Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника.
Нормативное регулирование хранения трудовых книжек закреплено в Приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Ниже приведена подробная инструкция, как правильно организовать хранение этих документов в современной компании.
Правовые основания
- Приказ Минтруда 320н – основной нормативный акт, регламентирующий порядок хранения, учета и выдачи трудовых книжек.
- Новые учетные формы, утверждённые в 2026 г., требуют подписи руководителя и печати организации, но скреплять сургучной печатью больше не обязательно.
- Трудовые книжки считаются документами строгой отчетности и подлежат хранению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов.
Ответственный за хранение
В соответствии с пунктом 10 Порядка, в каждой организации необходимо:
- Назначить ответственного за хранение трудовых книжек приказом руководителя.
- Обеспечить его полномочиями: доступ к документам, ведение учёта и выдачу.
- Установить порядок контроля доступа и регулярных проверок.
Физическое хранение
3.1 Место хранения
Организация может использовать:
- несгораемый опечатанный сейф;
- металлический запираемый шкаф;
- специально оборудованное помещение (с решетками на окнах, противопожарной защитой).
Выбор зависит от объёма документов и уровня риска. Главное — обеспечить пожарную безопасность и контроль доступа.
3.2 Условия хранения
- Температура — не более +25 °C.
- Влажность — не более 60 %.
- Защита от прямого солнечного света.
- Проветривание помещения каждые 6 месяцев.
3.3 Внутренние процедуры
- Приём – проверка оригинала, регистрация в книге учета движения трудовых книжек.
- Учет – внесение сведений в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки.
- Хранение – размещение в запираемом шкафу/сейфе, пронумерованное, прошнурованное.
- Выдача – только по письменному запросу сотрудника, с подписью ответственного.
- Возврат – при увольнении, в течение 2 лет, либо по требованию сотрудника.
- Уничтожение – после истечения срока хранения (см. пункт 4) и при отсутствии требований к возврату.
Сроки хранения
Согласно Порядку:
- Трудовые книжки хранятся в организации до востребования сотрудником.
- После увольнения они сохраняются в течение 2 лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.
- Если сотрудник не требует возврата, документы можно уничтожить после истечения срока хранения.
Учет и документация
5.1 Книга учета движения трудовых книжек
Ведётся в бумажном виде, содержит сведения о приёме, выдаче, перемещении и уничтожении каждой книжки. Книга должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации.
5.2 Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки
Бухгалтерия вносит сведения о приходе и расходе бланков. Книга также должна быть заверена подписью руководителя.
Архивирование и электронные версии
В 2026 г. допускается хранение электронных копий трудовых книжек в системе электронного трудового учета (ЭТК). Однако оригиналы остаются в бумажном виде и хранятся в организации.
Контроль и аудит
Регулярные проверки проводятся внутренним аудитом. Внутренний аудит должен:
- Проверять соответствие места хранения требованиям пожарной безопасности.
- Убедиться в наличии актуального списка ответственных.
- Проверять правильность учёта в книгах.
- Оценивать соблюдение сроков хранения.
Практические рекомендации
- Создайте порядок хранения в виде внутреннего приказа и распространите его среди сотрудников.
- Обучайте персонал правилам обращения с трудовыми книжками.
- Проводите регулярные инвентаризации (не реже одного раза в год).
- Обеспечьте доступность ответственного лица для выдачи и возврата.
- Ведите отчётность о каждой операции с трудовой книжкой.
- При необходимости, используйте несгораемый опечатанный сейф для особо важных документов.
Хранение трудовых книжек — неотъемлемая часть кадрового делопроизводства. Соблюдение Порядка Минтруда 320н, правильное назначение ответственного, обеспечение надёжных условий хранения и строгий учёт позволяют избежать штрафов, недоразумений с сотрудниками и обеспечивают защиту интересов организации.
Пусть ваш процесс хранения трудовых книжек будет прозрачным, безопасным и полностью соответствующим законодательству.