Дата актуализации: 22 мая 2026 г. 10:39:55

Содержание

1. Правовая основа и история появления Инструкции № 69
2. Структура трудовой книжки и её основные разделы
3. Порядок заполнения трудовой книжки
4. Изменения, внесённые приказом 588н от  г.
5. Новая форма трудовой книжки (с 2021 г.)
6. Типичные ошибки при заполнении
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая основа и история появления Инструкции № 69

Инструкция № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» была принята постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 г. Она реализует требования:

• Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда;
• Последующих нормативных актов, в частности приказа Минтруда РФ № 588н от 31 октября 2016 г., вносящего изменения в Инструкцию.

В советский период аналогичный порядок регулировался Постановлением Госкомтруда СССР от 09 июля 1958 г. № 620, однако с 2003 г. Инструкция № 69 стала единственным официальным документом, определяющим порядок заполнения трудовых книжек в современной России.

Ключевые положения Инструкции № 69

1. Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника.
2. Первая (ьная) страница подписывается лицом, ответственным за выдачу книжек, и заверяется печатью кадровой службы организации.
3. Все записи в книжку вносятся в строгом соответствии с установленными формами и в хронологическом порядке.
4. Запрещено вносить исправления без соответствующего указания причины и подписи ответственного лица.

Структура трудовой книжки и её основные разделы

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет фиксированный порядок заполнения.

2.1 ьный лист

• Наименование организации‑работодателя;
• ИНН, ОКПО, КПП организации;
• ФИО работника, дата рождения, пол, гражданство;
• Подпись и печать лица, ответственного за выдачу книжки (пункт 2.2 Инструкции).

2.2 Сведения о работе

Заполняются в хронологическом порядке, начиная с первой записи о трудоустройстве.

2.3 Сведения о поощрениях и награждениях

Записываются только в том случае, если они относятся к месту последней работы, как указано в пункте 3.1 Инструкции (ранее – в дубликате).

2.4 Сведения о прекращении работы

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.п.);
• Подпись руководителя и печать организации.

2.5 Дополнительные разделы (по новой форме)

• Сведения о профессиональном образовании и квалификации;
• Записи о переводах, повышениях квалификации, стажировках;
• Сведения о периодах отпуска без сохранения заработной платы.

Порядок заполнения трудовой книжки

3.1 Общие требования

• Записи вносятся только чернилами синего или черного цвета (запрещено использовать карандаш, маркеры и т.п.).
• Писать следует разборчиво, без исправлений. При необходимости исправления делается зачеркнутый штрих и ставится подпись ответственного лица с указанием причины.
• Все записи должны соответствовать оригиналам (трудовой договор, приказ, справка).
• Заполнять книжку обязан уполномоченный сотрудник кадровой службы (по пункту 2.2 Инструкции).

3.2 Пошаговая инструкция

1. Подготовка – убедитесь, что у вас под рукой оригиналы документов: трудовой договор, приказ о приёме, справка о квалификации.
2. ьный лист – заполните данные работника, подпишите и поставьте печать организации.
3. Запись о приёме на работу
   • Укажите дату начала работы.
   • Запишите полное наименование организации.
   • Укажите должность, квалификацию, ставку.
   • Укажите основание приёма (номер и дату трудового договора).
   • Подпись руководителя и печать.
4. Записи о переводах, повышениях, стажировках – каждый случай фиксируется отдельной записью с указанием даты, нового должностного наименования и основания (приказ).
5. Запись о поощрениях и награждениях – вносится только если награда относится к текущему месту работы.
6. Запись о прекращении работы
   • Укажите дату увольнения.
   • Укажите основание увольнения (по пункту 2.4 Инструкции).
   • Подпись руководителя и печать;
7. Контроль – после каждой записи проверяйте соответствие оригиналам и подписи ответственного лица.

3.3 Особенности заполнения при переводе в другую организацию

При переводе работника в другую структуру необходимо:

• Сделать запись о переводе в текущей книжке (дата, новое подразделение, основание).
• Передать трудовую книжку в новую организацию, где будет сделана запись о приёме на работу в соответствии с теми же правилами.

Изменения, внесённые приказом 588н от  г.

