Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Её правильное ведение и хранение — не просто формальность, а обязанность работодателя, закреплённая федеральным законодательством․ Нарушение правил хранения может повлечь административную ответственность, штрафы, а также риски для прав сотрудников при оформлении пенсий, пособий и других социальных гарантий․

В данной статье подробно разберём, как должны храниться трудовые книжки в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, включая требования Приказа Минтруда России от № 320н, Постановления Правительства РФ от № 225 и других нормативных актов․

Нормативная база

Основными документами, регулирующими хранение трудовых книжек, являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225, «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
• Приказ Минтруда России от № 320н — «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с и актуален в 2026 году);
• Трудовой кодекс РФ — статьи 66, 68, 84․1, 85;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ — «Об архивном деле в Российской Федерации» — для вопросов срока хранения․

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Работодатель обязан назначить ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек․ Это может быть:

• Сотрудник кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам);
• Главный бухгалтер (если в организации нет кадровой службы);
• Руководитель организации (в малом бизнесе — при отсутствии штатного кадровика)․

Важно! Назначение ответственного лица оформляется приказом по организации (форма № Т-2 или произвольная)․ В приказе указываются:

• ФИО ответственного;
• Должность;
• Обязанности (приём, выдача, хранение, учёт);
• Дата вступления в силу․

Ответственное лицо несёт персональную ответственность за сохранность документов и соблюдение порядка их выдачи․

Где должны храниться трудовые книжки?

Трудовые книжки — это документы строгой отчётности․ Их хранение должно обеспечивать:

• Защиту от порчи, утраты, кражи;
• Контроль доступа;
• Сохранность в течение всего срока хранения․

Допустимые места хранения:

• Металлические запираемые шкафы — наиболее распространённый и законный вариант;
• Сейфы — рекомендуются для крупных организаций или при хранении большого количества документов;
• Специально оборудованные помещения — с контролем доступа, системами пожарной и охранной сигнализации, кондиционированием (для организаций с численностью более 50 человек)․

Запрещается:

• Хранить трудовые книжки в открытом доступе (на столах, в обычных шкафах, в офисных ящиках);
• Держать их в помещениях с высокой влажностью, перепадами температур, рядом с отопительными приборами;
• Перевозить трудовые книжки без специального сопровождения (например, в сумке или портфеле без защиты)․

Важно! Нет требования к обязательному использованию несгораемого сейфа или решёток на окнах․ Достаточно обеспечить физическую безопасность и ограниченный доступ․ Как подтверждает эксперт ГАРАНТ Юлия Аносова: «Организация вправе выбрать наиболее подходящий вариант хранения, шкаф, сейф или помещение, исходя из объёма документов и уровня рисков»․

Как организовать учёт трудовых книжек?

Все трудовые книжки, как работающих, так и уволенных сотрудников, должны быть учтены в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма № Т-2, утверждённая Приказом Минтруда № 320н)․

Обязательные реквизиты книги учёта:

• Номер по порядку;
• ФИО работника;
• Дата приёма на работу;
• Дата выдачи трудовой книжки;
• Дата увольнения;
• Дата возврата трудовой книжки после увольнения;
• Подпись ответственного лица;
• Подпись работника при получении книжки․

Книга учёта:

• Должна быть пронумерована;
• Прошнурована;
• Заверена подписью руководителя организации;
• Скреплена печатью (сургучной или опломбированной) — если в организации есть печать․

Книга хранится в течение 75 лет с момента последней записи (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов);

Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников

После увольнения работника трудовая книжка должна быть выдана ему в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․ Если работник не явился за ней — она остаётся на хранении в организации․

Правила хранения невостребованных трудовых книжек:

• Хранятся отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников;
• Срок хранения — до востребования (п․ 43 Правил № 225);
• Организация обязана направить работнику письменное уведомление о необходимости получения книжки (по почте или электронно);
• Если работник не явился в течение 5 лет, трудовая книжка передаётся в архив организации;
• После смерти работника книжка передаётся его родственникам по письменному запросу․

В книге учёта для невостребованных книжек делается особая пометка: «Не получена работником», с указанием даты уведомления․

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладышей — это документы строгой отчётности․ Их хранение регулируется теми же правилами, что и сами книжки․

Требования:

• Хранятся в том же месте, что и трудовые книжки работников;
• Выдаются ответственному лицу по расписке;
• Учитываются в отдельном журнале выдачи бланков;
• Недопустимо хранение бланков в открытом доступе или в неохраняемых помещениях․

При уничтожении повреждённых или устаревших бланков составляется акт, подписанный комиссией и руководителем․

Сроки хранения трудовых книжек

Сроки хранения зависят от статуса работника:

После истечения срока хранения документы передаются в архив организации, а затем, в государственный архив․

Практические рекомендации для работодателей

1. Издайте приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — даже если у вас один сотрудник․
2. Приобретите металлический шкаф с замком — это минимальное требование безопасности;
3. Ведите книгу учёта в электронном и бумажном виде (дублирование снижает риски)․
4. Регулярно проверяйте соответствие записей в книге учёта и фактическому наличию документов (не реже 1 раза в квартал)․
5. Уведомляйте уволенных о необходимости получения книжки — письмом с уведомлением о вручении․
6. Не передавайте трудовые книжки третьим лицам без письменного поручения работника․
7. Обучайте ответственных лиц правилам хранения и выдачи документов․

Последствия нарушений

Нарушение правил хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей․

Помимо штрафов, возможны:

• Жалобы работников в трудовую инспекцию;
• Судебные иски о возмещении морального вреда;
• Проблемы с оформлением пенсий и пособий сотрудниками;
• Потеря трудового стажа работника из-за утери книжки․

Хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая часть кадровой работы, напрямую влияющая на социальные права сотрудников․ Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и Постановления Правительства № 225 позволяет избежать штрафов, сохранить доверие персонала и обеспечить бесперебойное функционирование кадрового учёта․

Ключевые принципы:

• Ответственное лицо — обязательно;
• Металлический шкаф или сейф — минимальный стандарт;
• Книга учёта — обязательна и заверяется;
• Невостребованные книжки, хранятся до востребования;
• Бланки, как документы строгой отчётности․

Регулярный аудит и обучение кадровых работников — залог соблюдения законодательства и защиты интересов как организации, так и её сотрудников․

Актуально на 23 мая 2026 года․ Нормативные акты действуют без изменений․