Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях была утверждена Постановлением Государственного комитета труда СССР от 20 июня 1974 г. № 162. Она действовала до введения новых нормативных актов (Правил от 16 апреля 2003 г. и Инструкции от 10 октября 2003 г.), но до сих пор представляет интерес для историков трудового права, архивариев и специалистов, работающих с архивными документами.

Исторический контекст

К началу 1970‑х годов в СССР существовала разрозненная практика оформления трудовых книжек: разные министерства и ведомства использовали собственные формы и порядки заполнения. Это приводило к трудностям при перемещении работников между отраслями, а также затрудняло учёт и хранение документов в государственных архивах.

Постановление № 162 было направлено на унификацию:

• установление единого бланка трудовой книжки;
• определение обязательных реквизитов и порядка их внесения;
• регламентация хранения и учёта книжек в кадровых службах и архивах;
• введение контроля за соблюдением установленных правил.

Структура Инструкции

Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящён отдельному аспекту ведения трудовых книжек.

Общие положения

В этом разделе указаны:

• цель трудовой книжки – документ, подтверждающий стаж, профессию, квалификацию и поощрения работника;
• кто обязан вести трудовую книжку (все предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности);
• основные понятия: запись, запись о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации и т.д.

Бланк трудовой книжки

Описывается внешний вид и состав бланка:

1. Обложка – твёрдая, с указанием названия документа и реквизитов предприятия.
2. Внутренние листы – разделены на таблицы:
   • Таблица 1 – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
   • Таблица 2 – трудовая деятельность (дата приёма, наименование организации, должность, основание записи).
   • Таблица 3 – награды, поощрения, благодарности.
   • Таблица 4 – сведения о повышении квалификации, переподготовке, стажировке.
3. Каждая таблица имеет строго определённые колонки, которые необходимо заполнять чернилами синего или чёрного цвета.

Порядок внесения записей

Основные правила:

• Запись делается только на основании документа (приказ, распоряжение, трудовой договор, справка о повышении квалификации и т.д.).
• В поле «Основание записи» указываются название документа, его дата и номер.
• Все записи производятся последовательно, без пропусков строк; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи и внесения правильной рядом, с обязательной подписью ответственного лица и указанием даты исправления.
• При переводе работника в другую организацию делается запись об увольнении с указанием причины («перевод») и одновременно в новой трудовой книжке делается запись о приёме.

Учёт и хранение трудовых книжек

В этом разделе регламентируются:

• Обязанность кадровой службы вести журнал учёта issued и полученных трудовых книжек.
• Хранение книжек в металлических шкафах или сейфах, защищённых от огня и влаги.
• Периодическая инвентаризация (не реже одного раза в год) с составлением акта.
• Срок хранения – 75 лет после увольнения работника (в соответствии с действовавшими тогда нормами архивного дела).

Ответственность за нарушение порядка ведения

Нарушение инструкции влечёт:

• дисциплинарную ответственность кадровых работников (выговор, строгий выговор, увольнение);
• административные штрафы в соответствии с законодательством СССР о труде;
• возможные гражданско‑правовые последствия при возникновении спора о стаже или правах работника.

Изменения и дополнения

С момента принятия Инструкция несколько раз корректировалась. Наиболее значимые изменения внесены:

•  г. – уточнение порядка записи о повышении квалификации и добавление новых графе в таблицу 4.
• 1991 г. – после распада СССР многие республики приняли собственные нормативные акты, но базовая структура бланка осталась неизменной.
• 2003 г. – введение новых Правил и Инструкции, которые фактически заменили 1974‑й документ, однако старые книжки продолжали использоваться до их полной замены.

Практическое значение сегодня

Хотя Инструкция 1974 г. более не является действующим нормативным актом, она сохраняет важное значение:

• Для архивных работников – понимание формата и порядка заполнения старых трудовых книжек облегчает поиск информации о стаже и профессии граждан.
• Для юридической практики – при рассмотрении споров, связанных с трудовыми отношениями периода СССР, ссылка на оригинальную инструкцию помогает установить, какие записи считались законными.
• Для историков и исследователей – документ иллюстрирует evolution трудового учёта в плановой экономике и переход к более гибким формам после 1991 г.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек 1974 года представляет собой важный этап в формировании единой системы документального подтверждения трудовой деятельности в СССР. Её чёткая регламентация бланка, порядка внесения записей и хранения обеспечила прозрачность и надёжность учёта кадров на протяжении почти трёх десятилетий. Несмотря на последующие обновления законодательства, знание положений этой инструкции остаётся полезным для работы с историческими кадровыми документами и для понимания основ современного учёта трудовых книжек.

Подготовлено на основе открытых источников и официального текста Постановления Госкомтруда СССР № 162 от .