Приказ Минтруда РФ № 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек» уточнил и дополнил ряд пунктов:

• Уточнено, что в ьном листе обязательна печать кадровой службы, а подпись может быть выполнена как от имени организации, так и от имени уполномоченного лица.
• Введено обязательное указание кода ОКВЭД организации в ьном листе.
• Установлен порядок заполнения раздела о поощрениях – запись делается только при наличии официального приказа о награждении.
• Уточнены требования к оформлению исправлений: каждый исправленный пункт должен сопровождаться подписью и указанием причины.
• Добавлен пункт о записи о периодах отпуска без сохранения заработной платы, который ранее не предусматривался.

Новая форма трудовой книжки (с 2021 г.)

С 18 июня 2021 г. в России введена новая форма трудовой книжки, в которой изменились как внешний вид, так и содержание некоторых разделов.

5.1 Что изменилось?

• Убраны ссылки на штабное расписание и квалификационные справочники.
• В ьный лист добавлен блок «Код ОКВЭД» и «Код ОКТМО».
• Раздел «Сведения о работе» теперь включает отдельные поля для указания квалификационной категории и профессии.
• Введён отдельный раздел «Сведения о профессиональном образовании», где фиксируются дипломы, сертификаты и их даты получения.
• Упрощён порядок заполнения «Сведения о поощрениях», теперь достаточно указать только название награды и дату её вручения.

5.2 Как заполнять новую форму?

1. Заполните ьный лист, указав коды ОКВЭД и ОКТМО.
2. В разделе «Сведения о работе» введите данные о должности, квалификации, ставке, а также код профессии (по классификатору ОКПД).
3. При наличии профессионального образования заполните соответствующий раздел, указав название учебного заведения, специальность, дату получения диплома.
4. Продолжайте вести запись о переводах, повышениях, поощрениях и увольнении в соответствии с пунктами 3.2‑3.5.

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки

• Использование карандаша или цветных чернил. По закону допускаются только черные или синие чернила.
• Отсутствие подписи и печати руководителя. Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• Неправильный порядок записей. Записи вносятся строго в хронологическом порядке, без пропусков дат.
• Отсутствие указания основания приёма/увольнения. Необходимо указать номер и дату приказа, договора или решения суда.
• Заполнение «поощрений» без официального приказа. По новой Инструкции такие записи допускаются только при наличии приказа.
• Неоформленные исправления. Любое исправление должно сопровождаться указанием причины, подписью и печатью.

Часто задаваемые вопросы

7.1 Кто обязан вести трудовую книжку?

Вести трудовую книжку обязан работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель). В случае отсутствия у организации кадровой службы обязанность возлагается на ответственного за кадровое делопроизводство.

7.2 Можно ли вести электронную трудовую книжку?

С 2022 г. в России вводятся пилотные проекты по использованию электронных трудовых книжек. Однако официально в большинстве организаций по‑прежнему используется бумажный вариант, регулируемый Инструкцией № 69.

7.3 Что делать, если в книжке обнаружена ошибка?

Ошибка исправляется следующим образом:

1. Ставится чёрный штрих через ошибочный элемент.
2. В правом поле пишется корректное значение.
3. Ответственный за запись подписывает исправление и указывает причину (например, «Опечатка»).
4. Запись заверяется печатью организации.

7.4 Как оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или невозможности использования оригинала. Процедура:

• Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель оформляет акт о потере/повреждении.
• В дубликате вносятся все записи, соответствующие оригиналу, с указанием «Дубликат» в ьном листе;
• Дубликат заверяется подписью и печатью работодателя.

7.5 Можно ли в трудовую книжку вносить сведения о стаже, полученном до начала работы в текущей организации?

Да. По пункту 3.1 Инструкции в раздел «Сведения о работе» вносятся записи о предыдущих местах работы, если они подтверждены соответствующими приказами или справками. При этом указывается «Общий стаж до поступления» и указание на предыдущие организации.

Инструкция № 69 – это фундаментальный нормативный документ, регламентирующий порядок заполнения трудовой книжки в России. Соблюдение её требований гарантирует законность отражения трудового стажа, упрощает процесс получения социальных льгот и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Помните, что правильное и своевременное заполнение трудовой книжки – это не только формальная обязанность, но и важный элемент профессионального портфеля каждого сотрудника.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT. Дата публикации: 22 мая 2026 г.