Заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный формат) является важным кадровым документом. Его правильное хранение обеспечивает соблюдение требований трудового законодательства, позволяет избежать штрафов и упрощает работу отдела кадров. В данной статье подробно рассмотрим, где и как следует хранить такие заявления, какие нормативные акты регламентируют этот процесс и какие‑практики рекомендуется применять в организациях.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и право работника выбрать форму их ведения.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – вводит возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» – содержит конкретные требования к хранению документов, связанных с трудовыми книжками, включая заявления о выборе формы ведения.
• Постановление Правительства РФ от № 1766 – устанавливает порядок подачи и обработки заявлений о переходе на электронную трудовую книжку.

Согласно пункту 35 Инструкции (приказ № 320н), заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должно быть приобщено к личному делу работника и храниться вместе с другими кадровыми документами.

Места хранения заявлений

В личном деле работника (бумажный формат)

Наиболее распространённый вариант – размещение заявления в личном деле сотрудника. Личное дело хранится в отделе кадров (или в службе по работе с персоналом) в специальных шкафах или стеллажах, отвечающих требованиям к хранению документов строгой отчетности:

• Доступ ограничен только уполномоченным лицам (кадровик, руководитель отдела кадров, уполномоченный по защите персональных данных).
• Документы находятся в условиях, исключающих воздействие влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений (температура +18…+22 °C, относительная влажность 40‑60 %).
• Ведётся журнал учёта личных дел, в котором фиксируется дата приёма, выдачи и возврата документов.

В электронном архиве кадровой системы

Если организация использует электронную систему управления персоналом (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors, «Контур.Экстерн» и др.), заявление можно оцифровать и хранить в виде scanned‑copy или электронного документа (PDF, TIFF). Требования к электронному хранению:

• Документ должен быть подписан электронной подписью работника (или сканированная ручная подпись с указанием даты).
• Хранение в защищённом сегменте корпоративной сети с резервным копированием не реже одного раза в сутки.
• Контроль доступа через роли и права (например, только кадровики и ответственный за ведение трудовых книжек могут просматривать и редактировать файл).
• Соблюдение требований Федерального закона «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – обеспечение конфиденциальности, integrity и availability.

В отдельном регистре заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки

Некоторые компании ведут специальный журнал (регистр) заявлений, где фиксируются:

1. Дата подачи заявления.
2. ФИО сотрудника, табельный номер.
3. Выбранный способ ведения (бумажный/электронный).
4. Номер и дата приказа о переходе на выбранный формат (если требуется).
5. Подпись сотрудника и ответственного кадровика.

Такой регистр хранится вместе с другими журналами кадрового учёта (например, журнал приёма и увольнения) и подлежит архивированию в течение 75 лет после увольнения работника (согласно ст. 22 ТК РФ и пункту 4.2 Инструкции № 320н).

Сроки хранения

Срок хранения заявления определяется тем, к какому документу оно относится:

• К личному делу работника – 75 лет после дня увольнения (или смерти работника).
• К отдельному регистру заявлений – также 75 лет с момента последней записи в регистре.
• Электронная копия – срок хранения соответствует сроку хранения оригинала; при уничтожении бумажного оригинала электронная копия должна сохраняться до истечения того же срока.

По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации (акт об уничтожении, составленный комиссией, с указанием причины и способа уничтожения).

Ответственные лица и порядок работы с заявлениями

Кто отвечает за хранение?

• Руководитель отдела кадров (или уполномоченное лицо) – обеспечивает организацию хранения, контроль доступа и соблюдение сроков.
• Ответственный за ведение трудовых книжек (назначен приказом по организации) – принимает заявления, проверяет их корректность, вносит сведения в трудовую книжку и обеспечивает их приобщение к личному делу.
• Служба информационной безопасности – при электронном хранении контролирует защиту данных, проводит аудит доступа и резервное копирование.

