Что такое Инструкция 58 и зачем она нужна?

Инструкция 58 — это нормативный документ, который определяет:

• Правила ведения трудовых книжек (как правильно заполнять, хранить, вносить изменения);
• Порядок оформления записей о приеме, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях;
• Требования к хранению трудовых книжек у работодателя;
• Правила исправления ошибок и неточных записей;
• Особенности ведения для отдельных категорий работников (совладельцев предприятий, фермеров и др.).

Этот документ был принят в 1993 году и с тех пор неоднократно дополнялся и изменялся, но многие его положения
устарели и не соответствуют современным требованиям рынка труда.

Почему Инструкция 58 устарела?

1. Несоответствие цифровой эпохе — большинство записей теперь ведутся в электронном виде;
2. Сложные процедуры исправления ошибок — требуют много времени и бумажной волокиты;
3. Неактуальные требования к хранению, бумажные трудовые книжки легко теряются или повреждаются;
4. Отсутствие унификации — разные работодатели трактуют правила по-разному;
5. Нет четких сроков хранения в цифровом формате.

Кто должен вести трудовые книжки согласно Инструкции 58?

Согласно Инструкции 58 и Постановлению КМУ № 301 от 27 апреля 1993 года, трудовые книжки ведутся на:

• Всех работников, проработавших у работодателя более 5 дней;
• Совладельцев (владельцев) предприятий;
• Членов крестьянских (фермерских) хозяйств;
• Работников, работающих по совместительству (если это основное место работы);
• Лиц, работающих на условиях неполного рабочего времени;
• Сезонных и временных работников.

Исключения: Не ведутся трудовые книжки на:

• Работников, работающих по гражданско-правовым договорам (если это не основное место работы);
• Волонтеров;
• Лиц, работающих по договорам подряда (если это не трудовой договор).

Как правильно заполнять трудовую книжку по Инструкции 58?

Общие требования к ведению

• Трудовая книжка должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации;
• Все записи делаются ручкой с чернилами синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть четкими, без помарок и исправлений;
• Не допускается оставлять пустые строки между записями;
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации;
• Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику только при увольнении.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист — содержит личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
2. Сведения о работе — основной раздел, где фиксируются прием, перевод, увольнение;
3. Сведения о награждениях — записи о поощрениях, наградах, присвоении званий;
4. Сведения о присвоении разрядов и классных чинов (для отдельных категорий работников).

Как вносить записи в раздел «Сведения о работе»?

Пример правильной записи:

Пример:

Как вносить записи в раздел «Сведения о награждениях»?

В этот раздел вносятся записи о:

• Поощрениях за успехи в работе;
• Наградах государственных и ведомственных;
• Присвоении почетных званий;
• Награждении почетными грамотами, знаками отличия.

Пример записи:

Как исправлять ошибки в трудовой книжке по Инструкции 58?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее можно исправить двумя способами:

Исправление ошибки в разделе «Сведения о работе»

1. В графе 3 делается запись: «Запись за № __ недействительна, внесена ошибочно»;
2. Через несколько строк вносится правильная запись;
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Пример исправления:

Исправление ошибки в разделе «Сведения о награждениях»

В этом случае применяется аналогичная процедура:

Как хранить трудовые книжки согласно Инструкции 58?

Работодатель обязан обеспечить:

• Сохранность трудовых книжек — они должны храниться в металлическом шкафу или сейфе;
• Конфиденциальность — доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица;
• Своевременную выдачу при увольнении работника;
• Ведение журнала учета движения трудовых книжек;
• Срок хранения, 50 лет после увольнения работника (согласно законодательству Украины).

Что изменится в 2026 году? Новые правила ведения трудовых книжек

В 2026 году ожидается полная отмена Инструкции 58 и принятие новых нормативных актов, которые:

• Упростят процедуру ведения трудовых книжек;
• Позволят перейти на электронный формат;
• Установят четкие сроки хранения;
• Унифицируют требования для всех работодателей;
• Сократит бюрократические процедуры.

Пока проект новых правил находится на стадии обсуждения, но уже сейчас можно готовиться к переходу на новые стандарты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Согласно действующему законодательству, электронные трудовые книжки не признаются.
Однако в 2026 году ожидается переход на электронный формат.

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку?

Работодатель обязан:

1. Немедленно сообщить об этом работнику;
2. Восстановить трудовую книжку на основании имеющихся документов;
3. Внести соответствующую запись в журнал учета;
4. Нести административную ответственность за утрату.

Можно ли сделать дубликат трудовой книжки?

Да, если:

• Трудовая книжка утеряна;
• Трудовая книжка пришла в негодность;
• В трудовой книжке много исправлений, которые затрудняют ее чтение.

Для этого работник пишет заявление, а работодатель на основании имеющихся документов (приказов, копий трудовой книжки и др.)
оформляет дубликат.

Можно ли не вести трудовую книжку?

Нет, если работник проработал у вас более 5 дней. Ведение трудовой книжки, обязательная процедура для всех работодателей.

Что грозит работодателю за нарушение правил ведения трудовых книжек?

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к:

• Административной ответственности (штрафы);
• Гражданско-правовой ответственности (возмещение ущерба работнику);
• Уголовной ответственности (в случае умышленной утраты или повреждения трудовой книжки).

Инструкция 58 — это важный, но устаревший документ, который регулирует ведение трудовых книжек в Украине.
Несмотря на то, что в 2018 году были внесены некоторые изменения, большинство положений уже не соответствуют современным реалиям.

Рекомендации для работодателей:

1. Следите за изменениями в законодательстве, в 2026 году ожидаются новые правила;
2. Соблюдайте все требования Инструкции 58 до момента ее отмены;
3. Используйте только утвержденные бланки трудовых книжек;
4. Своевременно вносите записи и заверяйте их подписью и печатью;
5. Обеспечьте сохранность трудовых книжек;
6. Готовьтесь к переходу на электронные трудовые книжки.

Инструкция 58 — это основной нормативный документ, который регулирует ведение трудовых книжек в Украине.
Несмотря на то, что в ближайшее время ожидается его отмена, до этого момента все работодатели обязаны строго соблюдать его требования.

Следите за изменениями в законодательстве, своевременно обновляйте записи в трудовых книжках и обеспечивайте их сохранность.
Это поможет избежать проблем с проверяющими органами и защитить права работников.

Будьте в курсе последних изменений! Подпишитесь на наши новости или проконсультируйтесь с юристом,
чтобы быть уверенным в правильности ведения трудовых книжек.