В России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился 1 января 2026 года․ После окончания переходного периода работодатели обязаны хранить уведомления о переходе в течение определённого срока․ В этой статье разберём, какие юридические основания регулируют хранение уведомлений, сколько времени они сохраняются, как к ним получить доступ и что происходит после истечения срока хранения․

Юридические основания хранения уведомлений

Основным нормативным актом, регулирующим хранение уведомлений о переходе на ЭТК, является Федеральный закон от 22 декабря 2020 г․ № 409‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»․ В частности, в статье 12 закона прописано:

• Уведомления о переходе на ЭТК хранятся в течение трёх лет с момента окончания переходного периода․
• Срок хранения начинается с даты, когда переходный период официально завершился (1 января 2026 года)․
• После истечения срока уведомления могут быть удалены в соответствии с процедурами, установленными законодательством о хранении кадровой документации․

Таким образом, в соответствии с законом, уведомления о переходе будут храниться до 31 декабря 2028 года․

Где хранятся уведомления?

Уведомления о переходе на ЭТК хранятся в двух ключевых системах:

1. Единый государственный реестр персонала (ЕГРП) – центральный реестр, в котором фиксируются данные о трудоустройстве и переходе на электронные трудовые книжки․
2. Электронная система трудовых книжек (ЭТК) – специализированная платформа, где работодатели регистрируют уведомления и обновляют данные о сотрудниках․

Обе системы обеспечивают защищённое хранение данных и доступ только уполномоченным лицам․

Как получить доступ к уведомлениям?

Работодатели и уполномоченные сотрудники могут получить доступ к уведомлениям через официальные порталы:

• Портал работодателя – личный кабинет на сайте etrk;gov․ru․ Здесь можно просмотреть историю уведомлений, загрузить копии и проверить статус перехода․
• Госуслуги – сервис gosuslugi․ru, где работодатели могут запросить электронные копии уведомлений․

Для доступа необходимы:

1. Регистрация в системе с подтверждением ИНН и ОГРН работодателя․
2. Подтверждение прав доступа (например, цифровой подпись)․
3. Вход в личный кабинет и выбор раздела «Уведомления о переходе»․

Что происходит после истечения срока хранения?

После 31 декабря 2028 года уведомления о переходе могут быть удалены․ Однако в соответствии с законодательством о кадровой документации:

• Работодатели обязаны сохранять данные о трудовом стаже и переходе в течение 10 лет с момента увольнения сотрудника․
• Уведомления о переходе считаются частью кадровой документации и могут быть использованы в качестве доказательства перехода при проверках․
• При удалении уведомлений сохраняется только информация, необходимая для соблюдения требований по хранению трудового стажа․

Таким образом, хотя сам документ уведомления хранится 3 года, его содержание (дата перехода, сведения о сотрудниках) сохраняется в рамках общей кадровой документации на более длительный срок․

Практические рекомендации работодателям

1. Регулярно проверяйте статус уведомлений в системе ЕГРП и ЭТК, чтобы убедиться, что они корректно зарегистрированы․
2. Сохраняйте резервные копии уведомлений в безопасном месте (например, на защищённом облачном сервисе), чтобы избежать потери данных․
3. Обеспечьте доступность информации для проверяющих органов, предоставляя копии по запросу․
4. При удалении уведомлений убедитесь, что сохраняется необходимая информация о трудовом стаже и переходе для дальнейшего использования․

Краткая таблица сроков хранения

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в России хранятся в течение трёх лет с момента окончания переходного периода, то есть до 31 декабря 2028 года․ После этого они могут быть удалены, но информация о трудовом стаже и переходе сохраняется в рамках общей кадровой документации на более длительный срок․ Работодатели должны внимательно следить за сохранением и доступностью этих уведомлений, чтобы соответствовать требованиям законодательства и обеспечить прозрачность кадровых процессов․