конкретному случаю – не стесняйтесь обращаться к службе кадров вашего магазина или к центральному отделу по работе с персоналом X5 Retail Group․