Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Вопрос о том, имеет ли право работодатель задерживать или не выдавать этот документ, возникает довольно часто, особенно при увольнении или необходимости оформить пенсию. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку без законных оснований. Рассмотрим эту тему подробно с учетом актуального законодательства.
Общие правила ведения и хранения
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной. На работодателя возлагается полная ответственность за хранение, ведение, учет и выдачу этого документа.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Самый частый конфликт возникает в день увольнения. Согласно пункту 36 Порядка ведения трудовых книжек, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с уже внесенной записью об увольнении.
- Если работник в этот день отсутствует на работе или отказывается получить документ, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Важно: задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может повлечь для него серьезные последствия, вплоть до выплаты работнику компенсации за лишение возможности трудиться и изменения даты увольнения.
Выдача оригинала бумажной книжки в период работы
Многие считают, что до момента увольнения оригинал книжки должен находиться исключительно у работодателя. Однако это не совсем так. Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан:
- Не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику оригинал трудовой книжки.
- Выдача оригинала производится в целях подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (для назначения или перерасчета пенсии).
После того как работник предоставит книжку в Социальный фонд и решит свои вопросы, он обязан вернуть ее работодателю также не позднее трех рабочих дней с момента получения документа из фонда.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в России идет масштабный переход на электронные трудовые книжки. Это важное нововведение, которое меняет правила взаимодействия:
- Если сотрудник устроился на работу впервые после 2021 года, для него бумажная книжка не оформляется. Она формируется автоматически в электронном виде: работодатель передает сведения в Социальный фонд России (СФР).
- При любых кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) работодатель заполняет отчет по форме ЕФС-1 и отправляет его в СФР.
- Если работник, у которого уже есть бумажная книжка, подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. При этом в бумажную книжку вносится отметка (в графе 3): «Подано письменное заявление (Ф. И. О. работника в творительном падеже) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности».
Как получить выписку из ЭТК?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- В Многофункциональном центре (МФЦ);
- В Социальном фонде России (СФР);
- У текущего работодателя по заявлению.
Имеет ли работодатель право отказать в выдаче?
Законодательство четко регламентирует ситуации, когда работодатель не вправе отказать:
- При увольнении, выдача в последний рабочий день обязательна.
- По заявлению для предоставления в Фонд пенсионного и социального страхования — выдача в течение 3 рабочих дней обязательна.
- По заявлению о переходе на ЭТК — выдача в течение 3 рабочих дней обязательна.
Когда работодатель может не выдать документ?
Единственный законный повод для задержки выдачи трудовой книжки при увольнении — это невозможность найти работника или его отказ забрать документ. В этом случае работодатель должен зафиксировать факт попытки выдачи (например, отправить уведомление заказным письмом). Во всех остальных случаях удержание трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность.
Работодатель не имеет права не выдавать трудовую книжку без веских оснований, подтвержденных документально. При увольнении документ выдается в день расторжения трудового договора, а в период работы (для целей пенсионного страхования или перехода на ЭТК) — не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника. Знание своих прав и сроков, установленных ТК РФ, поможет избежать конфликтных ситуаций и защитить свои интересы.