Пошаговый алгоритм приёма заявления

1. Сотрудник подаёт заявление (на бумажном бланке или в электронном виде через корпоративный портал).
2. Кадровик проверяет completeness (ФИО, дата, подпись, выбранный формат).
3. При необходимости запрашивает разъяснения у сотрудника.
4. Заявление сканируется (если получено на бумаге) и сохраняется в электронном архиве.
5. Оригинал приобщается к личному делу работника (или помещается в отдельную папку «Заявления о форме ведения трудовой книжки»).
6. В личном деле делается отметка о дате получения заявления и выбранном способе ведения.
7. Сведения о подаче заявления вносятся в трудовую книжку (пункт 35 Инструкции № 320н) и в электронную трудовую книжку (если выбрана электронная форма).
8. При переходе на электронный формат – издаётся приказ, копия которого также приобщается к личному делу.

Требования к условиям хранения (бумажный формат)

Согласно пункту 4.1 Инструкции № 320н и ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Хранение документов», бумажные заявления должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• Температура воздуха: +18 °C … +22 °C (допустимые отклонения ± 3 °C).
• Относительная влажность: 40 % … 60 %.
• Отсутствие прямого солнечного света и источников тепла.
• Защита от пыли, насекомых и грызунов (использование закрытых шкафов с герметичными дверцами).
• Доступ только по списку уполномоченных лиц; ведение журнала доступа к шкафу/стеллажу.

Электронное хранение: технические аспекты

Для обеспечения надёжного электронного хранения рекомендуется:

• Использовать систему электронного документооборота (ЭДО) с поддержкой версионирования и аудит‑трейла.
• Применять криптографическую защиту (например, подпись ГОСТ Р 34.10‑2012) для подтверждения подлинности заявления.
• Обеспечивать резервное копирование на отдельный географически удалённый носитель (например, облачное хранилище с репликацией).
• Проводить периодическую проверку целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑функции).
• Документировать политику хранения и уничтожения электронных кадровых документов в локальном нормативном акте (например, «Политика хранения персональных данных»).

Частые ошибки и как их избежать

Практический пример оформления и хранения

Ситуация: В ООО «Альфа» работник Иванов И;И. подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

1. Сотрудник заполняет электронную форму на корпоративном портале, ставит ЭЦП и отправляет в отдел кадров.
2. Кадровик получает уведомление, проверяет наличие всех полей (ФИО, табельный номер, дата, выбор формата, подпись).
3. Заявление сохраняется в папке «Заявления о форме ведения трудовых книжек» в ЭДО с метаданными: type=statement, employee_id=12345, date=2026-03-12, format=electronic;
4. Ориентировочно в тот же день кадровик распечатывает заявление, ставит отметку «Получено» и помещает его в личное дело Иванова И.И. (folder № 00123).
5. В личном деле делается запись: « – получено заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
6. Сведения о подаче заявления вносятся в трудовую книжку Иванова И.И. (строка о переходе на ЭТК) и в электронную трудовую книжку (поле «Заявление о выборе формы ведения»).
7. Приказ № 45 от «О переходе работника Иванова И.И. на электронную трудовую книжку» издаётся, копия приказа также приобщается к личному делу.
8. Все документы (оригинал заявления, скан, приказ) хранятся в соответствии с инструкцией: бумажный оригинал – в личном деле; электронные копии – в защищённом разделе ЭДО с резервным копированием.

Таким образом, соблюдаются все требования законодательства, обеспечивается доступность документа для проверок и гарантируется его сохранность на весь срок хранения.

• Заявление работника о выборе способа ведения трудовой книжки является частью личного дела и должно храниться вместе с другими кадровыми документами.
• Допустимы два основных варианта хранения: бумажный (в личном деле) и электронный (в защищённой системе ЭДО); Оба варианта должны соответствовать требованиям к условиям хранения, контролю доступа и сроку сохранности (75 лет после увольнения).
• Ответственность за правильное приём, оформление и хранение заявления лежит на руководителе отдела кадров и назначенном ответственном за ведение трудовых книжек.
• Соблюдение инструкции приказа Минтруда № 320н и иных нормативных актов позволяет избежать административных штрафов и обеспечивает прозрачность кадрового учёта.

Следуя изложенным рекомендациям, организация сможет надёжно хранить заявления работников о ведении трудовых книжек, минимизировать риски потери документов и обеспечить бесперебойную работу с трудовыми книжками в любой форме.