Дата публикации:  г․

Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовой стаж работника․
В России её оформление регулируется Трудовым кодексом (ТК РФ) и приказами Минтруда․
Однако в практике часто встречаются случаи, когда у сотрудника есть книжка, выданная в иностранном государстве․
Ниже подробно рассмотрены все возможные варианты действий работодателя и работника․

Какие виды «иностранных» трудовых книжек могут встретиться

• Книжка образца СССР (1974 г․) – часто встречается у граждан стран бывшего Советского Союза (Беларуси, Украины, Казахстана и др․)․ Эта форма признана в РФ и может продолжать использоваться․
• Книжка образца 1938 г․ – тоже советская, но уже устаревшая; в большинстве случаев её признают, если в ней есть записи российских работодателей․
• Книжка, выданная в постсоветском государстве, но не соответствующая образцу СССР (например, украинская книжка 2000‑х годов, белорусская после 2004 г․)․ Такие книжки не соответствуют ни одной из форм, признаваемых в РФ и требуют замены․
• Трудовая книжка иностранного государства, оформленная на иностранном языке (например, польская, немецкая и т․п․)․ По законодательству России такие книжки не признаются․
• Отсутствие трудовой книжки (первый труд в РФ, мигранты без бумажных документов)․

Правовая база

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 11, ст․ 62, ст․ 67)․
2. Приказ Минтруда России № 354н от  г․ «Об образцах трудовых книжек» – признаются два образца: 1974 г․ и 2004 г․
3. Постановление Правительства РФ № 338 от  г․ о введении электронной трудовой книжки (ЭТК)․
4. Разъяснения Минтруда от  г․ о порядке оформления иностранных работников без российской трудовой книжки․

Что делать работодателю

Определить тип книжки

Сначала необходимо выяснить, к какой категории относится представленный документ:

• Если это советская книжка 1974 г․ – её можно продолжать вести, внося записи о работе в РФ․
• Если книжка не соответствует образцу СССР (например, украинская после 2004 г․) – необходимо оформить новую российскую трудовую книжку․
• Если книжка на иностранном языке или полностью не соответствует российским образцам – также требуеться новая книжка․
• Если у работника нет книжки – можно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) или выдать бумажную книжку нового образца․

Оформление новой книжки

Для выдачи новой трудовой книжки работодатель обязан:

1. Составить трудовой договор в соответствии с ТК РФ․
2. Оформить приказ о приёме на работу (внутренний документ)․
3. Выдать работнику бумажную книжку образца 2004 г․ или оформить электронную трудовую книжку через сервис ЭТК Минтруда․
4. Внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․

Ведение уже существующей советской книжки

Если книжка соответствует образцу 1974 г․, работодатель вносит запись так же, как и в обычную российскую книжку:

• Дата приёма, название организации, её ИНН/КПП․
• Должность, разряд, условия труда․
• Дата увольнения (при необходимости) и причина увольнения․

Важно, чтобы запись была сделана на русском языке и без ошибок․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК подходит в любой из перечисленных случаев и имеет ряд преимуществ:

• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ․
• Автоматическое формирование сведений для СЗВ‑ТД (система сведения данных о трудовых ресурсах)․
• Доступ работника к своей книжке в режиме онлайн через портал Госуслуг․

Для регистрации ЭТК работодатель:

1. Получает электронную подпись (если её ещё нет)․
2. Регистрируется в системе «Электронная трудовая книжка»․
3. Создаёт запись о приёме на работу, прикрепляя скан трудового договора․

Что делать работнику

Приём на работу с иностранной книжкой

Работнику следует предоставить работодателю:

• Оригинал трудовой книжки (если она советского образца)․
• Перевод записей на русский язык (при необходимости) – заверенный нотариусом․
• Документы, подтверждающие право на работу в РФ (виза, разрешение на работу, ВКС и т․п․)․

Если книжка не признаётся

Работнику рекомендуется:

1. Попросить работодателя выдать новую российскую трудовую книжку или оформить ЭТК․
2. Сохранить старую книжку как документ, подтверждающий стаж за пределами РФ (может пригодиться при расчёте пенсионных прав)․
3. При необходимости предоставить копию старой книжки в Пенсионный фонд РФ для учёта зарубежного стажа․

Учёт зарубежного стажа

Для получения пенсионных прав по международным соглашениям (например, с Беларусью, Казахстаном) работнику следует:

• Обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением о признании стажа, приложив копию иностранной трудовой книжки и справку о трудовом стаже из страны‑производителя․
• Если страна‑производитель не имеет двустороннего соглашения, стаж учитывается только в рамках национального законодательства․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли продолжать вести советскую книжку 1974 г․, если в ней уже есть записи российских работодателей?

Да․ Такая книжка полностью признаётся в РФ, и в неё вносятся новые записи так же, как в обычную российскую книжку․

Что делать, если у иностранца есть только электронный документ о трудовой истории (например, онлайн‑портал страны‑происхождения)?

Электронный документ не заменяет бумажную или электронную трудовую книжку РФ․ Работодатель обязан оформить либо бумажную книжку нового образца, либо ЭТК․

Нужно ли вести трудовую книжку у сотрудников‑мигрантов, которые работают в России впервые после ?

С  г․ новые сотрудники могут вести только электронную трудовую книжку․ Ведение бумажной книжки необязательно, если работник согласен на ЭТК․

Можно ли использовать иностранную книжку для получения социальных выплат в России?

Только если книжка признана (советская 1974 г․) и в ней отражён труд в РФ․ В остальных случаях для получения пособий требуется российская (бумажная или электронная) трудовая книжка․

Краткий чек‑лист для работодателя

Наличие иностранной трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства в России, но требует внимательного подхода со стороны работодателя․
Если книжка соответствует советскому образцу 1974 г․, её можно продолжать вести․
Во всех остальных случаях необходимо оформить новую российскую книжку или электронную трудовую книжку․
Только так можно обеспечить законность записей, правильный расчёт страховых взносов и возможность работнику получать социальные выплаты․

При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в региональное отделение Минтруда․