Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос ее хранения строго регламентирован законодательством РФ. В Москве, как в крупном мегаполисе с огромным количеством предприятий, проблема архивирования трудовых книжек стоит особенно остро. В этой статье мы подробно разберем, где и как должны храниться документы, что происходит с ними при ликвидации компании и как цифровизация меняет подход к архивам.
Требования к хранению трудовых книжек в организации
Согласно действующему законодательству (в частности, Приказу Минтруда России от N 320n, утвердившему Порядок ведения и хранения трудовых книжек), работодатель несет полную ответственность за сохранность этих документов.
Где должны храниться бланки и заполненные книжки?
Как подчеркивают эксперты и разъяснения государственных органов (например, Письмо Минтруда России от 14-6/ООГ-5304), трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность. Это правило касается как уже заполненных книжек работающих сотрудников, так и чистых бланков.
Хранение в обособленных подразделениях
На практике часто возникает вопрос: где хранить книжки сотрудников головного офиса, если они работают в обособленном подразделении? Роструд дает четкий ответ: работодатель имеет право хранить трудовые книжки сотрудников головного офиса непосредственно в обособленном подразделении, если это обусловлено организационной структурой и удобством учета.
Что происходит с архивом при ликвидации или реорганизации?
Одна из самых острых тем для Москвы, где регулярно проходят процедуры банкротства, ликвидации и слияния компаний — судьба кадрового архива.
Передача в государственный архив
Если фирма прекращает свою деятельность (терпит ликвидацию или реорганизацию), трудовые книжки не могут быть просто выброшены или оставлены без присмотра. Согласно 125-ФЗ (Закон об архивном деле), трудовые книжки направляются в государственный или местный архив. В Москве таким получателем выступает Государственное казенное учреждение города Москвы «Центральный архив документов трудовых коллективов» (ГУЦАДТК) или другие специализированные архивные учреждения.
Сроки хранения
В государственном архиве Москвы сохранение трудовых книжек ликвидированных предприятий продолжается в регламентированный 75-летний срок. Это гарантирует бывшим сотрудникам возможность подтвердить свой стаж даже спустя десятилетия после закрытия компании.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новое в архивном деле
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки, и к 2025-2026 годам этот процесс охватил большинство работодателей. Это кардинально меняет концепцию архивирования.
Где хранятся данные ЭТК?
Если бумажная трудовая книжка хранится у работодателя в сейфе, то информация по электронной трудовой книжке существует в иной плоскости. Все данные о кадровых событиях (приеме, увольнении, переводе) хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Информация в ЭТК хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах Соцфонда, что обеспечивает ее высокую надежность и защиту от утраты.
Как получить выписку?
- Работодатель обязан сдавать отчетность в СФР, которая и формирует электронную базу.
- При первом трудоустройстве работодатели теперь оформляют электронную трудовую книжку автоматически.
- Сам сотрудник может в любой момент посмотреть и скачать выписку из электронной базы СФР через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда.
Таким образом, для ЭТК понятие «физический архив работодателя» теряет смысл — архивом становится сама база СФР.
Кому доверить хранение архива в Москве?
Для действующих московских компаний содержание собственного архива и сейфовых комнат часто оказывается экономически невыгодным. Сегодня популярны следующие решения:
- Ведомственный архив — создание специального подразделения внутри крупной корпорации.
- Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы — контролирующий орган, который может предоставлять разъяснения по вопросам хранения и ведения ЭТК.
- Частные архивные компании, организации, предоставляющие услуги ответственного хранения в оборудованных хранилищах на территории Москвы и МО с соблюдением всех требований сейфового хранения и климат-контроля.
Архивы трудовых книжек в Москве — это сложный механизм, который сегодня находится на стыке бумажного и цифрового миров. С одной стороны, строгие правила требуют хранения бумажных оригиналов в сейфах, а при ликвидации компаний — обязательной передачи документов в государственные архивы на 75 лет. С другой стороны, стремительное развитие электронной трудовой книжки и хранение данных в базе СФР делают процесс учета стажа более прозрачным и защищенным от физических утрат.